ASSA ABLOY Mercor Doors to wiodący producent drzwi technicznych stalowych, bram przeciwpożarowych oraz stolarki profilowej aluminiowej i stalowej. Jako część grupy ASSA ABLOY, globalnego lidera w dziedzinie zabezpieczeń budynków, firma koncentruje się na dostarczaniu niezawodnych, wysokiej jakości produktów, które spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa.

ASSA ABLOY Mercor Doors jest częścią globalnej grupy ASSA ABLOY, która w Polsce posiada kilka zakładów, z których każdy specjalizuje się w innym rodzaju produktów. W sumie grupa ma w Polsce trzy zakłady produkcyjne i trzy dodatkowe lokalizacje biurowe. Największa fabryka, znajdująca się w Dobrzeniu Wielkim, produkuje miesięcznie ponad 4000 sztuk drzwi stalowych oraz stalowych i aluminiowych drzwi profilowych, w tym drzwi przeciwpożarowe, natomiast inna fabryka pod Poznaniem zajmuje się produkcją bram, kurtyn dymowych oraz przeciwpożarowych zamknięć systemowych. Trzecia, zlokalizowana pod Warszawą, wytwarza specjalistyczne oraz antywłamaniowe niskoseryjne produkty. Pozostałe trzy biura to centrum serwisowe w Tychach, dział sprzedaży, realizacji, wdrożeń oraz R&D w Gdańsku, a także oddział handlowy i wdrożeniowy w biurze w Warszawie.

W naszej analizie przypadku, szczegółowo mówimy o wdrożeniu systemu zarządzania jakością – auditomat®. Wdrożenie to, kierowane przez Marcina Lewandowskiego, Dyrektora Jakości w ASSA ABLOY Mercor Doors, miało usprawnić procesy audytowe i zwiększyć efektywność operacyjną.

Największą zaletą auditomat®,  jest to, że audytorzy mogą wykonać audyt natychmiast na miejscu przy użyciu telefonu – niezgodności oraz dane z tym związane zapisują się automatycznie. Dzięki temu unikamy tworzenia planów działań, przesyłania zdjęć i tworzenia kolejnych plików excela do nadzoru. To ogromna oszczędność czasu i pełna digitalizacja. – Marcin Lewandowski, Dyrektor Jakości w ASSA ABLOY Mercor Doors

Wyzwania i motywacje do zmiany

Przed wdrożeniem auditomat®, ASSA ABLOY Mercor Doors mierzyło się z kilkoma wyzwaniami w swoich procesach audytowych:

• Ręczne i rozproszone procesy: Audyty były prowadzone za pomocą papierowych formularzy oraz arkuszy Excel. Podejmowano również próby wykorzystania logów działań w Microsoft Teams.
• Brak centralizacji: To ręczne podejście skutkowało fragmentarycznymi danymi, co utrudniało zarządzanie planami działań i śledzenie postępów działań korygujących w różnych lokalizacjach i systemach.
• Niska efektywność i marnotrawstwo (Muda): Proces był czasochłonny. Audytorzy musieli robić zdjęcia telefonem, przesyłać je, a następnie ręcznie tworzyć opisy i plany działań. Prowadziło to do marnotrawstwa czasu i zasobów.
• Ograniczona odpowiedzialność i przejrzystość: Bez scentralizowanego systemu, śledzenie statusu działań i egzekwowanie odpowiedzialności od właścicieli procesów było trudne. Brak przejrzystości utrudniał efektywne zarządzanie jakością.

Marcin Lewandowski, bazując na swoim doświadczeniu z poprzednich organizacji, rozpoznał te problemy i lobbował za scentralizowanym, cyfrowym rozwiązaniem.
Jego głównym celem była eliminacja „mudy”, czyli marnotrawstwa, z procesu audytu.

W celu eliminowania mudy, czyli wszelkiego rodzaju marnotrawstwa… Przy tak wysokiej ilości procesów do audytowania, tylu lokalizacji oraz rodzaju certyfikacji i wymagań, nie wyobrażam sobie, żeby mieć plany działań w różnych miejscach, formatach i różnym podejściu do rozwiązywania problemów bo to prowadzi do braku skutecznego nadzoru oraz powtarzania błędów. Dzięki Auditomatowi mamy wszystko w jednym miejscu i systemie. – Marcin Lewandowski, Dyrektor Jakości w ASSA ABLOY Mercor Doors

Rozwiązanie auditomat®

Marcin z sukcesem przekonał zarząd do przyjęcia systemu auditomat® w celu scentralizowania i zautomatyzowania procedur audytowych. System został początkowo wdrożony do audytów 5S i BHP (Bezpieczeństwo i Higiena Pracy) w głównej jednostce operacyjnej, z planami dalszej ekspansji.

Długoterminowa wizja zakłada wykorzystanie auditomat® do wszystkich audytów związanych z trzema certyfikatami ISO firmy (9001, 14001 i 45001). Zakres zostanie stopniowo rozszerzony na inne lokalizacje, takie jak biura sprzedaży, centra serwisowe, działy R&D w Gdańsku i Warszawie, a także audyty na placach budowy.

Kluczowe korzyści z używania auditomat®

Wdrożenie auditomat® przyniosło firmie ASSA ABLOY Mercor Doors znaczące korzyści:

• Centralizacja i digitalizacja: Wszystkie dane z audytów, niezgodności i plany działań są teraz w jednym, ujednoliconym systemie. Upraszcza to raportowanie i zapewnia łatwy dostęp do dokładnych informacji.
• Zwiększona świadomość: System zapewnia widoczność w czasie rzeczywistym statusu każdego obszaru, zwiększając świadomość właścicieli procesów na temat ich odpowiedzialności i stanu ich środowiska pracy.
• Oszczędność czasu i zasobów: Możliwość przeprowadzania audytów i dokumentowania niezgodności bezpośrednio z telefonu komórkowego pozwoliła zaoszczędzić znaczną ilość czasu. Audytorzy nie muszą już ręcznie przesyłać zdjęć i danych z różnych źródeł.
• Poprawa jakości audytów: System poprawia jakość audytów wewnętrznych i zewnętrznych. Bazując na swoim wcześniejszym doświadczeniu, Marcin zauważył, że posiadanie wszystkich danych w jednym miejscu, z jasnymi statusami, zrobiło duże wrażenie na jednostkach certyfikujących, co w perspektywie czasu doprowadziło do znacznego zmniejszenia liczby niezgodności.
• Wygoda dla użytkowników: 20 audytorów wewnętrznych w ASSA ABLOY Mercor Doors chwaliło system za jego wygodę i efektywność. Funkcjonalność mobilna i łatwość obsługi pozwoliły im wykonywać swoje obowiązki bardziej skutecznie, bez zbędnych obciążeń administracyjnych.

auditomat® bardzo pomógł w poprzedniej organizacji – po trzech latach użytkowania systemu, audytor zewnętrzny pogratulował nam efektów.
Z kilku niezgodności rocznie gdzie znaleźliśmy przyczyny i skutecznie wdrożyliśmy działania osiągnęliśmy efekt jednej niezgodności, za co zostaliśmy wyróżnieni jako przykład do naśladowania w branży. – Marcin Lewandowski, Dyrektor Jakości w ASSA ABLOY Mercor Doors

Plany na przyszłość

ASSA ABLOY Mercor Doors planuje stopniowo rozszerzać wykorzystanie auditomat® na inne obszary. Plan ten obejmuje integrację audytów związanych z ISO oraz rozszerzenie zasięgu systemu na działy nieoperacyjne, takie jak sprzedaż, R&D i serwis. Firma planuje również wykorzystać kody QR na fizycznych standardach, aby jeszcze bardziej usprawnić proces audytowy na hali produkcyjnej.

Marcin Lewandowski, opierając się na swoim sprawdzonym sukcesie z auditomat® w poprzedniej organizacji, z pełnym przekonaniem rekomenduje to rozwiązanie. Uważa, że jego zdolność do centralizacji danych, digitalizacji procesów i eliminacji marnotrawstwa jest kluczowym czynnikiem w poprawie jakości i efektywności.

To już druga firma, w której wdrażam auditomat®, i z pełnym przekonaniem mogę go polecić. System centralizuje dane, eliminuje marnotrawstwo i znacząco ułatwia zarządzanie audytami. – Marcin Lewandowski, Dyrektor Jakości w ASSA ABLOY Mercor Doors