Automatyzacja audytu sprawia, że tradycyjne metody przeprowadzania audytów, oparte na ręcznym zbieraniu danych, analizie papierowej dokumentacji i subiektywnej ocenie, coraz częściej stają się nieaktualne.  

auditomat® kompleksowo wspiera i optymalizuje proces tradycyjnego audytu wewnętrznego, który zwykle bywa uciążliwy. W jaki sposób?

Automatyzacja audytu – dlaczego warto?

Wdrażanie cyfrowych rozwiązań audytowych w firmie poprzez aplikację mobilną efektywnie wspomaga i usprawnia szeroki zakres działań operacyjnych.

Na utrzymanie wysokiej jakości produktów i usług, bezpieczeństwa oraz zgodności regulacyjnej każda z firm poświęca setki godzin. Procedura kontroli standardu tych zwykle uciążliwych i czasochłonnych procedur może być skomplikowana i podatna na błędy. 

To może prowadzić do niewłaściwych ocen i opóźnień w naprawie wykrytych niezgodności. 

W tym kontekście automatyzacja audytu wyłania się jako klucz do rozwiązania tych problemów, oferując szereg korzyści, które przekładają się na zwiększenie konkurencyjności i efektywności organizacyjnej.

Jak system auditomat® optymalizuje działania audytowe?

Zwiększenie efektywności i precyzji audytu

Automatyzacja procesów audytowych za pomocą systemów takich jak auditomat® znacząco skraca czas potrzebny na przeprowadzenie audytu oraz analizę wyników. Dzięki temu audytorzy mogą skupić się na bardziej kluczowych aspektach swojej pracy, takich jak interpretacja danych i opracowywanie rekomendacji.

Celem jest wsparcie osób, które na co dzień odpowiadają za jakość, bezpieczeństwo i standaryzację. Użytkownik może z łatwością przygotować intuicyjny raport w celu podjęcia działań np. w kontekście Near Miss.

Ułatwienie dostępu do informacji i ich analizy

Użytkownicy mogą łatwo przeszukiwać historię przeprowadzonych audytów, identyfikować trendy oraz wzorce, co jest nieocenione przy planowaniu działań korygujących i zapobiegawczych. To nie tylko przyspiesza podejmowanie decyzji, ale również zwiększa ich jakość, umożliwiając lepsze dostosowanie do specyfiki organizacji i branży. 

Zainteresowane osoby mają wszystkie informacje na swoich urządzeniach, dzięki czemu wydajność i szybkość weryfikacji danych jest o wiele większa. 

Zapewnienie zgodności z normami i regulacjami

Zapewnienie zgodności to jedno z kluczowych wyzwań dla organizacji. Systemy automatyzacji audytu są skonstruowane w taki sposób, aby ułatwić przestrzeganie obowiązujących norm i regulacji, a także umożliwić sprawną implementację nowych przepisów.

Dzięki automatycznym przypomnieniom o zaplanowanych audytach oraz możliwości dostosowania list kontrolnych do specyficznych wymogów prawnych organizacje mogą efektywniej zarządzać ryzykiem niezgodności.

Intuicyjny interfejs auditomat® ułatwia dostosowanie i tworzenie spersonalizowanych list, dostosowanych ze względu na rodzaj audytu i standardów organizacyjnych.

Poprawa komunikacji i współpracy

Moduł Quick Issue umożliwia błyskawiczne zgłaszanie problemów bez konieczności logowania się lub posiadania konta w systemie. Pracownik może w prosty sposób wejść na dedykowany link i opisać sytuację, wpisując swoje imię i nazwisko oraz szczegóły zdarzenia. Jest to szczególnie istotne na produkcji, gdzie nie wszyscy pracownicy mają dostęp do kont służbowych czy e-maili.

Rodzaje audytów a ich automatyzacja

Audyt 5S

auditomat® pozwala wyeliminować wszelkie marnotrawstwa w procesie audytowym. Dzięki intuicyjnemu kreatorowi list audytowych możliwe jest zdefiniowanie dowolnego zestawu pytań. Ponadto, w module harmonogramu istnieje funkcja automatycznego generowania oraz publikowania planu audytowego.

Ostatnim etapem audytu 5S jest realizacja i udokumentowanie zidentyfikowanych niezgodności (opisanie i wykonanie zdjęć), wszystko bez potrzeby prowadzenia zbędnych notatek i czynności nieprzynoszących żadnej wartości.

Po zakończeniu audytu system generuje raport PDF i wysyła go do wszystkich zainteresowanych osób, dzięki czemu otrzymują natychmiast jego wyniki.

Audyt TPM

System zapewnia efektywną eksploatację oraz optymalizuje dostępność parku maszyn dzięki łatwemu zarządzaniu cyklicznymi konserwacjami. Umożliwia również tworzenie dokumentacji fotograficznej w aplikacji, potwierdzającej wykonanie tych prac, oraz przeprowadzanie audytów kluczowych elementów.

Wprowadzanie list kontrolnych codziennej rutyny rozpoczęcia i zakończenia pracy z każdą maszyną, dodatkowo poprawia bezpieczeństwo pracy.

Audyt LPA

auditomat® to system, który ułatwia planowanie audytów, automatycznie wysyła powiadomienia e-mail przypominające o nadchodzących terminach.

Połączenie tych funkcji z eliminacją zbędnych czynności, takich jak przepisywanie notatek, obsługa zdjęć czy opracowywanie wyników, stanowi gwarancję usprawnienia pracy pracowników na wszystkich szczeblach organizacji.

Więcej o tym przeczytasz w naszym artykule.

Audyt BHP

System efektywnie wspiera wykonywanie audytów BHP lub Near Miss, umożliwiając skoordynowane śledzenie i ocenę bezpieczeństwa zarówno maszyn, obszarów produkcyjnych, jak i całych budynków. 

Dodatkowo system daje możliwość monitorowania wiedzy pracowników dotyczącej zasad BHP, wspierając poprawę świadomości w zakresie bezpiecznych procedur i wyposażenia.

Automatyzacja audytu – jak oszczędzać czas?

Przed zastosowaniem auditomat® audyty wewnętrzne w firmie Classen były procesem czasochłonnym i wymagającym dużego nakładu pracy ze strony audytorów oraz opiekunów obszarów poddawanych audytowi. Jak wyglądało wdrożenie auditomat® w firmie Classen?

Wyzwanie

Przygotowanie bazy pytań, drukowanie arkuszy oceny, przeprowadzanie audytów oraz analiza wyników i rejestru działań korygujących i naprawczych absorbowały wiele zasobów, co ograniczało efektywność działań i utrudniało szybką reakcję na aktualne potrzeby przedsiębiorstwa.

Rozwiązanie

Wprowadzenie auditomat® stanowiło przełomową zmianę dla firmy. Dzięki temu rozwiązaniu udało się znacznie skrócić czas procedur przygotowawczych, przeprowadzania audytów oraz czas samego procesu audytowania.

Tradycyjne metody przygotowania bazy pytań, wydruku arkuszy oceny i analizy rejestru działań korygujących i naprawczych zostały zastąpione prostym, intuicyjnym interfejsem aplikacji. Dopasowanie i wdrożenie tego narzędzia pozwoliło m.in. ograniczyć zużycie papieru czy skuteczniej zarządzać tworzeniem skomplikowanych raportów. 

Efekty automatyzacji

Dzięki wykorzystaniu auditomat® firma zwiększyła liczbę przeprowadzanych audytów oraz ich częstotliwość. Ilość audytów zintegrowanych została podwojona, osiągając liczbę blisko 50 w ciągu roku.

W rezultacie każdy wydział został poddany audytowi od 4 do 5 razy, co stanowi istotne zwiększenie częstotliwości przeprowadzania audytów. To pozwoliło firmie na lepsze monitorowanie procesów oraz skuteczniejsze reagowanie na ewentualne niezgodności czy obszary wymagające ulepszeń.

Nowe podejście do audytowania zaowocowało wzrostem świadomości odpowiedzialności za poszczególne obszary oraz dostosowaniem audytów do bieżących potrzeb i zmian procesowych przedsiębiorstwa.

Dzięki wdrożeniu auditomat® firma może elastycznie tworzyć nowe ścieżki audytowe, dostosowując się do wymagań zarówno klientów zewnętrznych, jak i wewnętrznych potrzeb ciągłego doskonalenia. Więcej przeczytasz tutaj.

Podsumowanie 

Wdrożenie narzędzia auditomat® przynosi organizacjom znaczące oszczędności dzięki automatyzacji obszarów audytowych, wykorzystując różne metody w ramach filozofii Lean.

To narzędzie pozwala na eliminację marnotrawstwa czasu i zasobów, wspierając ciągłe doskonalenie procesów. Dzięki auditomat® firmy mogą skuteczniej zarządzać jakością i bezpieczeństwem, jednocześnie poprawiając efektywność operacyjną.