Nasz ostatni webinar miał miejsce 28 marca 2025 roku. Prowadzony przez Marka Mirowskiego (Project Manager auditomat®) stanowił kompleksowe wprowadzenie do metodologii 5S i jej zastosowania w podnoszeniu efektywności i bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie. Trwająca ponad 45 minut sesja online miała na celu zaznajomienie uczestników ze złożonoscią zasad 5S, jej powiązaniem z Lean Management oraz PDCA, jak również korzyściami płynącymi z cyfryzacji procesu audytu 5S. Slajdy prezentacji oferowały uporządkowany przegląd koncepcji, jej filozofii, praktycznych kroków związanych z wdrożeniem i monitorowaniem oraz zalet przyjęcia cyfrowego podejścia do audytów.

Czym jest 5S?

Webinar rozpoczął się od zdefiniowania metodologii 5S, przedstawiając ją z kilku uzupełniających się perspektyw. Po pierwsze, 5S zostało opisane jako narzędzie stosowane w Lean Management, głęboko zakorzenione w filozofii lean. Jego głównym celem jest zwiększenie efektywności, bezpieczeństwa i produktywności w organizacji. Ta definicja pozycjonuje 5S jako integralny element szerszej strategii lean, skoncentrowanej na ciągłym doskonaleniu i tworzeniu wartości.

Po drugie, 5S zostało zdefiniowane jako zbiór działań polegających na uporządkowaniu i ustandaryzowaniu środowiska pracy. Ta bardziej praktyczna definicja pozwala przeanalizować konkretne zadania związane z wdrożeniem 5S. Podstawowy cel pozostaje spójny: zwiększenie efektywności, bezpieczeństwa i produktywności, poprzez stworzenie dobrze zorganizowanego i ustandaryzowanego miejsca pracy. Ta podwójna definicja skutecznie łączy teoretyczne podstawy 5S z jego praktycznym zastosowaniem.

Wdrożenie 5S a PDCA

W trakcie webinaru krótko omówiono związek między metodologią 5S a cyklem Plan-Do-Check-Act (PDCA), powszechnie stosowanym frameworkiem ciągłego doskonalenia. Chociaż slajdy nie rozwijały tego szeroko, wyjaśnienia Marka Mirowskiego pozwoliły zrozumieć, że wdrożeniem i utrzymaniem systemu 5S możne skutecznie zarządzać za pomocą cyklu PDCA.

• Planuj (Plan): Ten etap obejmuje zdefiniowanie celów wdrożenia 5S, zidentyfikowanie obszarów do poprawy i opracowanie planu sortowania – (powiedzmy, że polega to na systematyzacji sprzątania, standaryzacji i utrzymania – kroki 5S).
• Wykonaj (Do): Ten etap obejmuje realizację zaplanowanych działań 5S w zidentyfikowanych obszarach.
• Sprawdź (Check): Ten etap natomiast obejmuje audytowanie i monitorowanie skuteczności wdrożonych praktyk 5S. To tutaj analiza procesu audytu 5S staje się kluczowa, jak podkreślono później w prezentacji.
• Działaj (Act): Na podstawie wyników etapu „Sprawdź”, ten etap obejmuje podjęcie działań korygujących w celu rozwiązania wszelkich zidentyfikowanych problemów i wprowadzenie korekt do systemu 5S, by dalej zwiększać jego skuteczność.

Zmiana skuteczności 5S w czasie

W prezentacji podkreślono, że skuteczność systemu 5S nie jest statyczna, ale raczej zmienia się w czasie, w zależności od podejścia do jego utrzymania i ciągłego doskonalenia. Jednorazowe wdrożenie 5S jest niewystarczające, aby osiągnąć długoterminowe korzyści. Konsekwentny wysiłek w utrzymaniu ustalonych standardów i ciągłe poszukiwanie możliwości dalszego doskonalenia są kluczowe dla maksymalizacji i utrzymania skuteczności 5S. To wzmacnia znaczenie regularnych audytów i integracji zasad 5S z codziennymi czynnościami pracowników.

Korzyści z cyfryzacji procesu audytu 5S

Webinar pokazał, że cyfryzacja procesu audytu 5S, poprzez zastosowanie nowoczesnych narzędzi, umożliwia znaczną poprawę wydajności. Kluczowe zalety tej cyfrowej transformacji obejmują:

• Znaczną poprawę wydajności: Automatyzacja zbierania i analizy danych zmniejsza wysiłek i czas potrzebny do przeprowadzania audytów i generowania raportów.
• Automatyzację zbierania danych i analizy wyników: Narzędzia cyfrowe umożliwiają rejestrowanie danych w czasie rzeczywistym podczas audytów oraz automatyczną analizę zebranych informacji. Eliminuje to potrzebę ręcznego wprowadzania danych i zmniejsza ryzyko błędów.
• Szybsze wykrywanie nieprawidłowości: Dane w czasie rzeczywistym i zautomatyzowana analiza umożliwiają szybsze identyfikowanie odchyleń od standardów 5S.
• Efektywniejsze wdrażanie działań naprawczych: Szybkie identyfikowanie niezgodności umożliwia szybsze inicjowanie i wdrażanie niezbędnych działań korygujących.

Podsumowanie

Wykorzystując narzędzia cyfrowe, organizacje mogą usprawnić swój proces audytu 5S. Dzięki nim uzyskujemy wgląd w czasie rzeczywistym w stan organizacji swojego miejsca pracy i możemy przyspieszyć wdrażanie ulepszeń. Ostatecznie prowadzi to do bardziej efektywnego, bezpieczniejszego i bardziej produktywnego środowiska pracy.

Nie ma zatem wątpliwości, że doskonale wpisuje się to w podstawowe cele metodologii 5S i zasad Lean Management. Webinar skutecznie przekazał zalety adaptacji cyfrowych rozwiązań do audytów 5S i eliminacji tradycyjnych metod papierowych.