W obecnym, niebywale konkurencyjnym otoczeniu, firmy poszukują sprawdzonych metod optymalizacji. 5S jest tradycyjnie kojarzone z poprawą jakości i zmniejszeniem wpływu na środowisko, ale zyskuje również na popularności jako narzędzie poprawy konkurencyjności. Przykładem jest Fiat Auto Poland S.A., gdzie w ramach zintegrowanego systemu World Class Manufacturing 5S jest kluczowym elementem eliminacji marnotrawstwa i osiągnięcia globalnej konkurencyjności. System ten, który integruje narzędzia takie jak Green Cross, S-Tag, AM-Tag, Poka Yoke, 5Why, 7M i One Point Lesson, pokazuje, że 5S wspiera strategiczne cele firmy. W ten sposób 5S jest również częścią bardziej złożonych procesów, które wpływają na ogólną wydajność i poprawę kosztów.

Podobny przykład można przytoczyć na podstawie firmy Volkswagen, która poprzez swoje warsztaty procesu ciągłego ulepszania (PCU) demonstruje efektywność 5S w generowaniu konkretnych oszczędności. Dane mówią same za siebie, gdyż w firmie Ford odnotowano oszczędności na poziomie 3,5 mln zł, a po przejściu na skalę ręczną – 4,5 mln zł. Te rezultaty, choć imponujące, stanowią tylko część korzyści. Trudno przecenić wpływ 5S na poprawę ergonomii i zdrowia pracowników, co również przekłada się na efektywność i morale zespołu.

Co to jest 5S?

W tym artykule przeanalizujemy, jak praktyczne zastosowanie 5S w branży motoryzacyjnej, na przykładzie firmy Volkswagen oraz w logistyce. Pokażemy, jak 5S przyczynia się do osiągania konkretnych wyników finansowych i operacyjnych oraz jak wpływa na warunki pracy.

Gdzie przeprowadzać audyt 5S?

Metoda 5S, choć wywodząca się z japońskiego przemysłu, stała się uniwersalnym narzędziem optymalizacji przestrzeni i procesów. Jej prostota i skuteczność sprawiają, że znajduje zastosowanie w niemal każdej dziedzinie, od produkcji po biura. Jednak kluczowym pytaniem pozostaje: gdzie dokładnie przeprowadzać audyt 5S, aby osiągnąć maksymalne korzyści?

Oto kilka przykładów, gdzie audyty 5S mogą być stosowane:

Biura i przestrzenie administracyjne: W biurach audyty 5S pomagają w organizacji stanowisk pracy, archiwizacji dokumentów, zarządzaniu przestrzenią i utrzymaniu porządku. Poprawiają efektywność pracy, redukują stres i ułatwiają dostęp do potrzebnych materiałów.

Sektor usługowy: W szpitalach, klinikach i laboratoriach 5S jest kluczowe dla zapewnienia higieny, bezpieczeństwa i sprawności działania. W restauracjach i hotelach pomaga w utrzymaniu czystości, organizacji zaplecza i standardów obsługi.

Handel detaliczny: W sklepach audyty 5S wspierają organizację magazynu, ekspozycję towarów, porządek na zapleczu i w strefie obsługi klienta. Poprawiają estetykę, ułatwiają obsługę i wpływają na pozytywne wrażenia klientów.

Edukacja: W szkołach i uczelniach 5S może być stosowane w salach lekcyjnych, laboratoriach, bibliotekach i innych przestrzeniach edukacyjnych. Pomaga w organizacji materiałów dydaktycznych, utrzymaniu porządku i tworzeniu przyjaznego środowiska nauki.

Sektor publiczny: W urzędach i instytucjach publicznych 5S może usprawnić obsługę petentów, archiwizację dokumentów i zarządzanie przestrzenią. Poprawiają wizerunek instytucji, oraz przyspieszają obsługę.

Audyty 5S w logistyce

Głównym powodem nieprawidłowego działania 5S, według 60% respondentów, jest brak czasu. Wskazuje to na potrzebę lepszego planowania i organizacji pracy, aby umożliwić pracownikom utrzymanie standardów 5S. Inne powody to brak koordynacji (24%) i niewystarczające przygotowanie pracowników (13%). Wskazania te pochodzą z ankiety przeprowadzonej przez Wydział Inżynierii Produkcji na Uniwersytetecie Przyrodniczym w Lublinie.

W latach 2010-2012 Nicols Polska podjął pierwsze kroki w kierunku wdrożenia elementów metody 5S, jednak bez spójnej strategii dla całego zakładu. Inicjatywy te były realizowane indywidualnie przez kierowników poszczególnych działów.

W trzecim kwartale 2012 roku zarząd spółki podjął formalną decyzję o rozpoczęciu przygotowań do kompleksowego wdrożenia zasad 5S. W czwartym kwartale tego samego roku przeprowadzono wstępne szkolenia dla całej załogi, a na początku 2013 roku odbyły się warsztaty stanowiskowe w pilotażowych lokalizacjach, skupiające się na elementach 3S (selekcja, systematyzacja, sprzątanie). Wprowadzono również „dni 5S” w celu utrwalenia nowych nawyków.

W czerwcu 2013 r. wdrożono system audytu stanowisk pracy pod kątem zgodności z 5S, integrując go z systemem GMP. Po roku firma zdecydowała się zmodyfikować skalę ocen w arkuszu audytowym, eliminując oceny połówkowe i wprowadzając podział na działania poaudytowe: szybkie (realizowane natychmiast) i poważne (kwartalne).

Audyty 5S w firmie produkcyjnej

Koncept SOS (Sicherheit-Ordnung-Sauberkeit), czyli Bezpieczeństwo-Porządek-Czystość, wdrożony w Odlewni Volkswagen Poznań, stanowi integralną część systemu produkcyjnego, którego celem jest ciągłe doskonalenie procesów. Przykład ten jest niczym innym jak lokalną adaptacją zasad 5S w organizacji pracy poprzez implementację rygorystycznych standardów czystości i porządku. SOS koncentruje się na czterech kluczowych obszarach: kliencie, człowieku, produkcie i otoczeniu, dążąc do:

• Wzrostu jakości produktów: Poprzez eliminację zanieczyszczeń i utrzymanie porządku w procesie produkcji.
• Redukcji kosztów reklamacji: Co bezpośrednio przekłada się na poprawę wyników finansowych firmy.
• Uzyskiwania nowych zleceń produkcyjnych: Dzięki budowaniu wizerunku firmy dbającej o wysokie standardy.
• Gwarancji miejsc pracy: Poprzez zapewnienie stabilności i rozwoju przedsiębiorstwa.

Skuteczność SOS jest systematycznie monitorowana poprzez regularne audyty, które w przypadku wykrycia nieprawidłowości skutkują opracowaniem planów naprawczych. Audyty 5S często skupiają się na pojedynczych stanowiskach, co podkreśla potrzebę zaangażowania każdego pracownika. Ważne jest to, że jednorazowe systemowe wdrożenie 5S nie gwarantuje sukcesu i może prowadzić do chaosu bez ciągłego monitorowania, stąd zakres audytów musi obejmować również wspomniane wyżej punkty.

Jak przeprowadzić audyt 5s?

Przeprowadzenie audytu 5S to kluczowy element utrzymania porządku i efektywności w miejscu pracy. auditomat® to kompleksowa platforma stworzona do usprawnienia i automatyzacji procesów audytowych, zapewniająca zgodność z różnymi normami i przepisami. Oferuje funkcje planowania, przeprowadzania i analizy audytów, a także zarządzania niezgodnościami. Dzięki auditomat® możesz realizować kroki, które należy podjąć, aby przeprowadzić skuteczny audyt 5S:

1. Przygotowanie do audytu:

• Określenie celu audytu: Należy jasno określić, co chcemy osiągnąć poprzez audyt 5S. Czy ma on na celu poprawę bezpieczeństwa, efektywności, czy obu tych aspektów?
• Ustalenie zakresu audytu: Należy zdecydować, które obszary będą objęte audytem. Czy będzie to cała firma, czy tylko wybrane działy?
• Przygotowanie listy kontrolnej: Lista kontrolna powinna zawierać pytania i kryteria oceny dla każdego z 5S (Selekcja, Systematyka, Sprzątanie, Standaryzacja, Samodyscyplina).
• Wybór audytorów: Audytorzy powinni być obiektywni, dobrze przeszkoleni i zaznajomieni z zasadami 5S.
• Ustalenie harmonogramu: Należy ustalić datę i czas przeprowadzenia audytu, aby wszyscy zainteresowani byli o tym poinformowani.

2. Przeprowadzenie audytu:

• Obserwacja: Audytorzy powinni dokładnie obserwować stanowiska pracy, zwracając uwagę na porządek, czystość i organizację.
• Wywiady: Audytorzy mogą przeprowadzać wywiady z pracownikami, aby dowiedzieć się, jak stosują zasady 5S w swojej codziennej pracy.
• Ocena: Audytorzy powinni oceniać zgodność z kryteriami zawartymi w liście kontrolnej, używając skali ocen lub systemu „tak/nie”.
• Dokumentacja: Należy dokładnie dokumentować wyniki audytu, w tym wszelkie niezgodności i rekomendacje.

3. Działania po audycie:

• Sporządzenie raportu: Raport powinien zawierać wyniki audytu, zidentyfikowane niezgodności i rekomendacje dotyczące działań korygujących.
• Omówienie wyników: Wyniki audytu powinny być omówione z pracownikami i kierownictwem, aby wszyscy byli świadomi obszarów wymagających poprawy.
• Wdrożenie działań korygujących: Należy opracować plan działań korygujących, określając terminy realizacji i osoby odpowiedzialne.
• Monitorowanie postępów: Należy regularnie monitorować postępy we wdrażaniu działań korygujących i oceniać ich skuteczność.
• Powtarzanie audytów: Audyty 5S powinny być przeprowadzane regularnie, aby zapewnić ciągłe doskonalenie i utrzymanie wysokich standardów.

Sprawdź cały webinar o 5S

Podsumowanie

Audyt 5S to kluczowe narzędzie optymalizacji procesów, które znajduje zastosowanie w różnych branżach – od produkcji, przez logistykę, aż po sektor publiczny. Przykłady wdrożeń w takich firmach jak Fiat Auto Poland, Volkswagen czy Ford pokazują, że 5S nie tylko redukuje marnotrawstwo i obniża koszty, ale także poprawia ergonomię pracy, bezpieczeństwo oraz morale zespołu.

Czy chcesz, aby Twoja firma osiągnęła podobne rezultaty? Nie czekaj! Zacznij wdrażać audyty 5S już dziś. Skorzystaj z nowoczesnych narzędzi, takich jak auditomat®, aby uprościć proces audytu, zwiększyć jego efektywność i zapewnić ciągłe doskonalenie.