Audyty ISO to systematyczne, niezależne i udokumentowane procesy oceny, które mają na celu określenie w jasny sposób, czy organizacja spełnia wymagania określonych norm ISO (Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej).

Raport AQME Consulting ujawnia, że większość firm postrzega wdrożenie ISO jako opłacalne: 45% zdecydowanie tak, a 43% raczej tak. Szczególnie w przemyśle, gdzie ponad 50% ocenia opłacalność jako zdecydowanie pozytywną, korzyści są wyraźnie widoczne. Nie dziwi to, biorąc pod uwagę, że norma ISO 9001 wywodzi się z dużych firm produkcyjnych i, mimo ewolucji, nadal najlepiej odpowiada ich potrzebom. Audyty ISO są zatem kluczowe dla zapewnienia jakości, efektywności i bezpieczeństwa w różnych sektorach.

Wdrożenie ISO przynosi firmom korzyści wykraczające poza początkowe założenia. Poza oczywistymi zaletami, takimi jak lepsza komunikacja z kontrahentami i zwiększone szanse na pozyskanie zleceń, firmy osiągają również zwiększony  poziom satysfakcji pracowników. Te dodatkowe efekty podkreślają kompleksowy wpływ certyfikacji ISO na różne aspekty działalności firmy.

W tym artykule omawiamy popularne audyty ISO, poruszamy m.in. normy ISO 9001 czy też ISO 14001. Sprawdź więcej o tym, jak działają audyty ISO w przedsiębiorstwach.

Jakie audyty ISO są popularne?

Organizacje na całym świecie dążą do doskonalenia swoich procesów i produktów, a normy ISO odgrywają kluczową rolę w tym dążeniu. Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO) ustanawia normy we wszystkich dziedzinach życia gospodarczego – do tej pory wydała ponad 19 500 norm. W praktyce gospodarczej, najbardziej popularne są normy z grupy, które stanowią ramy dla systemów zarządzania w różnych obszarach.

Podstawy norm ISO opierają się na modelu sformułowanym przez amerykańskiego statystyka Deminga, znanym jako cykl Deminga lub PDCA (Plan-Do-Check-Act). Idea modelu PDCA polega na zastosowaniu odpowiedniego podejścia do działań realizowanych w organizacji, traktowanych jako sekwencja logicznego postępowania. Składa się on z czterech kluczowych etapów:

• Planowanie (Plan): Ustalanie celów i procesów zgodnie z oczekiwanymi rezultatami.
• Wykonanie (Do): Realizacja zaplanowanych działań i zbieranie danych.
• Sprawdzanie (Check): Analiza zebranych danych i porównanie ich z oczekiwanymi wynikami.
• Poprawianie (Act): Wprowadzanie działań korygujących i doskonalących na podstawie analizy.

Cykl Deminga stanowi fundament dla wielu norm ISO, zapewniając systematyczne podejście do zarządzania i ciągłego doskonalenia. Aby jednak zachować zgodność ze standardami ISO, należy wdrażać metody, które pomogą nam je monitorować. I tak, według poszczególnych rodzajów norm ISO, przeprowadza się audyty ISO, które pomagają nam utrzymać standardy. Utrzymanie tych standardów jest gratyfikowane przez certyfikaty ISO, które wpływają pozytywnie na wizerunek przedsiębiorstwa.

Oto popularne audyty ISO, oparte na dostarczonych informacjach:

• ISO 9001 – Zarządzanie jakością: Norma ta koncentruje się na systemach zarządzania jakością, pomagając organizacjom w doskonaleniu procesów i osiągnięciu zadowolenia klientów.
• ISO 14001 – Zarządzanie środowiskowe: Norma ta dotyczy systemów zarządzania środowiskowego, pomagając organizacjom w minimalizowaniu ich wpływu na środowisko.
• ISO 18000 – Zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy: Norma ta odnosi się do systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, pomagając organizacjom w zapewnieniu bezpiecznego środowiska pracy.
• ISO 22000 – HACCP – Zarządzanie bezpieczeństwem żywności: Norma ta koncentruje się na systemach zarządzania bezpieczeństwem żywności, pomagając organizacjom w zapewnieniu bezpiecznej żywności.
• ISO 27001 – Zarządzanie bezpieczeństwem informacji: Norma ta dotyczy systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji, pomagając organizacjom w ochronie poufnych informacji.
• ISO/IEC 20000 – Zarządzanie usługami IT: Norma ta odnosi się do systemów zarządzania usługami IT, pomagając organizacjom w dostarczaniu wysokiej jakości usług IT.
• ISO 31000 – Zarządzanie ryzykiem: Norma ta koncentruje się na systemach zarządzania ryzykiem, pomagając organizacjom w identyfikowaniu i zarządzaniu ryzykiem.
• ISO 45001 (Bezpieczeństwo i higiena pracy): Audyty sprawdzające system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.

Każdy z tych rodzajów audytów odgrywa istotną rolę w zapewnieniu zgodności z normami ISO i ciągłym doskonaleniu systemów zarządzania. Istnieją jednak poszczególne metody przeprowadzania tych audytów. Poniżej przedstawimy trzy wybrane przykłady metodologii realizowania audytów ISO:

• Audyty wewnętrzne (pierwszej strony): Przeprowadzane przez pracowników organizacji w celu oceny wewnętrznej zgodności z normami.
• Audyty zewnętrzne (drugiej strony): Przeprowadzane przez klientów lub dostawców w celu oceny zgodności z ich wymaganiami.
• Audyty certyfikacyjne (trzeciej strony): Przeprowadzane przez niezależne jednostki certyfikujące w celu uzyskania lub utrzymania certyfikatu ISO.

Audyt ISO 9001

Według opracowania Akademii Morskiej w Gdyni przygotowanego przez Wydział Przedsiębiorczości i Towaroznawstwa, normy ISO serii 9000, są kluczowe dla systemów zarządzania jakością w różnych branżach. Mogą one być regularnie aktualizowane, aby lepiej odpowiadać potrzebom przedsiębiorstw. Najnowsze wersje kładą nacisk na osiąganie celów i wyników, szczególnie w relacjach z klientami.

Posiadanie certyfikatu ISO 9001, wydanego przez niezależną jednostkę certyfikującą, to silny sygnał dla rynku. W Polsce, jeszcze 10 lat temu, ten certyfikat posiadało jedynie około 1% podmiotów gospodarczych. Według szacunkowych danych, na 2,1 mln firm w Polsce tylko 16 tys. miało certyfikowane systemy zarządzania, czyli jedna firma na sto trzydzieści jeden. Podkreśla to elitarność i prestiż certyfikatu ISO 9001 w polskim kontekście biznesowym w tamtym czasie.

W skali europejskiej, gdzie funkcjonuje około 500 000 certyfikatów ISO, widać, że standard ten jest powszechnie uznawany. W 2009 roku Polska zajęła 8. miejsce na świecie w kategorii „największy wzrost certyfikatów ISO 9001”, co świadczy o determinacji polskich firm w dążeniu do doskonałości. Polskie firmy intensywnie nadrabiają opóźnienie, co potwierdza ich rosnące zaangażowanie w podnoszenie standardów zarządzania i jakości.

Audyt wewnętrzny ISO 9001 – przykład

Przykładowo, audyt procesu względem norm ISO 9001, o nazwie „Obsługa klienta” może obejmować przegląd dokumentacji, ale również obserwację działań, czy też wywiady z pracownikami i analizę danych dotyczących satysfakcji klienta. Ponadto może włączać różne aspekty przyjmowania reklamacji towarów od klienta, np. z bezpośrednio do firmy produkcyjnej.

Korzystając z obiektywnych dowodów, audytor identyfikuje potencjalne niezgodności, takie jak brak udokumentowanych zapisów lub nieprzestrzeganie procedur. Dzięki czemu można zidentyfikować obszary wymagające poprawy.

Wyniki audytu są następnie przedstawiane w raporcie, który stanowi podstawę do wdrożenia działań naprawczych. Kluczowym aspektem jest zapewnienie niezależności audytora oraz oparcie oceny na obiektywnych dowodach, co gwarantuje rzetelność i skuteczność procesu audytu. Nadrzędnym celem jest nie tylko wykrywanie niezgodności, a przede wszystkim tworzenie wartości dodanej dla firmy, poprzez ciągłe doskonalenie systemu zarządzania jakością.

Wdrożenie ISO 9001

ISO 9001 to norma uznawana na całym świecie i stanowi fundament dla budowania trwałej przewagi konkurencyjnej. Jednocześnie zwiększa efektywność operacyjną i podnosi poziom zadowolenia klientów. Wprowadzenie ISO 9001 to inwestycja w przyszłość firmy, która otwiera drzwi do nowych możliwości i umacnia jej pozycję na rynku.

Jakie są przeszkody we wdrożeniu ISO 9001?

• Opór pracowników: Nieuchronny, wymaga aktywnego przełamania przez zaangażowanie kierownictwa, szkolenia i kompetentne wdrożenie.
• Nadmiar procedur: Wynika to z braku kompetencji wdrażających lub niezrozumienia wymagań ISO 9001.
• Nieprzestrzeganie procedur: Sygnalizowanie błędów w dostosowaniu procedur do rzeczywistości firmy lub braki w szkoleniu.
• Niedostosowanie systemu: Jest to element, gdzie efekt niekompetencji wdrażających i braku zaangażowania kierownictwa wpływa.

Kim jest audytor wewnętrzny ISO 9001?

Audytor ISO 9001 to specjalista, który ocenia system zarządzania jakością w organizacji pod kątem zgodności z wymaganiami normy ISO 9001. Audytor ISO 9001 to osoba z bogatym doświadczeniem, zarówno w zarządzaniu, jak i w audytowaniu systemów jakości. Jego zadaniem jest nie tylko sprawdzenie zgodności z normą, ale także pomoc firmie w optymalizacji procesów i osiągnięciu realnych korzyści z wdrożenia systemu ISO.

Audytorzy ISO 9001 posiadają następujące kwalifikacje i cechy:

Doświadczenie branżowe: Zdobył wieloletnie doświadczenie na stanowiskach kierowniczych w przemyśle, takich jak dyrektor rozwoju, dyrektor produkcji czy kierownik działu utrzymania maszyn.

Status audytora wiodącego: Posiada statusu audytora wiodącego w jednostce certyfikującej, takiej jak Quality Austria, w zakresie normy ISO 9001 i innych norm ISO.

Zrozumienie specyfiki firmy: Audytor wykazuje umiejętność zrozumienia specyfiki działalności firmy i dostosowania systemu zarządzania do jej indywidualnych potrzeb.

System do automatyzacji audytów ISO

System do automatyzacji audytów ISO, taki jak auditomat®, to narzędzie, które usprawnia procesy kontroli jakości i zarządzania zgodnością z normami ISO.

Oto kluczowe funkcje i korzyści wynikające z wdrożenia takiego systemu:

Automatyzacja audytów: System umożliwia automatyczne przeprowadzanie i dokumentowanie audytów, zarówno procesów, jak i wyrobów. Usprawnia monitorowanie zgodności poszczególnych etapów produkcji z normami jakości.

Rejestracja niezgodności: Automatyczne rejestrowanie wykrytych niezgodności w dedykowanych rejestrach. System daje również możliwość prowadzenia rejestru zatrzymań dla krytycznych niezgodności wymagających natychmiastowej interwencji.

Planowanie działań korygujących: System pozwala na efektywne planowanie i monitorowanie realizacji działań korygujących w czasie rzeczywistym. Ponadto dzięki systemowi możliwa jest eliminacja opóźnień w obiegu informacji.

Standaryzacja procesów: System do audytów ISO zapewnia kompleksową automatyzację i standaryzację procesów zarządzania jakością. Dzięki niemu możliwa jest centralizacja danych w jednym miejscu, co ułatwia monitorowanie i kontrolę.

Podsumowanie

Audyty ISO są kluczowym narzędziem dla organizacji dążących do doskonalenia swoich procesów i produktów. Normy ISO, takie jak ISO 9001, ISO 14001 i ISO 27001, ustanawiają standardy w różnych dziedzinach – od zarządzania jakością po bezpieczeństwo informacji.

Jeśli Twoja organizacja dąży do doskonalenia i rozwoju, rozważ przeprowadzenie audytów ISO. Zidentyfikuj obszary wymagające poprawy i wdroż działania korygujące. Warto także rozważyć wprowadzenie systemów do automatyzacji audytów ISO, aby usprawnić procesy kontroli jakości i zarządzania zgodnością.

Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z nami i umów bezpłatną konsultację.