Standaryzacja pracy odgrywa kluczową rolę w każdym przedsiębiorstwie, a szczególnie w branży produkcyjnej, gdzie bezpośrednio wpływa na efektywność, jakość i płynność procesów. Co więcej, w zdecydowanie dynamicznie zmieniającym się środowisku produkcyjnym, tradycyjne podejście do organizacji pracy często okazuje się niewystarczające. W związku z tym, istnieje pilna potrzeba opracowania nowej generacji standardów pracy, które będą bardziej elastyczne, modułowe i łatwe w rekonfiguracji. Takie podejście pozwoli przedsiębiorstwom na szybkie dostosowywanie się do zmieniających się wymagań produkcyjnych, bez konieczności kosztownej i czasochłonnej przebudowy układu linii produkcyjnych.

Politechnika łódzka w pewnym odstępie czasu zrealizowano badanie, które objęło próbę 64 firm z różnych branż, zlokalizowanych w regionie łódzkim. Celem była ankieta dotycząca standaryzacji pracy w wybranej grupie firm oraz zrozumienie, czy jest ona obecnie powszechnie stosowanym narzędziem, czy też nadal wymaga szczególnej uwagi ze strony menedżerów i przyszłych inżynierów. Wyniki badania pozwoliły na sformułowanie kluczowych wniosków w oparciu o wskaźnik procentowy potwierdzający wdrożenie standaryzacji, gdzie mikroprzedsiębiorstwa stanowiły 17%, małe przedsiębiorstwa 32%, średnie przedsiębiorstwa 33%, a duże przedsiębiorstwa 18%.

Mając na uwadze te wyniki, rozumiemy, że standaryzacja postępuje najszybciej w małych i średnich przedsiębiorstwach. Właśnie w tym artykule skupimy się na analizie potrzeby wdrażania ustandaryzowanych procedur w zakładach produkcyjnych małych i średnich firm oraz na metodach ich doskonalenia. Artykuł ten ma na celu dostarczenie praktycznych wskazówek i metodologii, które pomogą w skutecznym wdrażaniu i doskonaleniu standardów pracy w branży produkcyjnej.

Co to jest standaryzacja pracy?

W najprostszym ujęciu, standaryzacja pracy to proces dokumentowania kroków procesu roboczego, a także przydzielania ról i określania idealnej sekwencji tych kroków. Ma to na celu ustanowienie i utrzymanie spójności. Ponadto, standaryzacja w kontekście pracy, stanowi fundament Lean Manufacturing – jak również wszystkich innych programów ciągłego doskonalenia. Standaryzacja Pracy zapewnia stabilność, jak również redukuje marnotrawstwo. Prowadzi do zwiększenia sprawności i efektywność pracy, a także do większej satysfakcji z pracy wśród pracowników i kierowników.

Kluczowym elementem skutecznej standaryzacji jest umiejętność identyfikacji i skupienia się na najważniejszych aspektach pracy. Zgodnie z zasadą Pareto, około 15-20% zadań odpowiada za 80% rezultatów. Dlatego też, analizując procesy pracy, należy skoncentrować się na tych kluczowych elementach, aby osiągnąć optymalizację i poprawę efektywności.

Lean Manufacturing – Kontekst Standaryzacji

Dla lepszego zrozumienia, Lean to podejście do zarządzania (często stosowane w produkcji i opiece zdrowotnej), które dąży do eliminacji wszelkiego możliwego marnotrawstwa w procesie. Marnotrawstwo to może obejmować zmarnowane lub niewykorzystane materiały, czas, talent, przestrzeń i wszystko inne, co nie dostarcza wartości klientowi. Ponieważ osiągnięcie operacji leanowych oznacza wyeliminowanie zbędnych elementów ze wszystkich procesów, standaryzacja pracy sama w sobie jest kluczowym elementem w realizacji tego celu.

Aby uniknąć niejasności, ważne jest rozróżnienie pomiędzy trzema pokrewnymi terminami:

• Standardy Pracy: Są to konkretne stwierdzenia dotyczące różnych warunków pracy, metod pracy, metod zarządzania pracą i środków ostrożności. Zazwyczaj organizuje się je w trzy główne kategorie: Warunki Procesu, Warunki Kontroli i Warunki Operacyjne.
• Standardowa Praca: Termin tenodnosi się do konkretnego zadania lub pracy, dla której zidentyfikowano treść, sekwencję, czas i wynik. Ponieważ wynik jest rezultatem ruchu ludzkiego, Standardowa Praca to opis tego ruchu i jego interakcji z wyposażeniem i materiałami.
• Standaryzacja Pracy: Tu mamy do czynienia z terminem, który odnosi się do procesu, w którym identyfikowane są standardy. „Standaryzacja” oznacza, że zidentyfikowane standardy są następnie przestrzegane. Zasadniczo, SW jest końcowym stanem i zachowaniem wynikającym z identyfikacji, nauczania, przestrzegania i egzekwowania Standardowej Pracy i Standardów Pracy.

Gdzie stosować metody standaryzacji?

Standaryzacja pracy, będąca fundamentem Lean Manufacturing i ciągłego doskonalenia. Zatem, znajduje zastosowanie w szerokim spektrum działań operacyjnych i organizacyjnych. Jej celem jest ustanowienie i utrzymanie spójności, efektywności oraz jakości poprzez precyzyjne definiowanie i dokumentowanie najlepszych praktyk.

Metody standaryzacji pracy można zastosować do:

• Procedur operacyjnych: Określanie kroków wykonywania zadań, zapewniając jednolitość i minimalizując błędy.
• Lokalizacji stanowisk pracy: Optymalizacja rozmieszczenia maszyn, narzędzi i materiałów w celu zminimalizowania zbędnego ruchu i czasu przestoju.
• Maszyn lub technologii używanej: Ustalanie standardowych procedur obsługi i konserwacji, co zapewnia niezawodność i wydajność maszyn.
• Sekwencjonowania produkcji: Określanie optymalnej kolejności operacji w celu zminimalizowania czasu cyklu i maksymalizacji przepustowości.
• Środków bezpieczeństwa: Ustalanie standardowych procedur bezpieczeństwa w celu minimalizacji ryzyka wypadków i urazów.
• Kontroli jakości: Definiowanie standardowych procedur kontroli jakości w celu zapewnienia, że produkty spełniają wymagania klienta.
• Komunikacji pracownik-przełożony: Ustalanie standardowych protokołów komunikacji w celu zapewnienia jasności i efektywności.
• Szkolenia i wdrażania: Tworzenie standardowych programów szkoleniowych w celu zapewnienia, że nowi pracownicy są odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich obowiązków.
• Interakcji z obsługą klienta: Ustalanie standardowych procedur obsługi klienta w celu zapewnienia spójnej i satysfakcjonującej obsługi.
• Zarządzania materiałami: Ustalanie standardowych procedur dla przyjmowania, przechowywania i wydawania materiałów, aby zminimalizować odpady i braki.
• Zarządzania projektami: Ustalanie standardów dla planowania, realizacji i monitorowania projektów, aby zapewnić terminowe i efektywne zakończenie.
• Procesów administracyjnych: Ustalanie standardów dla zadań administracyjnych, takich jak przetwarzanie dokumentów i zarządzanie danymi, w celu zwiększenia wydajności i dokładności.
• Rozwiązywania problemów: Ustalanie standardowych metod rozwiązywania problemów, takich jak 5xWhy lub diagram Ishikawy, aby zapewnić systematyczne i skuteczne podejście.

Jak analiza pracy może być podstawą podejścia do standaryzacji?

W praktyce, zawartość prac wykazuje znaczące zróżnicowanie, zarówno między firmami i branżami, jak i w obrębie jednego przedsiębiorstwa. Niektóre zawody nie zawsze dają się jednoznacznie zaklasyfikować do określonych typów prac. Często pracownicy wykonują zadania o różnym charakterze, łączące rutynę z niestandardowymi czynnościami. Podstawą takiego podejścia do standaryzacji jest podział procesu pracy na składowe elementy oraz określenie wiedzy i umiejętności wymaganych do realizacji poszczególnych zadań.

Umiejętności niezbędne do wykonania pracy można podzielić na pięć kategorii:

• Umiejętności podstawowe: Niezbędne do wykonania określonego typu pracy, zdobywane poprzez edukację lub szkolenie.
• Znajomość zasad: Wiedza teoretyczna, np. znajomość przepisów ruchu drogowego.
• Wiedza pomocnicza: Umiejętności wspierające zadanie podstawowe, np. tankowanie pojazdu.
• Umiejętności właściwe dla danej pracy: Zdobywane poprzez praktykę i doświadczenie.
• Zakumulowane know-how: Wiedza ekspercka, nabyta przez wielokrotne wykonywanie zadania.

Instrukcja pracy jako narządzie standaryzacji

Instrukcja pracy jest kluczowym narzędziem standaryzacji, umożliwiającym ujednolicenie procesów i zwiększenie efektywności. Jej opracowanie rozpoczyna się od podziału pracy na kategorie zadań, uwzględniając wymagane umiejętności i powtarzalność. Ważne jest rozróżnienie zadań rutynowych od niestandardowych i pomocniczych, koncentrując się na tych, które generują wartość dodaną.

Kluczowe etapy tworzenia instrukcji pracy:

• Identyfikacja ważnych kroków (major steps): Opis sekwencji działań, pomijając oczywiste czynności.
• Określenie kluczowych punktów: Wyjaśnienie metod wykonania pracy, z uwzględnieniem bezpieczeństwa, jakości, wydajności i kosztów.
• Uzasadnienie kluczowych punktów: Wyjaśnienie, dlaczego dany sposób wykonania jest optymalny.

Celem jest stworzenie jasnych i precyzyjnych instrukcji, które minimalizują zmienność i ułatwiają szkolenie pracowników. Skuteczne wdrożenie instrukcji pracy wymaga zrozumienia, jak poszczególne działania wpływają na efektywność całego procesu

Standaryzacja pracy w przemyśle produkcyjnym

W sektorach przemysłowych kluczowe jest wytwarzanie produktów wysokiej jakości, spełniających oczekiwania klientów. Bierze się to stąd, że współczesny rynek wymaga od producentów szybszej reakcji na potrzeby klientów. Jest to coś, co manifestuje się w krótszych czasach realizacji zamówień, niższych stanach magazynowych i większej personalizacji produktów. W efekcie, wydajność układu produkcyjnego znacząco spada w przypadku fluktuacji wolumenu produkcji, asortymentu czy tras technologicznych. To natomiast, objawia się akumulacją produkcji w toku, wydłużeniem czasu oczekiwania w działach obróbki i spadkiem przepustowości

Realizacja tego celu wymaga optymalnego wykorzystania istniejących zasobów, takich jak pracownicy, maszyny i inne urządzenia. Stąd, standaryzacja pracy stała się fundamentem nowoczesnych zakładów przemysłowych, wpływając bezpośrednio na efektywność pracy.

Skuteczne planowanie i rozmieszczenie pracowników, materiałów, maszyn i urządzeń jest niezbędne do stworzenia optymalnej standaryzacji pracy. Wdrożenie zasad standaryzacji pracy, wywodzących się z Systemu Produkcyjnego Toyoty (TPS), jest kluczowe dla zapewnienia płynnego przepływu produkcji i minimalizacji błędów. TPS opiera się na dwóch filarach: eliminacji marnotrawstwa i szacunku dla ludzi, co podkreśla holistyczne podejście do optymalizacji procesów produkcyjnych.

Standaryzacja pracy jest jednym z najpotężniejszych, a zarazem najmniej wykorzystywanych narzędzi Lean. Dokumentując obecne najlepsze praktyki, standaryzacja pracy tworzy podstawę dla Kaizen, czyli ciągłego doskonalenia. Ulepszanie standardów pracy to proces niekończący się. Kluczowe elementy standaryzowanej pracy obejmują:

• Czas taktu (Takt time): Tempo, w jakim produkty muszą być wytwarzane, aby zaspokoić popyt klienta.
• Precyzyjna sekwencja pracy: Kolejność, w jakiej operator wykonuje zadania w ramach czasu taktu.
• Standardowy zapas: Jednostki w maszynach, niezbędne do utrzymania płynności procesu.

Ustanowienie standaryzacji pracy opiera się na zbieraniu i rejestrowaniu danych na odpowiednich formularzach. Te formularze są wykorzystywane przez inżynierów i kierowników liniowych do projektowania procesu oraz przez operatorów do wprowadzania ulepszeń w ich własnej pracy.

Standaryzacja procesów pracy w środowisku produkcyjnym

W kontekście produkcji, kluczowe jest zrozumienie, jak charakter danego procesu wpływa na możliwość i zakres jego standaryzacji. Wewnętrzne uwarunkowania, które determinują poziom standaryzacji, wynikają bezpośrednio ze specyfiki wykonywanych zadań. Niezależnie od branży czy osobistych preferencji pracowników, istotne jest zidentyfikowanie cech pracy, które wymagają zróżnicowanego podejścia do standaryzacji.

Analizując pracę nie pod kątem konkretnych stanowisk (np. montera, operatora maszyny), ale pod kątem ogólnych cech, można wyróżnić pewne wzorce, które znajdują zastosowanie w każdym środowisku produkcyjnym. Ch. Perrow zaproponował klasyfikację opartą na dwóch kluczowych cechach:

• Różnorodność pracy: Określa, w jakim stopniu praca wymaga od pracownika wykonywania szerokiego zakresu czynności, używania różnorodnych narzędzi i stosowania różnych metod pracy. W kontekście produkcji może to dotyczyć np. liczby operacji wykonywanych na linii montażowej lub różnorodności obsługiwanych maszyn.
• Możliwość analizowania procesu pracy: Odnosi się do tego, czy pracę można podzielić na zbiór jasno zdefiniowanych, łatwych do nauczenia zadań. W produkcji oznacza to np. możliwość precyzyjnego opisania poszczególnych etapów produkcji i sekwencji działań.

Na podstawie tych dwóch cech można wyróżnić cztery typy prac, które wymagają odmiennego podejścia do standaryzacji:

• Praca rutynowa: Charakteryzuje się niską różnorodnością i wysoką możliwością analizowania. Przykładem w produkcji jest praca na linii montażowej, gdzie zadania są powtarzalne i łatwe do zdefiniowania. W tym przypadku możliwe jest zastosowanie wysokiego poziomu standaryzacji, obejmującego wszystkie aspekty pracy.
• Praca techniczna: Wyróżnia się wysoką różnorodnością zadań i wysoką możliwością ich analizowania. W produkcji może to dotyczyć np. pracy konserwatora maszyn, który wykonuje różnorodne zadania, ale każde z nich można opisać za pomocą precyzyjnych procedur. Standaryzacja w tym przypadku może być wysoka lub umiarkowana.
• Praca rzemieślnicza: Charakteryzuje się niską różnorodnością zadań, ale trudnością w ich analizowaniu. W produkcji może to być np. naprawa skomplikowanych maszyn, gdzie wiedza i doświadczenie odgrywają kluczową rolę. Standaryzacja w tym przypadku jest zwykle umiarkowana.
• Praca nierutynowa: Wyróżnia się wysoką różnorodnością zadań i trudnością w ich analizowaniu. W produkcji może to dotyczyć np. pracy projektanta nowych produktów lub inżyniera procesu. Standaryzacja w tym przypadku jest ograniczona ze względu na kreatywny i innowacyjny charakter pracy.

Zrozumienie tych różnic jest kluczowe dla efektywnego wdrażania standaryzacji w środowisku produkcyjnym. Pozwala to na optymalizację procesów, zwiększenie efektywności i poprawę jakości produkcji.

Podsumowanie

Zrozumienie i wdrożenie standaryzacji pracy jest kluczowe dla efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstw, zwłaszcza w sektorze produkcyjnym. Standaryzacja, rozumiana jako proces dokumentowania i ujednolicania procedur, prowadzi do zwiększenia efektywności, redukcji marnotrawstwa i poprawy jakości.

Standaryzacja pracy jest niezbędna do optymalizacji procesów, zwiększenia efektywności i poprawy jakości. Wdrażanie ustandaryzowanych procedur, zwłaszcza w małych i średnich przedsiębiorstwach, pozwala na lepsze dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych i osiągnięcie przewagi konkurencyjnej.

Chcesz usprawnić procesy audytowe i zapewnić zgodność z najwyższymi standardami? Skorzystaj z nowoczesnych systemów do audytowania, takich jak auditomat®, które pomogą Ci w efektywnym wdrażaniu i monitorowaniu standardów pracy. Odkryj, jak system do audytowania może zrewolucjonizować Twoje procesy. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej!