Zasadność compliance w rzeczywistości polskiej gospodarki nie jest niczym nowym. Samo pojęcie nawiązuje do zasad zachowania zgodność działalności przedsiębiorstwa z obowiązującymi przepisami prawa. Ten aspekt, zyskuje w Polsce na znaczeniu. Nieprzestrzeganie regulacji prawnych niesie ryzyko nie tylko odpowiedzialności prawnej, ale także utraty wizerunku i strat finansowych. Mimo rosnącej popularności systemów compliance i funkcji oficera compliance, Polska wciąż odstaje od Niemiec. W kraju za odrą, gdzie ta tematyka jest szeroko rozwinięta w dużych firmach i obecna w literaturze oraz orzecznictwie, system compliance i rola oficera ma znacznie silniejsze struktury.

Compliance officer, czyli, innymi słowy, Inspektor ds. zgodności, odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu zgodnością w firmie, a jego zadaniem jest zapobieganie i wykrywanie nieprawidłowości. Niemniej jednak jego pozycja w hierarchii organizacyjnej pozostaje kwestią otwartą, a to, ile ma do powiedzenia w firmie na dany temat, jest wyłącznie kwestią do uzgodnienia wewnątrz firmy. Podkreśla się jednak konieczność zapewnienia oficerowi compliance autonomii i niezależności. Jest to kluczowe dla efektywnego wykonywania obowiązków i zapobiegania nieprawidłowościom, nawet na najwyższych szczeblach.

Sprawdź jak działa audyt wewnętrzny:

Nasz artykuł ma na celu przybliżenie polskim czytelnikom i analizę roli oficera compliance. Postawimy kilka ważnych pytań w kontekście rozwoju compliance w Polsce i rosnącej liczby międzynarodowych firm posiadających compliance officerów. Jest to bowiem coś, co może prowadzić do różnic w zakresie ich obowiązków. Sprawdź więcej w artykule.

Kim jest compliance officer?

Oficer Compliance jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności praktyk firmy z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami i wymogami licencyjnymi. Doradza kluczowym interesariuszom w szerokim zakresie spraw, w tym w kwestiach zgodności, audytu, bezpieczeństwa i higieny pracy, ryzyka finansowego oraz legislacji. Oficerowie Compliance zazwyczaj posiadają zaawansowane umiejętności administracyjne oraz cechują się dużą dbałością o szczegóły. Często pracują w branżach regulowanych, takich jak opieka zdrowotna, usługi finansowe, górnictwo i logistyka.

Analiza danych z badania Wolters Kluwer, wskazująca, że 86% oficerów compliance mieści się w przedziale wiekowym 30-50 lat, dostarcza interesujących obserwacji. Po pierwsze, potwierdza ona relatywnie młody charakter zawodu oficera compliance. Osoby z dłuższym stażem zawodowym rzadziej decydują się na zmianę profilu, co jest zrozumiałe, biorąc pod uwagę konieczność specjalistycznego dokształcania.

Porównując wyniki z badaniem z 2018 roku, można dostrzec wyraźne trendy rozwojowe w tej profesji. Trzy lata temu prawnicy stanowili mniejszość (40%), podczas gdy obecnie ich udział wzrósł do 60%. Jednocześnie, odsetek osób z wykształceniem ekonomicznym zmniejszył się z blisko 40% do 20%. Te zmiany świadczą o ewolucji roli oficera compliance i rosnącym znaczeniu wiedzy prawniczej w tej dziedzinie.

Audyty wewnętrzne jako istotne narzędzie – Ekspert ds. audytów Marek Mirowski

Głównym zadaniem jest zapewnienie, aby organizacja przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów prawa, regulacji i wewnętrznych polityk. Będziesz odpowiedzialny za przeprowadzanie audytów i ocen w celu identyfikacji potencjalnych problemów związanych ze zgodnością, opracowywanie i wdrażanie polityk i procedur zgodności oraz zapewnianie szkoleń i wytycznych pracownikom w zakresie zgodności.

Do codziennych obowiązków zawodowych należą:

• Monitorowanie i zapewnianie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami, wymogami licencyjnymi i politykami firmy.
• Przeprowadzanie regularnych audytów i ocen w celu identyfikacji potencjalnych problemów związanych ze zgodnością.
• Opracowywanie i wdrażanie programów, polityk i procedur zgodności.
• Udzielanie wskazówek i prowadzenie szkoleń dla pracowników w zakresie wymogów zgodności.
• Badanie i rozwiązywanie skarg i problemów związanych ze zgodnością.
• Współpraca z działami wewnętrznymi w celu zapewnienia zgodności we wszystkich operacjach biznesowych.
• Bieżące śledzenie zmian w przepisach i najlepszych praktykach branżowych.
• Przygotowywanie i składanie raportów do organów regulacyjnych, zgodnie z wymogami.
• Przeprowadzanie ocen ryzyka w celu identyfikacji potencjalnych zagrożeń związanych ze zgodnością.
• Koordynowanie i pomoc w wewnętrznych i zewnętrznych audytach zgodności.
• Prowadzenie dokładnej dokumentacji związanej z działaniami w zakresie zgodności.
• Pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla agencji regulacyjnych i interesariuszy zewnętrznych.
• Rekomendowanie i wdrażanie działań naprawczych w celu usunięcia braków w zgodności.
• Budowanie kultury zgodności i etycznego postępowania w organizacji.

Certyfikowany compliance oficer

Czym właściwie jest compliance w organizacji? Czy to tylko pilnowanie zgodności z przepisami, czy może coś więcej? Czy to godzenie etyki z ekonomią, tworzenie zasad, czy sprawdzanie, czy te zasady są przestrzegane? Odpowiedź brzmi: to wszystko i jeszcze więcej. Ostateczny zakres zadań compliance zależy od specyfiki i potrzeb konkretnej organizacji.

Audyt wewnetrzny, a ciągłe doskonalenie – Ekspert ds. audytów Marek Mirowski

Funkcja oficera compliance, choć znana w filiach zachodnich korporacji, coraz częściej pojawia się w polskich przedsiębiorstwach. Mimo braku polskich odpowiedników dla tych stanowisk, ich rola staje się kluczowa, szczególnie w sektorze finansowym regulowanym przez KNF. Coraz więcej firm wdraża narzędzia compliance, dostosowując je do swoich unikalnych potrzeb. Możemy powiedzieć, że compliance to jak ubranie szyte na miarę – musi pasować do konkretnej organizacji, jej kultury, interesariuszy i otoczenia prawnego.

Często pojawiają się obawy, czy oficer compliance to kolejna kontrola, prawnik zasypujący procedurami. Nic bardziej mylnego. To przede wszystkim doradca dla biznesu, który rozumie organizację i wspiera jej rozwój. Compliance to system, który zapewnia zgodność z przepisami, ale także łączy etykę z ekonomią.

Oficer compliance chroni organizację przed negatywnymi skutkami naruszeń, ocenia ryzyko i działa prewencyjnie. Jego rola ewoluuje od kontroli do partnerstwa biznesowego, wspierając efektywność i wiarygodność firmy. W czasach, gdy reputacja jest kluczowa, samo przestrzeganie prawa to za mało. Compliance buduje zaufanie, które jest trudne do zdobycia, a łatwe do utraty.

Czym jest audyt wewnętrzny? – Ekspert ds. audytów Marek Mirowski

Jego nadrzędnym zadaniem jest usprawnianie tego, w jaki sposób funkcjonuje biznes. To on mapuje ryzyka, przewiduje trendy. Dzięki wiedzy o organizacji wspiera etyczne i zgodne z prawem działania. Aby skutecznie działać, potrzebuje niezależności i wsparcia. Wymaga to doświadczenia, charakteru i długofalowej perspektywy. Taki system compliance zapewnia bezpieczeństwo interesariuszom i jest doceniany przez coraz więcej firm.

Narzędzia do pracy dla compliance managera

W szybko zmieniającym się otoczeniu regulacyjnym, w którym konsekwencje naruszenia przepisów mogą być poważne, rola inspektora ds. zgodności staje się coraz bardziej złożona i wymagająca. Aby skutecznie wypełniać swoje obowiązki, specjaliści ds. zgodności z przepisami potrzebują narzędzi, które nie tylko usprawnią procesy audytu, ale także zapewnią kompleksowy wgląd w działalność organizacji. Dlatego systemy takie jak auditomat® stają się nieodzownym wsparciem. Zapewniają one automatyzację, standaryzację i centralizację danych, co jest kluczem do efektywnego zarządzania zgodnością i minimalizowania ryzyka naruszeń.

Doskonalenie Kontroli Jakości i Zgodności: auditomat® usprawnia procesy pracy compliance oficera. Eliminuje błędy związane z jakością i zapewnia zgodność z normami. Umożliwia szczegółowe audyty procesów i produktów, monitorując zgodność z ustalonymi standardami.

Automatyzacja i Standaryzacja: System automatyzuje i standaryzuje zarządzanie jakością, ułatwiając monitorowanie procedur i norm. Centralizuje dane, umożliwiając zaawansowane analizy i ciągłe doskonalenie.

Efektywne Zarządzanie Niezgodnościami: Automatycznie rejestruje niezgodności, umożliwiając szybkie planowanie i monitorowanie działań naprawczych. Umożliwia prowadzenie dedykowanych rejestrów dla krytycznych niezgodności, pozwalając na szczegółowe analizy i działania korygujące. System automatycznie powiadamia odpowiednie osoby o wykrytych nieprawidłowościach.

Elastyczność i Dostosowanie: Umożliwia przeprowadzanie audytów zgodnie z dowolnym harmonogramem i z wykorzystaniem dostosowanych list kontrolnych. Pozwala na prowadzenie rejestrów niezgodności, problemów i pomysłów na doskonalenie, do których pracownicy mogą dodawać wpisy za pomocą telefonów komórkowych.

Ciągłe Doskonalenie i Zgodność: Historyczne dane i bieżące monitorowanie pozwalają na wprowadzanie efektywnych działań doskonalących. Pomaga dostosować się do zmieniających się warunków wewnętrznych i zewnętrznych. Ułatwia ścisłe monitorowanie procesów, identyfikowanie najczęstszych problemów i efektywne zarządzanie zgodnościami.

Podsumowanie

Rola specjalisty ds. zgodności w polskich firmach szybko ewoluuje, odzwierciedlając rosnącą złożoność krajobrazów regulacyjnych i rosnące znaczenie etycznych praktyk biznesowych. Choć wciąż rozwija się w porównaniu z bardziej dojrzałymi rynkami, takimi jak Niemcy, funkcja ta staje się coraz bardziej centralna. Niniejszy artykuł podkreśla wielopłaszczyznowe obowiązki specjalisty ds. zgodności, od zapewnienia zgodności z przepisami prawa i politykami wewnętrznymi po promowanie kultury etycznego postępowania.

Przejście od czystej funkcji audytu do strategicznej roli doradczej podkreśla znaczenie integracji zgodności z rdzeniem działalności biznesowej. Narzędzia takie jak auditomat® stają się niezbędne do zarządzania rosnącą złożonością zadań związanych ze zgodnością. Skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej.