Wprowadzenie

Celem projektu GoStandard było opracowanie przejrzystego, przyjaznego dla użytkownika i w pełni cyfrowego, opartego na chmurze rozwiązania informatycznego do monitorowania wykonywania pracy standaryzowanej, opartego na wdrożeniu elektronicznych list kontrolnych i rutynowych audytów we wszystkich obszarach funkcjonalnych firmy. Założeniem projektu było osiągnięcie wysokiej dostępności i uniwersalności systemu, zarówno pod względem zaangażowania i satysfakcji pracowników, jak i szybkiego i sprawnego przepływu informacji.

Główne wyzwanie

Głównym wyzwaniem projektu, zdefiniowanym w działaniu ASAP #1, było wdrożenie systemu monitorowania realizacji pracy standaryzowanej w organizacji. Podjęcie tego wyzwania zostało potraktowane priorytetowo ze względu na możliwość osiągnięcia znaczących korzyści przy stosunkowo niskich kosztach. Bez ciągłego monitorowania i doskonalenia procesu, jego zrównoważone utrzymanie w czasie staje się nieosiągalne, co skutkuje destabilizacją i utrudnia osiągnięcie oczekiwanych wyników procesu. Wyzwanie to było bezpośrednio związane z koniecznością dostosowania procesów biznesowych do zrównoważonego rozwoju, w szczególności wpływając na poprawę zarządzania wiedzą/informacją i komunikację między pracownikami, poprawiając w ten sposób mobilność. Pośrednim wyzwaniem związanym z wdrożeniem systemu monitorowania standaryzacji pracy było osiągnięcie wysokiego poziomu dostępności i powszechności – zaangażowanie w proces jak największej liczby pracowników. Wyzwanie to zostało opisane w akcji #3 ASAP jako proces szkolenia pracowników w celu uzupełnienia luk kompetencyjnych.

Realizacja projektu

W ramach pierwszej części projektu zrealizowano działanie nr 1 określone w opracowanym ASAP – „Definicja i dostosowanie procesów biznesowych w zakresie komunikacji i mobilności”. W pierwszej kolejności przeprowadzono kompleksową analizę całego procesu biznesowego w ramach pracy standaryzowanej wraz z identyfikacją potrzeb interesariuszy. Ułatwiło to opracowanie wytycznych do pilotażowego wdrożenia elektronicznego systemu wspierającego i monitorującego wykonywanie pracy standaryzowanej. Rozwiązanie oparte jest na systemie chmurowym – aplikacji internetowej auditomat®. W ramach projektu system został dostosowany i odpowiednio skonfigurowany, aby służył jako centralny, stabilny i przyjazny dla użytkownika system elektroniczny.

Zgodnie z sugestią zawartą w Zadaniu 3, przeprowadzono serię szkoleń, w których wzięło udział 70% pracowników. W ramach testów pilotażowych z łatwością wypełnili oni zdefiniowane elektroniczne listy kontrolne i audyty za pomocą aplikacji internetowej bez konieczności wykonywania zbędnych czynności, takich jak drukowanie formularzy, przetwarzanie zdjęć, przygotowywanie raportów i dystrybucja wyników – cały proces został zautomatyzowany. W rezultacie usprawniono komunikację i obieg informacji – dzięki udostępnianiu danych w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca. Dodatkowo system opiera się na scentralizowanych danych, umożliwiając wielopoziomową analizę statystyczną i ostatecznie ułatwiając podejmowanie trafnych i szybkich decyzji biznesowych. Przyczyniło się to bezpośrednio do poprawy bezpieczeństwa pracy i zwiększenia konkurencyjności. Przewidywalność procesu będzie czynnikiem stymulującym wzrost jakości produkcji. 

Wyniki i wpływ

Głównym rezultatem projektu był test pilotażowy, w którym wzięło udział 70% pracowników. W ramach testów wykonano 936 elektronicznych list kontrolnych i audytów oraz zgłoszono 14 sugestii pracowników.

W wyniku dwukrotnie przeprowadzonych badań opartych na ankiecie Q12® opracowanej przez Instytut Gallupa wykazano, że wprowadzenie elektronicznego systemu monitorowania pracy standaryzowanej miało pozytywny wpływ na pracowników. Ogólny poziom zadowolenia z pracy wśród wszystkich grup pracowników wzrósł o ponad 20%