Audyt 5S z auditomat® – redukcja marnotrawstwa i zwiększenie efektywności audytu
Współczesne przedsiębiorstwa stawiają na efektywne zarządzanie jakością oraz ciągłe doskonalenie procesów, aby utrzymać konkurencyjność na…
Efektywne zarządzanie jakością oraz ciągłe doskonalenie procesów stanowią kluczowy składnik kierunków rozwoju współczesnych przedsiębiorstw. W tym kontekście audyt 5S zdobywa na znaczeniu jako narzędzie zwiększające efektywność operacyjną. Zastosowanie tradycyjnych metod audytu może jednak być czasochłonne i podatne na błędy, co skłania firmy do poszukiwania nowoczesnych rozwiązań.
Jednym z takich rozwiązań jest system auditomat®, który dzięki swojej zaawansowanej funkcjonalności oferuje znaczące przyspieszenie i ułatwienie procesów audytowych. Automatyzacja audytu 5S przy użyciu systemu nie tylko umożliwia oszczędność czasu, ale również zwiększa dokładność danych i ułatwia zarządzanie nimi.
Audyty 5S są częścią szerzej znanego podejścia Lean Management, które ma na celu doskonalenie i optymalizację środowiska pracy poprzez eliminację marnotrawstwa i niepotrzebnych czynności.
Kluczowe zasady 5S, które pochodzą z japońskich słów: Seiri (segregacja), Seiton (systematyzacja), Seiso (sprzątanie), Seiketsu (standaryzacja) i Shitsuke (samodyscyplina), pomagają organizacjom utrzymać porządek i czystość na stanowiskach pracy, co bezpośrednio przekłada się na wyższą efektywność.
Audyt 5S ocenia, jak dobrze organizacja wdraża te zasady na swoich stanowiskach pracy. Regularne przeprowadzanie takich audytów jest kluczowe, aby upewnić się, że standardy są przestrzegane i czy są one skuteczne w osiąganiu zamierzonych celów operacyjnych.
Automatyzacja audytów 5S z pomocą zaawansowanych narzędzi takich jak auditomat® nie tylko odpowiada na potrzeby zwiększenia efektywności i skrócenia czasu realizacji poszczególnych zadań audytowych, ale również wpływa na zasadniczą poprawę jakości i wiarygodności danych.
Dokładność informacji i szybkość ich przetwarzania odgrywają kluczową rolę w procesie audytu, dlatego systemy automatyzujące stają się nieodzownym elementem wspierającym przeprowadzanie audytów. Dzięki technologiom cyfrowym możliwe jest nie tylko precyzyjne monitorowanie realizacji standardów 5S na bieżąco, ale także dynamiczne reagowanie w przypadku stwierdzenia niezgodności.
System auditomat® skraca czas potrzebny na przeprowadzenie różnych etapów audytu 5S, zaczynając od tworzenia list kontrolnych. Manualny audyt wymagał ręcznego przygotowania i dostosowywania formularzy audytowych, co mogło pochłaniać znaczne zasoby czasu. Dzięki elastycznemu kreatorowi list audytowych w auditomat® użytkownicy mogą łatwo dostosować listy do specyficznych potrzeb różnych obszarów operacyjnych.
Dzięki różnym typom pytań takim jak pytania kontrolne (Tak/Nie), skala punktowa czy formularzowe, auditomat® zapewnia wszechstronne podejście do zbierania informacji podczas audytu. Oszczędność czasu jest jeszcze bardziej widoczna, gdy firmy muszą szybko reagować na zmiany w procesach lub aktualizować standardy bez przeprowadzania szeroko zakrojonych przeglądów procedur.
Więcej o tym przeczytasz tutaj.
Automatyzacja procesów audytowych przez auditomat® zapewnia nie tylko spójność i dokładność, ale również sprawia, że audyty są bardziej efektywne. System zapewnia jednolitość w sposobie zbierania danych, ich przetwarzania oraz prezentacji wyników, co znacznie redukuje możliwość wystąpienia błędów ludzkich.
Funkcja obsługi ścieżek audytowych umożliwia grupowanie elementów poddawanych audytowi, takich jak maszyny czy obszary, w jedną spójną ścieżkę, co upraszcza planowanie, zarządzanie oraz raportowanie. Dodatkowo, wykorzystanie kodów QR ułatwia identyfikację audytowanych obszarów, eliminując ryzyko pomyłek podczas audytu.
Automatyczne generowanie raportów PDF po każdym audycie pozwala na natychmiastową weryfikację danych i efektywniejsze zarządzanie procesami, dzięki czemu audytorzy mogą skupić się na analizie wyników, a nie na kwestiach administracyjnych.
Automatyzacja dystrybucji raportów eliminuje opóźnienia związane z tradycyjnymi metodami przekazu, takimi jak fizyczne dostarczanie dokumentów czy manualne wysyłanie e-maili.
System może być skonfigurowany tak, aby automatycznie wysyłać raporty do określonych osób lub grup w organizacji, co jest nieocenione w szybkim przekazywaniu informacji kluczowym interesariuszom.
Użytkownicy mają możliwość przejrzenia wyników dla całego wydziału, określonego działu lub konkretnych obszarów, co pozwala na ich porównywanie.
Firma Classen, będąca jednym z liderów w swojej branży, zdecydowała się na wdrożenie systemu auditomat® w celu usprawnienia swoich procesów audytu. Wcześniej procesy te były realizowane w sposób manualny, co wiązało się z czasochłonnym zbieraniem danych, ręcznym przygotowywaniem raportów oraz opóźnieniami w dystrybucji i analizie wyników.
Wprowadzenie auditomat® stanowiło przełomową zmianę dla firmy. Dzięki temu rozwiązaniu udało się znacznie skrócić czas wszystkich procedur aż o 875 godzin! Tradycyjne metody przygotowania bazy pytań, wydruku arkuszy oceny i analizy rejestru działań korygujących i naprawczych zostały zastąpione prostym, intuicyjnym interfejsem aplikacji.
Dzięki wykorzystaniu auditomat® firma zwiększyła liczbę przeprowadzanych audytów oraz ich częstotliwość. Ilość audytów zintegrowanych została podwojona, osiągając liczbę blisko 50 w ciągu roku.
W rezultacie każdy wydział został poddany audytowi od 4 do 5 razy, co stanowi istotne zwiększenie częstotliwości przeprowadzania audytów. To pozwoliło firmie na lepsze monitorowanie procesów oraz skuteczniejsze reagowanie na ewentualne niezgodności czy obszary wymagające ulepszeń.
Automatyzacja procesów audytu 5S przy użyciu systemu auditomat® oferuje znaczące korzyści dla organizacji, które chcą nie tylko zwiększyć efektywność, ale również poprawić jakość i dokładność swoich audytów.
Jak pokazało studium przypadku firmy Classen, wdrożenie systemu auditomat® może przynieść istotne oszczędności czasu, zwiększenie spójności danych i szybszą reakcję na wyzwania operacyjne.
