FAKRO, polski gigant i globalny wicelider w produkcji okien dachowych i schodów strychowych, to firma o imponującej skali działania. Założona w 1991 roku w Nowym Sączu przez Ryszarda Florka, Grupa FAKRO obejmuje 11 spółek produkcyjnych i 17 dystrybucyjnych, zatrudniając ok.  4000 pracowników. Produkty FAKRO, znane z innowacyjności – co potwierdza obecność firmy w pierwszej dziesiątce zgłoszeń do Europejskiego Urzędu Patentowego w 2023 roku – są dostępne w ponad 60 krajach, a eksport stanowi 70% ogólnej sprzedaży. W takim środowisku, gdzie innowacja spotyka się z globalną dystrybucją i złożonymi procesami produkcyjnymi, efektywne zarządzanie audytami jest nie tylko kwestią zgodności, ale elementem strategii dla utrzymania jakości, bezpieczeństwa i ciągłego doskonalenia.

W artykule omówimy, jak FAKRO, w celu usprawnienia swoich procesów audytowych, zaimplementowało nowoczesne rozwiązanie – system auditomat®, dostarczony przez 2KMM Sp. z o.o. Studium przypadku przedstawia kluczowe wyzwania, z jakimi mierzyła się firma przed wdrożeniem oraz jak auditomat® stał się odpowiedzią na te potrzeby.  

Wyzwania przed wdrożeniem auditomat® w FAKRO

W tak rozbudowanej i dynamicznie rozwijającej się organizacji jak FAKRO, zarządzanie audytami wiązało się z szeregiem specyficznych wyzwań, które utrudniały optymalizację i efektywne śledzenie niezgodności. Skala działalności, innowacyjność produktów oraz globalny zasięg wymagały systemu, który byłby w stanie sprostać złożoności operacji.

Wyzwania wynikające ze złożoności zarządzania audytami w rozproszonej strukturze: Koordynacja audytów w 11 spółkach produkcyjnych i 17 dystrybucyjnych w ponad 60 krajach stanowiła wyzwanie logistyczne i organizacyjne.

W FAKRO, z naszą skalą działania i obecnością w tylu krajach, zarządzanie audytami było wyzwaniem organizacyjnym. Potrzebowaliśmy rozwiązania, które da nam centralny obraz i kontrolę.

Iwona Majoch, Kierownik Działu Administracyjnego FAKRO

Wyzwania związane z innowacyjnością i zgodnością: Ciągłe wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań (np. okna dachowe, schody strychowe, okna pionowe INNOVIEW) wymagało elastycznego systemu audytowego, zdolnego do szybkiego adaptowania się do nowych procesów i technologii. Utrzymanie zgodności z międzynarodowymi normami jakości i bezpieczeństwa w obliczu dynamicznego rozwoju produktów i rynków było procesem, który bezsprzecznie wymagał udoskonalenia.

Aauditomat® zmienił nasz sposób pracy. Teraz wszystkie dane z audytów są w jednym miejscu, dostępne w czasie rzeczywistym z każdego urządzenia. To nie tylko oszczędność czasu dla naszych audytorów, ale przede wszystkim jeszcze większa przejrzystość i szybkość reagowania w całej Grupie FAKRO.

Iwona Majoch, Kierownik Działu Administracyjnego FAKRO

Rozwiązania dostarczone przez auditomat®

W odpowiedzi na te liczne wyzwania i poszukiwania nowoczesnego, efektywnego narzędzia do zarządzania audytami, FAKRO zdecydowało się na wdrożenie systemu auditomat® dostarczonego przez 2KMM Sp. z o.o. To posunięcie miało na celu transformację dotychczasowych procesów w zautomatyzowany i zintegrowany system. Wdrożenie auditomat® znacząco usprawniło procesy audytowe w FAKRO, przynosząc wymierne korzyści w zakresie efektywności, przejrzystości i kontroli.

Centralizacja i dostępność danych w skali globalnej: Wszystkie audyty, raporty, niezgodności i działania naprawcze są teraz scentralizowane w jednym systemie, eliminując potrzebę przeszukiwania rozproszonych plików i dokumentów w różnych lokalizacjach. Osoby uprawnione, mają natychmiastowy dostęp do danych w czasie rzeczywistym z poziomu komputera, tabletu lub telefonu komórkowego, co znacząco usprawnia komunikację wewnętrzną i przyspiesza podejmowanie kluczowych decyzji w firmie.  

Efektywności i oszczędność czasu: Automatyzacja procesów audytowych pozwoliła na znaczące skrócenie czasu potrzebnego na ich przeprowadzenie i obróbkę, co przekłada się na zwiększoną liczbę audytów i bardziej dogłębne analizy.

Poprawa jakości i kontroli: System auditomat® umożliwia precyzyjne śledzenie niezgodności, przypisywanie odpowiedzialności i ustalanie terminów działań naprawczych, co zwiększa dyscyplinę i skuteczność korekt. Automatyczne raportowanie dostarcza aktualnych danych zarządczych, umożliwiając kierownictwu FAKRO lepszą kontrolę nad wszystkimi działaniami audytowymi i proaktywne zarządzanie ryzykiem.

Dzięki auditomat®, kierownictwo ma teraz znacznie lepszy wgląd w procesy audytowe. Widzimy realną poprawę w egzekwowaniu działań naprawczych i identyfikacji obszarów do doskonalenia.

Iwona Majoch, Kierownik Działu Administracyjnego FAKRO

Usprawnienie pracy audytorów: Audytorzy zyskali możliwość natychmiastowego przeprowadzania audytu w terenie, załączania zdjęć i danych bezpośrednio z urządzeń mobilnych, co znacznie ułatwia dokumentację i przyspiesza proces. Intuicyjny interfejs systemu sprawia, że audytorzy szybko opanowują jego obsługę, często bez potrzeby rozbudowanych szkoleń, co przyspiesza adaptację w tak dużej organizacji.

Pozytywny wpływ na zarządzanie i innowacje: Zarząd i menadżerowie FAKRO mają teraz stały dostęp i podgląd na przebieg realizacji niezgodności w całej Grupie. Lepsza widoczność wspiera kulturę ciągłego doskonalenia, umożliwiając szybsze reagowanie na wyzwania i optymalizację procesów.

Zakończenie

Historia wdrożenia auditomat® w FAKRO jest inspirującym przykładem, jak strategiczne inwestycje w nowoczesne technologie mogą zrewolucjonizować zarządzanie procesami audytowymi w globalnej, innowacyjnej organizacji. Automatyzacja procesu za pośrednictwem rozwiązania jakim jest auditomat® pozwoliła FAKRO nie tylko sprostać wyzwaniom związanym z dużą skalą działalności i rozproszoną strukturą, ale także znacząco usprawnić operacje oraz zwiększyć przejrzystość.

Doświadczenie FAKRO jasno pokazuje, że cyfryzacja procesów audytowych jest kluczowym elementem sukcesu dla firm o globalnym zasięgu i wysokim standardzie innowacyjności.

Czy Twoja firma, podobnie jak FAKRO, mierzy się z wyzwaniami w zarządzaniu audytami w złożonej lub rozproszonej strukturze? Jeśli poszukujesz efektywnego narzędzia, które zautomatyzuje, usprawni i zwiększy przejrzystość Twoich procesów audytowych, zapraszamy do kontaktu.

Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak auditomat® może pomóc Twojej organizacji osiągnąć podobne korzyści. Odwiedź stronę auditomat® lub napisz do nas, aby umówić się na prezentację i rozpocząć swoją transformację w zarządzaniu audytami już dziś!