Wdrożenie auditomat® w branży automotive: SAPA Polska Sp z.o.o.
Zakres produkcji w przemyśle motoryzacyjnym obejmuje wiele obszarów, w których wymagania dotyczące produkcji komponentów do…
Każdy proces produkcyjny, czy w sferze produktów, czy usług, generuje – oprócz wartości dodanej – straty. Wartość dodaną definuje się jako korzyść, za którą klient jest skłonny zapłacić – stanowi więc klucz do analizy wydajności procesu. Szacuje się, że niestety, średnio tylko 5% działań w firmach generuje wartość dodaną, co oznacza, że aż 95% to straty. Taiichi Ohno, twórca Systemu Produkcyjnego Toyoty (z ang. Toyota Production System, TPS), zdefiniował „7 Wielkich Strat”, które powtarzają się w firmach, czyli m.in. nadprodukcję i magazynowanie. Aby zminimalizować te straty, niezbędny jest audyt oraz osoba, która go przeprowadzi.
Funkcja audytora niejednokrotnie jest postrzegana na wiele różnych sposobów. Audytorem może być wewnętrzny pracownik jednostki lub niezależny ekspert zewnętrzny. Często działa na podstawie upoważnienia i przeprowadza obiektywną, a także niezależną ocenę działań i procesów jednostki. Jego celem jest ustalenie, czy zadania jednostki są realizowane zgodnie z założeniami.
Na co dzień audytor weryfikuje zgodność działań z prawem i standardami kontroli wewnętrznej. Wszystko jednak musi przebiegać ze szczególnym uwzględnieniem gospodarności, rzetelności, dokładności w wykonywanych operacjach i procesach organizacji.
Audytor może wpłynąć na zmianę procesów, które powinny przynieść konkretną korzyść dla klienta. Po przeprowadzeniu audytu technologicznego w przedsiębiorstwie, osiągnięcie poprawy procesu może zwiększyć wartość dodaną co najmniej do 25%, natomiast poniżej tej granicy – dzięki zwykłym modyfikacjom czy innowacjom.
W naszym artykule wyjaśniamy zadania audytora w kilku przykładach. Sprawdź więcej poniżej.
Warto w pierwszej kolejności zadać sobie pytanie: czy audyt jest tym samym, czym jest kontrola? W rzeczywistości odpowiadamy stanowcze nie. Audyt i kontrola to dwa różne obszary, choć wykazują podobieństwa.
Audyt to niezależna i obiektywna ocena organizacji, systemu, procesu, projektu lub produktu. Celem audytu jest weryfikacja zgodności z ustalonymi standardami, przepisami, normami lub wewnętrznymi regulacjami. Do wykonania zadań audytowych wymagany jest właśnie audytor, a nie kontroler – jak w przypadku kontroli. Zatem pejoratywne skojarzenia wobec audytów są przeniesione (niekoniecznie słusznie) ze słownictwa pokrewnego, powiązanego z kontrolą.
Audytor powinien pomagać organizacji w osiąganiu jej celów. Ponadto powinien posiadać następujące cechy i umiejętności w realizacji zadań:
Zakres zagadnień audytora może być bardziej ogólny i zależeć będzie od rodzaju audytu, jaki audytor przeprowadza. Możemy zatem wypunktować ogólne zadania audytora:
Audytor rozpoczyna swoją pracę od starannego zaplanowania i przygotowania audytu, co obejmuje określenie celów i zakresu analizy. Sprawdza również dokumentację, dane oraz opracowuje szczegółowy plan działania. Następnie audytor przechodzi do analizy i testowania. Zbiera i analizuje dowody, przeprowadza testy sprawdzające i merytoryczne, identyfikuje nieprawidłowości i ryzyka.
Kolejnym ważnym elementem jest ocena kontroli wewnętrznych – bada ich adekwatność i skuteczność, a w przypadku wykrytych niedociągnięć – zaleca usprawnienia.
Równie istotna jest ocena zgodności, czyli sprawdzenie, czy audytowany obszar działa zgodnie z obowiązującymi przepisami, standardami i politykami. Ten etap również ocenia wpływ niezgodności.
Cały proces audytu jest starannie dokumentowany, co obejmuje przygotowanie notatek, dowodów i raportów, zapewniając kompletność i zgodność ze standardami.
Po zakończeniu analizy, audytor raportuje wyniki audytu wraz z KPIs, przedstawiając ustalenia i zalecenia kierownictwu lub innym zainteresowanym podmiotom. Następnie monitoruje wdrażanie zaleceń, śledząc postępy i oceniając skuteczność podjętych działań.
Niewątpliwie ważnym aspektem pracy audytora jest zachowanie niezależności i obiektywizmu. Wymaga to – między innymi – zapobiegania konfliktom interesów i działania zgodnie z zasadami etyki zawodowej. Biegły rewident (audytor) dąży też do ciągłego doskonalenia, poprzez uczestnictwo w szkoleniach i kursach. Ponadto w śledzeniu progresu, pomaga mu także analizowanie i ulepszanie stosowanych metodologii audytu.
Audytor to osoba, która przeprowadza audyty, czyli niezależne i obiektywne oceny procesów, systemów lub dokumentów, w celu sprawdzenia ich zgodności z określonymi standardami, przepisami lub procedurami. Audytorzy pracują w różnych branżach i specjalizują się w różnych rodzajach audytów. Oto krótki opis typów audytorów:
Audytor terenowy to specjalista, który przeprowadza audyty bezpośrednio w miejscu, gdzie odbywają się audytowane procesy. Oznacza to, że jego praca wiąże się z wizytami w różnych lokalizacjach, takich jak zakłady produkcyjne, magazyny, obiekty handlowe czy inne miejsca, w których realizowane są działania podlegające audytowi.
Charakterystyka:
Audytor wiodący to doświadczony specjalista, który pełni rolę kierownika zespołu audytowego. Jest odpowiedzialny za planowanie, organizowanie i nadzorowanie przebiegu całego audytu.
Charakterystyka:
Przykładem pracy prowadzonej przez takiego audytora jest audyt wewnętrzny w jednostkach samorządu terytorialnego (JST). Podczas zadań audytowych JST, audytor to osoba (lub czasami zespół osób), która przeprowadzi audyty wewnętrzne w danej jednostce samorządu. Jego zadaniem jest ocena i doskonalenie systemów zarządzania ryzykiem, kontroli i zarządzania organizacją.
Audyty w JST obejmują:
Z podsumowania wyników ankiety, dotyczącej funkcjonowania audytu wewnętrznego w jednostkach samorządu terytorialnego z 2022 roku, wynika, że w 59,6% jednostek samorządu terytorialnego audyt wewnętrzny realizowali usługodawcy.
Wynik ten jest zbliżony do danych z 2019 roku (58%). Wtedy usługodawcy dominowali w gminach wiejskich i miejsko-wiejskich, a także w JST nieobjętych obowiązkiem audytu. W powiatach odnotowano wzrost udziału usługodawców o 9,1 punktu procentowego. Przepisy pozwalają na korzystanie z usługodawców, gdy budżet JST wynosi mniej niż 100 mln zł. Niemniej jednak w 64 przypadkach, audyt był prowadzony przez usługodawców mimo przekroczenia tego limitu.
Dane pokazują, że częstotliwość ta jest zdecydowanie wyższa niż w latach poprzedzających 2022r.. Wskazują również, że zapotrzebowanie na zarządzanie jakością rośnie proporcjonalnie do liczby firm. Proponowana nowelizacja ustawy o finansach publicznych zakłada podniesienie wspomnianego już progu do 127 mln zł, co zwiększy liczbę JST mogących korzystać z usług dostawców usług.
Audytor wewnętrzny w firmach produkcyjnych odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu efektywności i zgodności procesów. Jego głównym celem jest ocena i doskonalenie systemów kontroli wewnętrznej oraz zarządzania ryzykiem. Takie działanie przekłada się na optymalizację produkcji, a w rezultacie większe oszczędności. W praktyce, audytor wewnętrzny przeprowadza audyty procesów produkcyjnych, a przy tym weryfikuje zgodność z normami jakościowymi (takimi jak ISO 9001 czy specyficzne , np. dla branży motoryzacyjnej IATF 16949).
W firmach zajmujących się przetwarzaniem żywności szczególną wagę przywiązuje się do bezpieczeństwa żywności i zgodności z normami HACCP, natomiast w branży automotive kluczowa jest efektywność i niezawodność procesów produkcyjnych.
W firmach logistycznych audytorzy wewnętrzni i zewnętrzni pełnią odmienne, aczkolwiek uzupełniające się funkcje. Audytor wewnętrzny koncentruje się na ocenie efektywności procesów logistycznych, do których należą takie procesy, jak zarządzanie magazynem i transportem. Ponadto jego praca może też polegać na weryfikacji zgodności z wewnętrznymi procedurami i przepisami prawa. Audytor może więc przeprowadzać audyt 5s rutynowo, a nawet codziennie. W firmach logistycznych jest to zatem osoba, która przeprowadza audyty procesów magazynowych, monitoruje wykorzystanie floty transportowej i optymalizuje koszty logistyczne.
Z kolei audytor zewnętrzny działają niezależnie. Często ocenia systemy logistyczne firmy z perspektywy zewnętrznej, weryfikując zgodność z normami ISO 28000 i przepisami prawa. Audytor zewnętrzny może też sprawdzać to, czy operacje dystrybucji prduktów w magazynie są należycie wykonywane. W innych przypadkach, ocenia ryzyko związane z łańcuchem dostaw oraz sporządza niezależne raporty, dostarczając obiektywnej oceny stanu systemów logistycznych.
W szybko zmieniającym się świecie audytorzy potrzebują narzędzi, które wybiegają poza prostą automatyzację i wspierają nowoczesne standardy zarządzania. auditomat® jest odpowiedzią na te potrzeby i oferuje kompleksową platformę do skutecznego przeprowadzania audytów i wdrażania filozofii lean management.
auditomat® to nie tylko narzędzie do automatyzacji audytów, ale także platforma do wdrażania nowoczesnych praktyk zarządzania jakością i bezpieczeństwem (QMS system). System ten umożliwia przeprowadzanie różnorodnych audytów, takich jak audyty 5S, TPM, LPA czy BHP, a także wspiera implementację zasad lean management. Dzięki elastycznemu kreatorowi list audytowych, audytorzy mogą dostosować audyty do specyficznych potrzeb swojej firmy. Ponadto automatyczne generowanie raportów PDF i dostęp do statystyk wyników audytów w czasie rzeczywistym, ułatwiają monitorowanie standardów i podejmowanie szybkich decyzji.
Podsumowaliśmy dla Państwa kilka korzyści z wdrożenia auditomat®
Audytor jest niezbędnym ogniwem w każdej organizacji. W wysoce dynamicznym środowisku biznesowym, w którym wydajność i zgodność z przepisami mają kluczowe znaczenie, audiomat® staje się nieocenionym narzędziem dla audytorów. System zapewnia pełną automatyzację rutynowych zadań i dostęp do informacji w czasie rzeczywistym. To z kolei pozwala na szybsze i bardziej efektywne przeprowadzanie audytów.
Chcesz podnieść jakość usług w swojej firmie i zrewolucjonizować procesy audytowe? System audiomat® umożliwia tworzenie spersonalizowanych list audytowych, automatyczne generowanie raportów i centralizację danych. Mamy zatem wszystko, co znacząco zwiększa efektywność i przejrzystość procesów audytowych. Sprawdź więcej i umów bezpłatną konsultację.
