GreenSME
Wprowadzenie Celem projektu GoStandard było opracowanie przejrzystego, przyjaznego dla użytkownika i w pełni cyfrowego, opartego…
Współczesne przedsiębiorstwa stawiają na efektywne zarządzanie jakością oraz ciągłe doskonalenie procesów, aby utrzymać konkurencyjność na rynku. W tym kontekście audyt 5S zyskuje na znaczeniu jako narzędzie służące do zwiększania efektywności operacyjnej i poprawy organizacji miejsca pracy. Audyt 5S, oparty na japońskiej metodologii Lean Management, skupia się na pięciu kluczowych zasadach: Seiri (selekcja), Seiton (systematyzacja), Seiso (sprzątanie), Seiketsu (standaryzacja) i Shitsuke (samodyscyplina).
Automatyzacja audytów 5S przy użyciu nowoczesnych systemów, takich jak auditomat®, przynosi znaczące korzyści, w tym eliminację marnotrawstwa i usprawnienie procesów produkcyjnych. To rozwiązanie pozwala przedsiębiorstwom nie tylko zaoszczędzić czas i zmniejszyć liczbę błędów, ale także lepiej zarządzać danymi.
W niniejszym artykule pokażemy, jak wygląda audyt 5S przeprowadzany za pomocą systemu auditomat®. Przedstawimy poszczególne kroki tego procesu, od harmonogramowania, przez przygotowanie i przeprowadzenie audytu, po generowanie raportów i zarządzanie niezgodnościami.
Jednym z kluczowych elementów efektywnego zarządzania audytami 5S jest właściwe harmonogramowanie. System auditomat® umożliwia łatwe tworzenie i zarządzanie harmonogramami audytów, co wspiera wdrożenie 5S na stanowisku pracy.
Dzięki intuicyjnemu interfejsowi użytkownicy mogą szybko planować audyty na określone dni, dostosowując harmonogramy do specyficznych potrzeb firmy.
Jednym z kluczowych wyzwań w przeprowadzaniu regularnych audytów jest zapewnienie realizacji audytów zgodnie z planem. auditomat® automatycznie wysyła przypomnienia i powiadomienia do odpowiednich pracowników o nadchodzących audytach wewnętrznych.
Dzięki temu minimalizowane jest ryzyko opóźnień lub pominięcia audytów, co zapewnia ciągłe i regularne monitorowanie procesów.
Przygotowanie do audytu 5S jeszcze nigdy nie było tak proste i efektywne. System auditomat® zapewnia audytorom wszystkie niezbędne narzędzia, które umożliwiają płynne i dokładne przeprowadzenie audytu, minimalizując ryzyko błędów i oszczędzając cenny czas.
Manualny audyt wymagał ręcznego przygotowania i dostosowywania formularzy audytowych, co mogło pochłaniać znaczne zasoby czasu. Dzięki elastycznemu kreatorowi list audytowych w auditomat® użytkownicy mogą łatwo dostosować listy kontrolne do specyficznych potrzeb różnych obszarów operacyjnych.
Dzięki różnym typom pytań takim jak pytania kontrolne (Tak/Nie), skala punktowa czy formularzowe, auditomat® zapewnia wszechstronne podejście do zbierania informacji podczas audytu.
Oszczędność czasu staje się jeszcze bardziej widoczna, gdy firmy muszą szybko reagować na zmiany w procesach lub aktualizować standardy bez konieczności przeprowadzania szeroko zakrojonych przeglądów procedur.
Więcej o tym przeczytasz tutaj.
System auditomat® wykorzystuje kody QR do szybkiego identyfikowania obszarów audytowych. Gdy audytor dociera na miejsce, skanuje kod, co automatycznie otwiera właściwy formularz w systemie auditomat®.
Dzięki temu audytorzy nie muszą ręcznie wyszukiwać formularzy, co oszczędza czas i eliminuje ryzyko pomyłek.
Automatyczne generowanie raportów PDF po audycie stanowiska pracy, pozwala na natychmiastową weryfikację danych i efektywniejsze zarządzanie procesami, dzięki czemu audytorzy mogą skupić się na analizie wyników, a nie na kwestiach administracyjnych.
Automatyzacja dystrybucji raportów eliminuje opóźnienia związane z tradycyjnymi metodami przekazu, takimi jak fizyczne dostarczanie dokumentów czy manualne wysyłanie e-maili, co może być szczególnie uciążliwe w środowisku produkcyjnym.
System może być skonfigurowany tak, aby automatycznie wysyłać raporty do określonych osób lub grup w organizacji, co jest nieocenione w szybkim przekazywaniu informacji kluczowym interesariuszom, szczególnie podczas wdrożenia 5S.
Użytkownicy mają możliwość przejrzenia wyników dla całego wydziału, określonego działu lub konkretnych obszarów, co pozwala na ich porównywanie.
Jednym z kluczowych elementów audytu 5S jest identyfikacja niezgodności na stanowisku pracy. System auditomat® wspiera ten proces, ułatwiając audytorom wskazanie obszarów, które wymagają poprawy.
Dzięki możliwości kompleksowego śledzenia wyników audytów, właściciele obszarów mogą szybko zidentyfikować problemy i przypisać odpowiednie działania korygujące.
Po wykryciu niezgodności jest ona natychmiast zgłoszona w systemie, co pozwala na szybkie zaplanowanie odpowiednich działań korygujących i ustalenie terminów ich realizacji. Zadania te są przypisywane do konkretnych osób, które są odpowiedzialne za ich wykonanie.
System auditomat® umożliwia ciągłe monitorowanie realizacji działań korygujących, co zapewnia, że wszystkie problemy są skutecznie rozwiązywane zgodnie z zasadami kaizen.
Każdemu zadaniu korygującemu przypisujemy termin realizacji, a system automatycznie aktualizuje jego status. W rejestrze działań korygujących jest możliwość ciągłej kontroli stanu zaplanowanych zadań, co pozwala na szybkie podejmowanie działań w przypadku opóźnień lub problemów z wykonaniem, a w konsekwencji zachowania standardów 5S.
Podsumowanie
Automatyzacja procesów audytu 5S przy użyciu systemu auditomat® oferuje przedsiębiorstwom znaczące korzyści, które przekładają się na zwiększoną efektywność i oszczędność czasu.
Dzięki zaawansowanym funkcjom, takim jak harmonogramowanie audytów, użycie kodów QR, generowanie raportów oraz zarządzanie niezgodnościami i zadaniami poaudytowymi, system auditomat® ułatwia i przyspiesza proces audytu.
Korzyści z wdrożenia systemu auditomat® obejmują:
Dzięki systemowi auditomat® przedsiębiorstwa mogą nie tylko poprawić jakość swoich audytów 5S, ale także wprowadzić kulturę ciągłego doskonalenia, która jest kluczowa dla utrzymania konkurencyjności na rynku.
