W dążeniu do doskonałości operacyjnej, koncepcja „Gemba Walks” – chodzenie do „prawdziwego miejsca”, w którym wykonywana jest praca – oferuje potężne podejście.  Przyjmując właśnie Gemba Walks na codzienne zdania rutynowe, firmy mogą poprawiać operacje wewnątrz przedsiębiorstwa już na pierwszej linii.

Czerpiąc inspirację od liderów branży, takich jak Toyota, gdzie sugestie ulepszeń kierowane przez pracowników osiągają wskaźniki wdrożenia przekraczające 90%, mamy świadomość, że Gemba Walk może znacznie zwiększyć doskonałość operacyjną.

Nieuporządkowana, często chaotyczna praca nowoczesnego magazynu to ciągła walka z nieprzewidywalnym popytem. Wahania obciążenia pracą są oszałamiające i sięgają nawet do 50%. Ten trend z dnia na dzień staje się coraz bardziej powszechny, co sprawia, że tradycyjne strategie zarządzania siłą roboczą są zdecydowanie nieadekwatne. Technika lean management, do której należy Gemba Walk, może odblokować nawet 15% wzrost produktywności. Polega to na tym, że liderzy wkraczając bezpośrednio na halę magazynową, obserwując procesy w czasie rzeczywistym i angażując pracowników, mogą odblokować ukryty potencjał optymalizacji procesu.

W tym artykule zdradzamy więcej na temat Gemba Walking. Sprawdź 10 zasad i dowiedz się więcej jak poprawić operacje w firmie.

Co to jest Gemba Walking?

Japoński termin Gemba oznacza „rzeczywiste miejsce”. Jim Womack, autor książki „Gemba walks”, rozszerza tę definicję, nazywając Gemba miejscem w organizacji, „gdzie ludzie tworzą wartość”. Gemba jest dobrze zdefiniowanym elementem koncepcji lean i jako taki, akceptowanym narzędziem doskonalenia operacyjnego w wielu branżach, które przyjęły zasady lean. Znany system produkcji Toyoty stosuje Gemba walks od dziesięcioleci. Jednak w przemyśle farmaceutycznym koncepcja Gemba nie została jeszcze szeroko wdrożona.

Koncepcja jest uderzająco prosta. Womack, guru Gemba walks, opisuje ją jako: „Po prostu chodzę, komentuję to, co widzę i dodaję odwagi ludziom do próbowania”. Jednak w przemyśle farmaceutycznym można usłyszeć skargi, że przełożeni, nie mówiąc już o kierownictwie, rzadko mają czas, aby wyjść na halę produkcyjną lub do laboratoriów, gdzie mogliby wchodzić w interakcje z pracownikami i obserwować, co naprawdę się dzieje.

Dlaczego warto przeprowadzać Gemba Walks?

Gemba walks demonstrują widoczne zaangażowanie kierownictwa wobec wszystkich członków organizacji. Pozwalają kierownictwu zakładu przekazywać jasne komunikaty, stosując otwarty i uczciwy dialog, oraz uzyskać realny obraz postępu zmian behawioralnych na wszystkich poziomach. Wzmacniają pozycję pracowników, ponieważ ich wkład w wyniki zakładu jest doceniany, a ich pomysły na ciągłe doskonalenie są wysłuchiwane.

Po dogłębnym przeglądzie praktyk w tym obszarze, podzespół Gemba Walks uważa, że Gemba walks powinny zastąpić lub przynajmniej znacznie ograniczyć tradycyjne spotkania w stylu konferencyjnym, a tym samym zminimalizować produkcję wielu wykresów i raportów tworzonych tylko na potrzeby takich spotkań.

Gemba Walk: Przykład w przemyśle farmaceutycznym 

Naszym punktem wyjścia w nakreślaniu tych najlepszych praktyk Gemba jest zdefiniowanie, czym jest Gemba walk, a czym nie jest, w kontekście przemysłu farmaceutycznego. Zrozumienie tych różnic jest kluczowym czynnikiem sukcesu programu Gemba dla każdej branży.

Kluczowe jest stworzenie harmonogramu Gemba walks, który obejmuje wszystkie obszary do odwiedzenia podczas obchodu, lub jak raczej audytu Gemba. Najlepszą praktyką jest tworzenie rocznego harmonogramu, aby spacery były priorytetem w kalendarzu każdego. Należy rozważyć, zwłaszcza na początku, wdrożenie wskaźnika do pomiaru uczestnictwa i przestrzegania harmonogramów.

Wówczas, gdy Gemba walks zostaną zakorzenione w kulturze zakładu, taki wskaźnik można zmodyfikować, aby mierzyć skuteczność Gemba walks. Mamy wtedy możliwość aby mierzyć na przykład liczbę wdrożonych ulepszeń.

Często cytowanym punktem odniesienia w przemyśle farmaceutycznym, dotyczącym ilości czasu, jaki menedżerowie powinni spędzać na hali produkcyjnej, jest 60%. Jest to zasadniczo tak samo ważny element dla innych gałęzi przemysłu. Zdajemy sobie sprawę, że wiele zakładów farmaceutycznych realizuje Gemba Walk wykorzystując pewien segment pytań na liście kontrolnej.

Przykłady konkretnych pytań używanych w Gemba Walks w przemyśle farmaceutycznym:

• „Jakie są największe wyzwania w Państwa codziennej pracy?”
• „Czy mają Państwo dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi i materiałów?”
• „Czy istnieją jakieś procesy, które można usprawnić?”
• „Jakie są Państwa pomysły na poprawę bezpieczeństwa pracy?”
• „Czy czują Państwo, że Państwa praca jest doceniana?”
• „Czy mają Państwo jakieś obawy dotyczące jakości produktów?”

10 Zasad Gemba Walks: Wspieranie ciągłego doskonalenia

W dążeniu do ciągłego doskonalenia, kluczowe jest bezpośrednie zaangażowanie i obserwacja w miejscu pracy – Gemba. Poniższe zasady Gemba Walks, inspirowane lean leadership, mają na celu stworzenie kultury, w której każdy pracownik jest aktywnym uczestnikiem procesu doskonalenia

1. Dawaj Przykład i Wykazuj Ciągłość: Gemba Walks muszą być konsekwentną praktyką, demonstrującą długoterminowe zaangażowanie kierownictwa w ciągłe doskonalenie. Liderzy powinni budować dogłębną wiedzę o procesach i rutynach rozwiązywania problemów poprzez stałą obecność.
2. Obserwuj, Nie Interweniuj Bezpośrednio:  Celem jest zrozumienie i wsparcie, a nie dyktowanie rozwiązań. Liderzy powinni działać jako trenerzy, zadając pytania i kierując procesem, nie narzucając własnych odpowiedzi.
3. Traktuj Błędy jako Okazje do Nauki: Należy stworzyć kulturę, w której błędy są postrzegane jako szanse na doskonalenie, a nie jako porażki. Firmy powinny koncertować się na identyfikacji przyczyn źródłowych i zapobieganiu przyszłym defektom, a nie na obwinianiu.
4. Praktykuj Samoświadomość i Refleksję: Liderzy muszą być samoświadomi, analizując własne wyniki i identyfikując obszary do poprawy. Pozwala im to lepiej rozumieć i kierować swoimi zespołami.
5. Skoncentruj się na Procesie, Nie Tylko na Wynikach: Gemba Walks odbywane w firmie powinny kłaść nacisk na doskonalenie procesów, a nie tylko na osiąganie natychmiastowych wyników. Jest to zgodne z długoterminowym, stopniowym charakterem ciągłego doskonalenia.
6. Wzmacniaj Pracowników jako Rozwiązujących Problemy: Zawsze należy motywować pracowników do aktywnego uczestnictwa w identyfikowaniu i rozwiązywaniu problemów. Gemba Walks powinny ułatwiać dialog i upoważniać pracowników do przejęcia odpowiedzialności za swoją pracę.
7. Napędzaj Codzienne Doskonalenie: Gemba walks powinny pomóc zaszczepić kulturę codziennego doskonalenia. Celem jest, aby proces doskonalenia stał się naturalnym zachowaniem każdego pracownika, a nie tylko serią odizolowanych wydarzeń.
8. Używaj Standaryzowanych Rutyn Rozwiązywania Problemów: Nie ma wątpliwości co do tego, że stosowanie ustrukturyzowanych metod rozwiązywania problemów, takich jak Plan-Wykonaj-Sprawdź-Działaj (PDCA), aby zapewnić systematyczne i naukowe podejście do doskonalenia.
9. Wspieraj Kulturę Otwartego Dialogu i Uznania: Według nas, warto pomyśleć o tym, jak stworzyć pozytywną atmosferę, w której pracownicy czują się komfortowo, dzieląc się swoimi spostrzeżeniami i obawami. Także, należy doceniać i uznawać ich wkład w ciągłe doskonalenie.
10. Dopasuj Cele i Stwórz Wspólną Wizję: Gemba Walks powinny przyczyniać się do dopasowania celów na wszystkich poziomach organizacji i wzmacniać wspólną wizję ciągłego doskonalenia. Zapewnia to, że wszyscy pracują nad tymi samymi celami.

auditomat®: System do audytów podczas Gemba Walks

System auditomat® to aplikacja webowa, która służy jako narzędzie wsparcia procesu Gemba Walk. Zatem, poprzez usprawnienie i standaryzację audytów przeprowadzanych w „rzeczywistym miejscu” pracy, jej głównym celem jest przekształcenie tradycyjnych, papierowych list kontrolnych w interaktywne, mobilne rozwiązanie. Ale to nie jedyne funkcje, które pomagają w audytach Gemba Walk.

Kluczowe Funkcje i Korzyści auditomat® obejmują:

• Cyfrowe Listy Kontrolne: Aplikacja umożliwia tworzenie i dostosowywanie cyfrowych list kontrolnych, które są dostosowane do specyficznych procesów i obszarów audytu. Eliminuje potrzebę korzystania z papierowych formularzy, co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów.
• Mobilność i Dostępność: Dzięki mobilnej aplikacji, audytorzy mogą przeprowadzać audyty bezpośrednio na hali produkcyjnej, w laboratorium lub w innym miejscu pracy. Dostęp do list kontrolnych i danych audytowych jest możliwy w dowolnym miejscu i czasie.
• Multimedia i Notatki: Aplikacja umożliwia robienie zdjęć i dodawanie notatek bezpośrednio podczas audytu, co ułatwia dokumentowanie obserwacji i identyfikowanie problemów. Dokumentacja multimedialna  stanowi wizualne potwierdzenie stanu faktycznego i ułatwia analizę wyników audytu.
• Analiza Danych i Raportowanie: auditomat®  gromadzi dane audytowe, które mogą być analizowane w celu identyfikacji trendów i obszarów wymagających poprawy. Aplikacja generuje raporty audytowe, które mogą być udostępniane kierownictwu i pracownikom.
• Standaryzacja Procesów: Aplikacja zapewnia standaryzację procesów audytowych, co zwiększa spójność i obiektywność wyników. Ułatwia śledzenie postępów w realizacji działań naprawczych i zapobiegawczych.

Podsumowanie

Gemba Walks to nie tylko metoda, ale przede wszystkim filozofia zarządzania, która opiera się na bezpośrednim zaangażowaniu i obserwacji w miejscu pracy. W branży farmaceutycznej, wdrożenie zasad Gemba Walks może przynieść rewolucyjne zmiany. Konsekwentnie stosując 10 kluczowych zasad, liderzy firm z różnych branży mogą zbudować kulturę ciągłego doskonalenia. Ważne aby wtedy każdy pracownik czuje się doceniany i zaangażowany.

Stosuj zasady Gemba Walks i zobacz, jak wzrasta wydajność, jakość i zadowolenie Twojego zespołu. Zacznij już dziś, korzystając z narzędzi takich jak auditomat®, które pomogą Ci ustandaryzować i zdigitalizować procesy audytu. Nie czekaj, aż konkurencja Cię wyprzedzi – zainwestuj w ciągłe doskonalenie już teraz!