Jako europejski lider w obróbce powierzchni z ponad 70-letnim doświadczeniem, Electropoli działa w wysoce wymagających sektorach, takich jak motoryzacja, lotnictwo, obrona i energetyka. Ich zaangażowanie w innowacje, rygorystyczne standardy jakości i zgodność z przepisami środowiskowymi, potwierdzone opatentowanymi procesami, takimi jak Zeltec® i przestrzeganiem dyrektyw – takich jak REACH, wymagają solidnych kontroli wewnętrznych i optymalizacji.

Ponadto zarządzanie złożoną logistyką, różnorodnymi specyfikacjami klientów i szeroką gamą specjalistycznych powłok w wielu międzynarodowych lokalizacjach stanowi wyzwanie dla utrzymania doskonałości operacyjnej i ciągłego doskonalenia.

Nasz artykuł opisuje, jak Electropoli, a konkretnie ich polska filia, Electropoli Poland Sp. z o.o. w Bielsku-Białej, zaimplementowała nowoczesną technologię, w celu usprawnienia swoich procesów audytowych. Badamy udane wdrożenie systemu auditomat® – rozwiązania stworzonego przez 2KMM Sp. z o.o., w celu zwiększenia wydajności i skuteczności audytów w ich złożonej strukturze operacyjnej.

Nasze studium przypadku zawiera spostrzeżenia Bartłomieja Jaroszka, który kieruje Działem Optymalizacji i Usprawnień w Electropoli Poland. Podczas naszej rozmowy, Pan Bartłomiej opowiedział o drodze integracji auditomat® z ciągłym dążeniem Electropoli do coraz większej jakości, zgodności i płynności operacyjnej. Sprawdź sam w artykule poniżej.

Wyzwania przed wdrożeniem auditomat® w Electropoli

W środowisku przemysłowym, gdzie precyzja, jakość i zgodność z normami są kluczowe, efektywne zarządzanie procesami audytowymi stanowi fundament sukcesu. Przed implementacją systemu auditomat®, Electropoli, jako lider w branży obróbki powierzchni, mierzyło się z szeregiem wyzwań w zarządzaniu procesami audytowymi, które utrudniały optymalizację i efektywne śledzenie niezgodności. Te wyzwania wynikały głównie z tradycyjnych, manualnych metod pracy, które generowały nieefektywność i ograniczały widoczność operacyjną:

Brak skuteczności działań naprawczych:

• Niska realizacja lub opóźnienia w realizacji działań naprawczych po audytach, co prowadziło do ich niewykonania w wyznaczonych ramach czasowych.
• Cykliczne powtarzanie się tych samych niezgodności, ponieważ brakowało mechanizmów skutecznego nadzoru i egzekwowania korekt, co w efekcie prowadziło do utrzymywania się problemów operacyjnych.

Audyty były dotychczas prowadzone w formie papierowej lub w Excelu, co znacznie utrudniało przepływ informacji. Nadzór nad niezgodnościami oraz samym przebiegiem audytów nie przebiegał w sposób, który w pełni odpowiadałby naszym oczekiwaniom. Dodatkowo, wielokrotnie spotykaliśmy się z niespójnością dokumentacji, rozproszonej w różnych miejscach na terenie hali produkcyjnej.

Bartłomiej Jaroszek

Optymization and Improvement

Problemy z przepływem informacji i odpowiedzialnością:

• Niejasny podział odpowiedzialności za powstałe niezgodności, co utrudniało przypisanie zadań i monitorowanie ich wykonania.
• Znaczące trudności w uzyskiwaniu lub prześledzeniu informacji o niezgodnościach i działaniach naprawczych od początku do końca procesu audytowego.
• Utrudniony przepływ informacji z powodu dominacji papierowej formy audytów oraz pracy na plikach Excel, co spowalniało komunikację i wymianę danych.

Ograniczenia tradycyjnych metod dokumentacji:

• Audyty przeprowadzane były w tradycyjnej formie, z wykorzystaniem wydrukowanych formularzy, list kontrolnych (checklist) oraz pracy w programie Excel.
• Występowało wysokie ryzyko utraty dokumentów papierowych, które były łatwe do zgubienia.
• Pojawiały się trudności w efektywnym przechowywaniu i archiwizacji dużych ilości danych oraz dokumentów audytowych.
• Proces przepisywania wyników z wersji papierowych do systemu Excel był niezwykle czasochłonny i podatny na błędy.

Brak przejrzystości i nadzoru:

• Istniał problem niespójnych dokumentów audytowych, co utrudniało jednolite podejście i rzetelną ocenę.
• Brakowało efektywnego nadzoru nad niezgodnościami i całym procesem audytowym w czasie rzeczywistym, co uniemożliwiało szybką reakcję i proaktywne zarządzanie.

Rozwiązania dostarczone przez auditomat®

W odpowiedzi na te liczne wyzwania i w poszukiwaniu nowoczesnego, efektywnego narzędzia do zarządzania audytami, Electropoli zdecydowało się na wdrożenie systemu auditomat®. To strategiczne posunięcie miało na celu transformację dotychczasowych, manualnych procesów w zautomatyzowany i zintegrowany system. Wdrożenie auditomat® znacząco usprawniło procesy audytowe w Electropoli, przynosząc wymierne korzyści w zakresie efektywności, przejrzystości i kontroli. System ten zautomatyzował wiele manualnych zadań, zapewniając kompleksowe narzędzie do zarządzania audytami:

Centralizacja i dostępność danych:

Wszystkie audyty, raporty, niezgodności i działania naprawcze znajdują się teraz w jednym, scentralizowanym miejscu, eliminując potrzebę przeszukiwania rozproszonych plików, maili czy dysków sieciowych. Osoby uprawnione mają natychmiastowy dostęp do danych w czasie rzeczywistym z poziomu komputera, tabletu lub telefonu komórkowego, co znacząco usprawnia komunikację wewnętrzną i przyspiesza podejmowanie kluczowych decyzji.

Średni czas przeprowadzania audytów skrócił się o około 30–40%. Jednocześnie odnotowaliśmy niemal 50-procentowy wzrost liczby realizowanych audytów w skali roku. Znacząca poprawa nastąpiła również w zakresie przygotowania do audytów – czas potrzebny na ten etap został zredukowany o 50–60%.

Bartłomiej Jaroszek

Optymization and Improvement

Wzrost efektywności i oszczędność czasu:

• Średni czas przeprowadzania audytów został skrócony o około 30-40%, co pozwala na częstsze i bardziej dogłębne kontrole.
• Ilość wykonywanych audytów wzrosła o około 50%, dzięki eliminacji barier związanych z papierową dokumentacją.
• Czas przygotowania audytu został zredukowany o 50-60%, co pozwala audytorom skupić się na merytorycznej stronie pracy.
• Czas obróbki audytu (przechwytywanie danych, rozsyłanie informacji) skrócił się o około 70%, minimalizując ręczne procesy i biurokrację.
• System wyeliminował błędy związane z ręcznym przepisywaniem danych, zwiększając wiarygodność i dokładność informacji.

Poprawa jakości i kontroli:

• Spadek powtarzających się niezgodności o około 20%, dzięki lepszemu śledzeniu i analizie cyklicznie występujących problemów.
• Możliwość przypisywania odpowiedzialności i ustalania terminów śledzenia postępów działań naprawczych.
• Automatyczne raportowanie, oszczędzające czas i zapewniające lepszą kontrolę nad działaniami audytowymi.

auditomat® to w ogóle świetne i praktyczne narzędzie, które znacząco usprawnia proces zarządzania, przeprowadzania audytów. Chociażby dzięki niemu audyty przebiegają szybciej i sprawniej. Mamy to automatyczne raportowanie, które pozwala oszczędzać bardzo dużo czasu

Bartłomiej Jaroszek

Optymization and Improvement

Usprawnienie pracy audytorów:

• Możliwość natychmiastowego przeprowadzania audytu, załączania danych i zdjęć bezpośrednio z telefonu.
• Znacząca oszczędność czasu dla mistrzów zmianowych i innych audytorów, którzy mogą wykonywać audyty bezpośrednio na stanowisku pracy, bez konieczności fizycznego przemieszczania się po dokumenty.
• Przyjazny interfejs systemu, który sprawia, że audytorzy szybko opanowują jego obsługę bez potrzeby rozbudowanych szkoleń.

Pozytywny wpływ na zarządzanie:

• Zarząd i menadżerowie mają stały dostęp i podgląd na przebieg realizacji niezgodności, co wcześniej było utrudnione.
• Bardzo pozytywny feedback od najwyższego kierownictwa, które widzi realną poprawę w operacjach i może skupiać się na obszarach wymagających uwagi.

Potencjał rozszerzenia

System jest obecnie wdrażany w innych obszarach firmy, takich jak jakość (analiza detali niezgodnych), utrzymanie ruchu oraz działy takie jak HR, co świadczy o jego wszechstronności i skalowalności. Electropoli rekomenduje auditomat® innym firmom jako świetne i praktyczne narzędzie do zarządzania audytami.

Podsumowanie

Historia wdrożenia auditomat® w Electropoli Poland Sp. z o.o. jest doskonałym przykładem, jak strategiczne inwestycje w nowoczesne technologie mogą zrewolucjonizować kluczowe procesy operacyjne. Zmiana z tradycyjnych, manualnych metod audytowych, które generowały liczne wyzwania – od utraty dokumentów po nieskuteczne działania naprawcze – na zautomatyzowane rozwiązanie auditomat®, przyniosła Electropoli wymierne korzyści. Jak podkreśla Bartłomiej Jaroszek, specjalista ds. optymalizacji i doskonalenia, system ten nie tylko znacząco skrócił czas przeprowadzania i obróbki audytów (o 30-70%), ale także zwiększył ich liczbę, poprawił jakość i obniżył wskaźnik powtarzających się niezgodności o 20%.

Czy Twoja firma mierzy się z podobnymi wyzwaniami w zarządzaniu audytami? Jeśli poszukujesz efektywnego narzędzia, które zautomatyzuje, usprawni i zwiększy przejrzystość Twoich procesów audytowych, doświadczenie Electropoli jasno wskazuje drogę.

Skontaktuj się z 2KMM Sp. z o.o. i dowiedz się, jak auditomat® może pomóc Twojej organizacji osiągnąć podobne korzyści. Odwiedź stronę auditomat® lub napisz do nas, aby umówić się na prezentację i rozpocząć swoją transformację w zarządzaniu audytami już dziś!