AMIC POLSKA Sp. z o.o., part of an Austrian energy company, is rapidly expanding its network of AMIC Energy petrol stations in Poland. As a company focused on authenticity, mutual trust, and the highest quality of services and fuel, AMIC Energy manages a dispersed network of gas stations. Maintaining brand consistency, operational standards, and product quality at each of the approximately 128 locations has become a key but complex challenge.

In response to these needs, AMIC Energy decided to implement auditomat® – a digital tool for audit and operational control management that allows for the transformation of existing control processes into a model based on data and automation.

In our article, we take a look at the implementation of auditomat® at AMIC Energy in Poland. We talk about the implementa

Wyzwania w zarządzaniu rozproszoną siecią franczyzową

Before implementing auditomat®, IT Director Mariusz Banasiak and AMIC Energy management faced challenges typical for managing an extensive network of gas stations:

• Zapewnienie Spójności Marki (Brand Consistency): Konieczność weryfikacji, czy wszystkie 100 stacji franczyzowych ściśle przestrzega korporacyjnych wytycznych dotyczących brandingu, ekspozycji, jakości obsługi i wyglądu uniformów.

Before implementing auditomat®, our audit processes were trapped in silos. Field data was collected on incompatible spreadsheets and then manually transcribed into different systems. We lacked a central, unified view of the company’s status. Instead of making strategic decisions, we wasted time verifying whether data from branch A matched data from branch B. ss

Mariusz Banasiak, Dyrektor IT AMIC Energy

• Efektywna Kontrola Operacyjna: Skomplikowany proces nadzoru nad przestrzeganiem regulacji prawnych, bezpieczeństwa, konserwacji sprzętu (dystrybutory, systemy POS) oraz procedurami gotówkowymi i magazynowania paliw.
• Transparentność i Dostęp do Danych: Brak centralnego, ujednoliconego systemu do gromadzenia i analizy wyników audytów w czasie rzeczywistym utrudniał szybkie wykrywanie powtarzających się niezgodności i efektywne planowanie działań korygujących.

Wcześniejszy system zarządzania audytami był nie tyle systemem, co zbiorem niepowiązanych narzędzi. Ta fragmentacja sprawiała, że utrzymanie spójności standardów w naszej dużej, rozproszonej strukturze stawało się trudnym zadaniem logistycznym. IT stawało się wąskim gardłem, zamiast być motorem napędowym dla ciągłego doskonalenia procesów.

Mariusz Banasiak, Dyrektor IT AMIC Energy

• Weryfikacja Jakości Produktów i Usług: Utrzymanie najwyższych standardów paliwa i oferty sklepowej wymagało precyzyjnego monitorowania kalibracji dystrybutorów, czystości placów i dostępności asortymentu.

Rozwiązania Dostarczone przez auditomat®

Wdrożenie auditomat® zrewolucjonizowało podejście AMIC Energy do kontroli sieci. System dostarczył narzędzia niezbędne do osiągnięcia pełnej doskonałości operacyjnej w każdym aspekcie działalności stacji.

Największym wyzwaniem była walka z rozproszeniem i opóźnieniami. Kiedy audytorzy wracali z terenu z plikami zdjęć i papierowymi notatkami, mijali cenne dni, zanim te informacje zostały wprowadzone, zanalizowane i przekute na działania korygujące. W dzisiejszym dynamicznym biznesie to niedopuszczalne – potrzebowaliśmy natychmiastowej reakcji i przejrzystości w czasie rzeczywistym.

Mariusz Banasiak, Dyrektor IT AMIC Energy

Centralizacja i spójność marki – Czyli, czym naprawdę jest „Brand Consistency”

auditomat® stał się centralną platformą, która wymusza i weryfikuje jednolitość standardów. Audytorzy, korzystając z urządzeń mobilnych, mogą weryfikować na bieżąco, czy:

• Wszystkie lokalizacje stosują te same standardy obsługi klienta.
• Branding, oznakowanie stacji oraz uniformy personelu są zgodne z korporacyjnymi wytycznymi.
• Doświadczenie klienta (Customer Experience) jest spójne w całej sieci, co umacnia wartości marki.

Usprawnienie Kontroli Operacyjnej i Jakości

Cyfrowe checklisty i procedury audytowe w auditomat® zapewniają, że kontrole są dokładne i kompleksowe. System pozwala zarządzać w sieci stacji audytami i na skuteczną weryfikację:

• przestrzeganie regulacji bezpieczeństwa, środowiskowych i prawnych,
• właściwe utrzymanie sprzętu, pomp i systemów POS,
•  kontrola jakości paliwa i kalibracja dystrybutorów (quality assurance),
• przestrzeganie procedur zarządzania gotówką i magazynem,
• obsługa klienta, czyli wykorzystanie systemu do szybkiej obsługi transakcji, rejestrowania zgłoszeń klientów,
• sprzedaż, jak np.: automatyczne raportowanie i analiza trendów,
• zarządzanie przestrzenią sklepową i gastronomiczną, m.in. planowanie asortymentu i dostępności towarów na podstawie danych z systemu, monitorowanie zapasów w magazynie, itp.,

Zarządzanie Oparte na Danych

Kierownicy regionalni uzyskali wgląd w kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) w czasie rzeczywistym.

• Centralny Dashboard: Wszystkie wyniki audytów trafiają do centralnego pulpitu, umożliwiając analizę trendów i benchmarking między poszczególnymi stacjami.
• Szybkie Działania Korygujące: System automatycznie identyfikuje powtarzające się niezgodności, umożliwia przypisanie odpowiedzialności za działania naprawcze i śledzenie ich realizacji, co zwiększa dyscyplinę i efektywność.
• Transparentna Komunikacja: Platforma ułatwia szybką i przejrzystą komunikację między audytorami, kierownikami regionalnymi, operatorami stacji i centralą.

Podsumowanie: Paliwo dla wzajemnego zaufania

Wdrożenie auditomat® umożliwiło AMIC Energy nie tylko utrzymanie, ale i podniesienie standardów operacyjnych w całej sieci stacji. System wspiera budowanie długoterminowych relacji z klientami i partnerami, oparte na wzajemnym zaufaniu i najwyższej jakości, co jest kluczowym elementem etyki i wizji firmy.

Z pełnym przekonaniem polecam wdrożenie auditomat® – to rozwiązanie faktycznie integruje procesy, automatyzuje kontrolę i daje kierownictwu realny wgląd w jakość operacji na wszystkich naszych stacjach. Dzięki temu możemy nie tylko szybciej identyfikować niezgodności i reagować na nie w czasie rzeczywistym, ale też konsekwentnie podnosić standardy pracy oraz efektywność całej organizacji. auditomat® stał się dla nas nieocenionym narzędziem w budowaniu kultury jakości opartej na danych, transparentności i ciągłym doskonaleniu.

Mariusz Banasiak, Dyrektor IT AMIC Energy

Dzięki cyfryzacji procesów audytowych, AMIC Energy zyskało precyzyjne narzędzie kontroli, które przekłada się na lepszą jakość, większą spójność marki i efektywniejsze zarządzanie rozproszoną strukturą franczyzową. To strategiczna inwestycja, która zapewnia, że każda stacja AMIC Energy jest w pełni miejscem pełnym energii i profesjonalizmu.