W konfiguracji list audytowych (zakładka Ogólne i Niezgodności) oraz rejestrów istnieją sekcje Uprawnienia użytkowników. Sekcje zawierają listę uprawnień, które można nadać dla grupy użytkowników – poprzez role lub dla konkretnych osób. W tych miejscach odbywa się ostatni etap procesu przyznawania uprawnień, po którym użytkownicy otrzymają dostęp do poszczególnych funkcji w aplikacji, dlatego ważne jest prawidłowe skonfigurowanie ról dla użytkowników oraz powiązań ze strukturą na wcześniejszych etapach.
Użycie przycisku [Konfiguruj] powoduje wyświetlenie okna, które składa się z trzech zakładek:
- Według struktury – dostęp do przeglądu danych lub wykonania akcji ograniczony jest do tych elementów struktury organizacyjnej, z którymi powiązano użytkownika
- Pełny dostęp – użytkownicy otrzymują dostęp do przeglądu danych lub wykonania akcji w ramach całej organizacji
- Aktorzy – dostęp do danych ograniczony jest wyłącznie do elementów, których użytkownik jest autorem (np. przeprowadzonych audytów, zgłoszonych wpisów w rejestrze, zaplanowanych działań) lub został wskazany jako osoba odpowiedzialna za realizację (np. w przypadku działań korygujących)
Uwaga! W zależności od charakteru uprawnienia, we wspomnianym oknie może pojawić tylko zakładka Pełny dostęp lub zostać pominięta zakładka Aktor.
Na zakładkach Według struktury i Pełny dostęp znajdują się dwie sekcje Role oraz Właściciel.
Po zaznaczeniu opcji przy roli lub właścicielu, uprawnienia otrzymuje cała grupa użytkowników, o odpowiednio – nadanej roli lub będących właścicielami danego poziomu w stukturze. W zależności od tego, na której zakładce zostało utworzone przypisanie – dostęp będzie ograniczy do elementów struktury powiązanych z użytkownikiem lub bez względu na to powiązanie.
Po zaznaczeniu danej roli z prawej strony pojawi się ikona lejka – kliknięcie w nią spowoduje wyświetlenie listy użytkowników o danej roli. Za pomocą tej opcji jest możliwy wybór konkretnych osób, które otrzymają dane uprawnienie. Na ikonie lejka znajduje się informacja o liczbie przypisanych użytkowników.
Właściciel dodatkowy może zostać wskazany w definicji struktury organizacyjnej; przy czym w odróżnieniu od właściciela głównego, możliwy jest wybór kliku właścicieli dodatkowych dla wybranego elementu w strukturze.
Na zakładce Aktorzy należy określić, czy aktorzy (w zależności od rodzaju uprawnienia będzie to audytor, zgłaszający, planujący, realizujący) mają otrzymać dostęp do utworzonych przez siebie danych.
Przykład nadania uprawnień do przeglądu wyników audytu danej listy audytowej.
Do przeglądu wyników audytu 5S powinien posiadać dostęp:
- Wybrany Menedżer w ramach całej organizacji
W tym celu należy zaznaczyć rolę Menedżer na zakładce Pełny dostęp, a następnie za pomocą lejka wskazać użytkownika o nadanej roli Menedżer i funkcji Przegląd wyników audytów.
- Właściciel główny i dodatkowy wydziału – dostęp do wyników tylko do podlegających mu obszarów
Na zakładce Według struktury należy zaznaczyć właściciela głównego i dodatkowego wydziału.
Użytkownik powinien mieć nadaną rolę Właściciel i funkcję Przegląd wyników audytów oraz w strukturze organizacyjnej zostać wskazany jako właściciel główny danego wydziału. Analogicznie w przypadku właściciela dodatkowego.
- Audytor wykonujący audyt – tylko audyty przeprowadzone przez siebie
Na zakładce Aktor należy zaznaczyć opcję Audytor.
Użytkownik o nadanej roli Audytora i funkcji Przegląd swoich audytów.
