Na przełomie lat Layered Process Audit został opracowany równolegle w przemyśle motoryzacyjnym przez firmy DaimlerChrysler i Toyota. Obecnie wymóg stosowania LPA przez dostawców jest coraz częściej stawiany przez firmy produkcyjne operujące w systemie Original Equipment Manufacturers (OEM).

Niektóre firmy są w stanie wykazać pozytywny wpływ wprowadzenia warstwowego audytu procesu (LPA), wskazując nawet 20-procentową poprawę wewnętrznych kosztów zwrotów i 25-procentową redukcję kosztów reklamacji. Firmy jednoznacznie przypisują ten sukces przejrzystości LPA, audytowi, który umożliwił optymalizację procesów między działami produkcji, oraz działami inżynierii przemysłowej.

Warstwowe Audyty Procesu (LPA) znacząco wspierają cele Lean Management. Zapewniają przestrzeganie ustandaryzowanych procesów i eliminują odchylenia prowadzące do wad i marnotrawstwa. Ponadto, promują kulturę ciągłego doskonalenia poprzez systematyczne audyty.

Dowiedz się więcej. Audyt to nie kontrola:

Co to jest audyt LPA?

Warstwowy Audyt Procesu (LPA) to metoda doskonalenia procesów i specyfikacji, zwiększająca produktywność. LPA ocenia, czy procesy są realizowane zgodnie z ustaleniami. Dzięki trójwarstwowej strukturze LPA angażuje pracowników na wszystkich szczeblach organizacji. Zaczynając od operatorów liniowych po najwyższe kierownictwo, tworzy kompleksowy system kontroli i doskonalenia.

Warstwy w procesie audytu LPA:

• Warstwa 1 (Pracownicy Liniowi): Operatorzy i technicy codziennie lub tygodniowo sprawdzają swoje procesy za pomocą prostych list kontrolnych. W zasadzie już na początku audytu mogą szybko identyfikować i naprawiać bieżące problemy. Pracownicy, wówczas używają prostych list kontrolnych, które skupiają się na kluczowych aspektach procesu. Czyli, m.in. takich jak zgodność z instrukcjami, jakość wykonania i bezpieczeństwo (czystość maszyn).
• Warstwa 2 (Kierownictwo Średniego Szczebla): Kierownicy i liderzy zespołów tygodniowo lub miesięcznie przeprowadzają bardziej szczegółowe audyty. Ich audyty obejmują szerszy zakres zagadnień, weryfikując zgodność z procedurami, analizując trendy i identyfikując potencjalne obszary do poprawy.
• Warstwa 3 (Wyższe Kierownictwo): Dyrektorzy i menedżerowie wyższego szczebla miesięcznie lub kwartalnie audytują całe procesy. Ich audyty mają strategiczny charakter. Muszą ocenić efektywność całego systemu produkcyjnego i identyfikować możliwości doskonalenia na poziomie organizacji. Zatem ostatnia warstwa w procesie dotyczy tego, czy system produkcyjny ostatecznie działa efektywnie.

Jak wygląda LPA audyt w praktyce

Warstwowy Audyt Procesu (LPA) znajduje praktyczne zastosowanie w różnorodnych branżach, przynosząc wymierne korzyści dla wielu sektorów.

• W branży produkcyjnej LPA gwarantuje zgodność produktów ze specyfikacjami i przepisami, zwiększając ich niezawodność.
• W branży healthcare wspiera dostawców w efektywnym spełnianiu potrzeb producentów w zapobieganiu błędom produkcji i ścisłym przestrzeganiu zasad (restrykcyjnych norm produkcji np.: leków, medykamentów, itp.).
• W budownictwie zapewnia zgodność projektów z wymogami i regulacjami.

Co istotne, w kontekście efektywności przedsiębiorstw produkcyjnych LPA staje się kluczowym narzędziem wobec rosnących wyzwań. Średniej wielkości zakłady tracą miesięcznie 25 godzin z powodu przestojów, a koszty nieplanowanych przestojów godzinowych często wzrastają nawet 50%. Wdrożenie LPA, poprzez systematyczną kontrolę i doskonalenie procesów, jest zatem niezbędne do minimalizacji tych strat i zwiększenia ogólnej produktywności.

Przyjrzyjmy się teraz istotnym elementom audytu warstwowego, który umożliwia organizacjom podnoszenie standardów jakości. Możemy uznać, że przeprowadzenie audytu LPA włącza trzy kluczowe elementy rozbite na poszczególne etapy realizacji:

Kryteria i Standardy Audytu

LPA opiera się na konkretnych wymaganiach i oczekiwaniach, które procesy muszą spełnić, aby zapewnić jakość. W przypadku centrum dystrybucji może to być uporządkowana stacja przyjmowania towarów na magazyn wg. zasad 5S, które następnie są weryfikowane na kilku szczeblach odpowiedzialności, względem zachowania standardów.

Kryteria i standardy te wynikają z różnorodnych źródeł, w tym specyfikacji klienta, standardów branżowych, przepisów i najlepszych praktyk. Innym przykładem, może SOP (Standard Operating Procedure), gdzie firma wymaga od centrum dystrybucyjnego odpowiednich zasad, np.: przyjęcie towaru w systemie na magazyn od momentu rozładowania ciężarówki. Stanowią one ramy dla określania, które aspekty należy audytować i jak skutecznie przeprowadzać audyty.

Krytyczne Punkty Kontrolne i Metody Inspekcji

W ramach audytowanych procesów istnieją pewne kroki lub etapy o szczególnym znaczeniu, które mają bezpośredni wpływ na jakość. Te krytyczne punkty kontrolne to miejsca, w których potencjalnie mogą wystąpić lub zostać wykryte wady lub błędy. Poprzez dogłębną analizę i ocenę, ustanawia się metody inspekcji, które identyfikują te punkty kontrolne, wskazując audytorom, na czym skupić uwagę podczas audytu.

Listy Kontrolne i Szablony Audytu

Aby ułatwić i ustandaryzować proces audytu, stosuje się dobrze zaprojektowane listy kontrolne i szablony audytu. Narzędzia te są opracowywane na podstawie zdefiniowanych kryteriów audytu, standardów, krytycznych punktów kontrolnych i metod inspekcji. Zapewniają kompleksową listę pytań, pozycji lub kryteriów, których audytorzy używają do oceny zgodności i weryfikacji wydajności podczas audytu. Dodatkowo zapewniają ustrukturyzowany format dokumentowania i raportowania wyników audytu.

Jakie korzyści wnosi audyt warstwowy procesu?

Jak sama nazwa mówi, „Warstwowy” odnosi się do różnych poziomów zarządzania w analizowanym procesie, w którym wdrażany jest LPA. „Audyt Procesu” to sprawdzona forma oceny, mająca na celu identyfikację, czy procesy są realizowane zgodnie z ustaleniami oraz czy osiągane są zamierzone rezultaty.

Wdrożenie Warstwowego Audytu Procesu (LPA) przynosi wymierne korzyści dla organizacji, prowadząc do:

• Lepszego zrozumienia i realizacji procesów: LPA ujawnia trudności we wdrażaniu specyfikacji i poprawia zrozumienie procesów na wszystkich szczeblach.
• Wzrostu odpowiedzialności i zaangażowania: Pracownicy czują się bardziej odpowiedzialni za doskonalenie procesów, a kierownictwo skuteczniej realizuje swoje funkcje.
• Systemowego rozwiązywania problemów: LPA identyfikuje przyczyny odchyleń w systemie, a nie tylko winnych, co ułatwia wdrażanie trwałych działań naprawczych.
• Poprawy komunikacji i standardów: Listy kontrolne LPA precyzują wymagania między kierownictwem a pracownikami, a także usprawniają komunikację.
• Optymalizacji kosztów: LPA może częściowo zastąpić inne audyty wewnętrzne, redukując koszty i usprawniając procesy kontrolne.

System do audytów: audytu warstwowy procesu w firmie produkcyjnej

Niewłaściwe, nieskoordynowane i wieloaspektowe zarządzanie pracownikami i procesami prowadzi do marnotrawstwa. A to oznacza przede wszystkim wzrost kosztów obsługi i pogorszenie jakości obsługi klienta.

Analizy pokazują, że pracownicy marnują do 40% swojego dnia pracy na czynności nieprzynoszące wartości dodanej. Jedną z takich czynności może być na przykład: ręczne wypełnianie list kontrolnych, czy też raportów do analiz na papierze lub przy użyciu tabeli w MS Excel. Przerwy w pracy sięgają od dwóch do trzech godzin dziennie, a dodatkową godzinę można poświęcić na niepotrzebne dojazdy.

Zgodnie z zasadą Pareto, 80% poprawy można osiągnąć poprzez wyeliminowanie 20% pierwotnych przyczyn słabej wydajności. Aby jednak solidnie monitorować pracę, potrzebny jest nie tylko proces, ale także system, który pomaga rejestrować codzienne działania.

Procesy audytowe można zautomatyzować za pomocą systemu auditomat®. Jest to narzędzie, które zwiększa efektywność i daje przewagę konkurencyjną. Nasz system pozwala na skuteczną automatyzację pracy, eliminując zbędne notatki, kopiowanie zdjęć i żmudne opracowywanie wyników.

Wybrane funkcjonalności systemu auditomat®:

• Cyfrowe listy kontrolne: System umożliwia tworzenie i dostosowywanie cyfrowych list kontrolnych, które są dostępne na urządzeniach mobilnych i komputerach. To rozwiązanie w zasadzie eliminujące papierową dokumentację.
• Automatyczne generowanie raportów i powiadomień: Raporty mogą być generowane w różnych formatach, takich jak PDF, Excel lub CSV. System automatycznie generuje raporty z wynikami audytów, które są natychmiast dostępne dla wszystkich zainteresowanych osób.
• Centralizacja danych audytowych w jednym miejscu: Wszystkie wyniki audytów, niezgodności i działania korygujące są przechowywane w jednej centralnej bazie danych. Centralizacja danych zapewnia spójność i aktualność informacji.
• Intuicyjny interfejs: System posiada prosty i przejrzysty interfejs, który jest łatwy w obsłudze nawet dla osób nieposiadających zaawansowanych umiejętności informatycznych. Interfejs jest dostosowany do urządzeń mobilnych i komputerów, co zapewnia wygodę użytkowania (jest aplikacja webowa).
• Dostęp mobilny: System posiada aplikację mobilną, która umożliwia przeprowadzanie audytów bezpośrednio na hali produkcyjnej lub w terenie. Dzięki dostępowi mobilnemu audyty mogą być przeprowadzane szybciej i efektywniej.

Podsumowanie: audyt warstwowy LPA

Layer Process Audit (LPA) to nie tylko narzędzie audytu, ale przede wszystkim strategiczne podejście do ciągłego doskonalenia, które przynosi wymierne korzyści dla organizacji. LPA jest podstawą skutecznego zarządzania procesami. Jego trójpoziomowa struktura angażuje pracowników na wszystkich poziomach, tworząc atmosferę odpowiedzialności i współpracy.

Wykorzystaj w pełni swój LPA, automatyzując procesy audytu za pomocą auditomat®. Nasze rozwiązanie eliminuje zbędną papierkową pracę, centralizuje dane i zapewnia dostęp do informacji w czasie rzeczywistym. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i dostępowi mobilnemu audyty stają się szybsze, łatwiejsze i bardziej wydajne.

Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o auditomat® i rozpocząć transformację swoich procesów audytowych.