Zarządzanie jakością ma wiele wymiarów. Patrząc na nie holistycznie, można dostrzec, że system QMS znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie priorytetem jest utrzymanie wysokich standardów. Niezależnie od branży – czy to przemysł, sektor publiczny czy sieć klubów fitness – dbałość o zgodność ze standardami odgrywa kluczową rolę nie tylko dla bezpieczeństwa, ale również dla satysfakcji klientów.

auditomat® to innowacyjna aplikacja do zarządzania jakością, stosowana w firmach z różnych sektorów. W ostatnim czasie mieliśmy przyjemność wdrożyć ten system w sieci klubów Xtreme Fitness Gyms. Sieć ta, rozwijająca się od 2012 roku, liczy obecnie ponad 100 lokalizacji, a do 2027 roku planuje osiągnąć aż 227 klubów. Dynamiczny rozwój Xtreme Fitness Gyms opiera się nie tylko na nowoczesnym sprzęcie i profesjonalnej kadrze, ale także na innowacyjnych technologiach.

Wśród nich kluczową rolę odgrywa auditomat®, który w okresie intensywnego wzrostu sieci klubów gwarantuje utrzymanie jednolitych standardów jakości we wszystkich lokalizacjach. System ten nie tylko wspiera zachowanie zasad bezpieczeństwa i jakości, ale także dba o komfort i zadowolenie tysięcy klientów.

Dzięki auditomat® procesy audytowe stają się bardziej efektywne, a zarządzanie jakością – bardziej przejrzyste. To rozwiązanie nie tylko automatyzuje audyty, ale również umożliwia monitorowanie standardów w czasie rzeczywistym oraz centralne zarządzanie jakością we wszystkich lokalizacjach Xtreme Fitness Gyms.

Za niezwykle szybkie wdrożenie systemu auditomat® (uruchomienie systemu na terenie całego kraju w ciągu dwóch tygodni) byli odpowiedzialni Marek Mirowski, kierownik projektu, oraz Maja Stogowska, a ze strony Xtreme Fitness Gyms – Sara Wyjadłowska, Manager ds. standardów. Warto nadmienić, że już w pierwszym miesiącu korzystania z systemu zostało wykonanych blisko 150 audytów.

W związku z wdrożeniem systemu mieliśmy okazję porozmawiać z Sarą Wyjadłowską na temat obszarów wykorzystania systemu, jego zastosowania oraz wielu innych zagadnień związanych z zarządzaniem jakością w Xtreme Fitness Gyms. Sprawdźcie sami w artykule poniżej.

Jakie były wyzwania w Xtreme Fitness Gyms związane z audytami?

W szybko rozwijającej się branży fitness zarządzanie jakością w sieci klubów takich jak Xtreme Fitness Gyms jest strategicznym wyzwaniem. Utrzymanie spójnych standardów w każdej z ponad 100 lokalizacji ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia wysokiej jakości usług oraz zadowolenia klientów. Oto główne wyzwania, z którymi na co dzień mierzyły się kluby Xtreme Fitness Gyms:

• Utrzymanie spójności standardów – jako sieć franczyzowa Xtreme Fitness Gyms musi dbać o to, by każda placówka działała zgodnie z wytycznymi i polityką marki. Standardy muszą być jednolite niezależnie od lokalizacji, co jest szczególnie wymagające w przypadku dynamicznie rozwijającej się sieci.
• Wdrożenie standardów audytów – audyty w klubach fitness obejmują nie tylko kontrolę czystości sprzętu i pomieszczeń, ale również ocenę ich sprawności technicznej oraz bezpieczeństwa klientów i personelu. Dodatkowo audyty uwzględniają aspekty wizualne przestrzeni klubu oraz pomieszczeń sanitarnych, aby zachować spójność wizerunkową marki. Wdrożenie i egzekwowanie tych standardów wymagało zautomatyzowanego systemu, który zapewni kompleksowe podejście do zarządzania jakością.
• Konieczność uspójnienia systemów – poprzednie rozwiązanie stosowane w klubach Xtreme Fitness Gyms spełniało swoje zadania i zapewniało odpowiednią kontrolę jakości. Jednak wraz z dynamicznym rozwojem sieci pojawiła się potrzeba wdrożenia systemu, który nie tylko byłby bardziej zintegrowany z procesami zarządzania w całej organizacji, ale także ujednoliciłby procedury audytowe we wszystkich lokalizacjach. Głównym powodem zmiany było zatem wprowadzenie systemu, który będzie kompatybilny z systemem operacyjnym. Dotychczasowy program, którego używaliśmy spełniał nasze oczekiwania, ale nie współpracował z wdrożonym do sieci oprogramowaniem.

• Odpowiedzialność za standardy – w sieci Xtreme Fitness Gyms każda lokalizacja ma swojego menedżera odpowiedzialnego za przestrzeganie standardów na najwyższym poziomie. Aby zapewnić spójność i wysoką jakość usług we wszystkich lokalizacjach, konieczne było wdrożenie systemu QMS, który opiera się na działaniu aplikacji mobilnej. Taki system umożliwia efektywne monitorowanie, egzekwowanie i raportowanie standardów w czasie rzeczywistym, co ułatwia codzienną pracę menedżerów klubów.

System auditomat® w Xtreme Fitness Gyms

W odpowiedzi na wyzwania związane z zarządzaniem jakością, Xtreme Fitness Gyms wdrożył innowacyjne rozwiązanie technologiczne – system auditomat®. To narzędzie wspiera menedżerów, takich jak Sara Wyjadłowska, Manager ds. standardów, w utrzymaniu spójnych standardów jakości oraz efektywnym raportowaniu wyników audytów. System ułatwia przeprowadzanie audytów i zapewnia bieżący wgląd w aktualny stan każdej lokalizacji. Dzięki temu Xtreme Fitness Gyms może dynamicznie się rozwijać, nie tracąc z oczu jakości usług i satysfakcji klientów.

W Xtreme Fitness Gyms jakość i bezpieczeństwo są priorytetem. Dlatego wdrożono auditomat® – narzędzie, które rewolucjonizuje sposób przeprowadzania audytów w klubach. Teraz dokumentacja jest zawsze pod ręką, dostępna na komputerze i smartfonie, a raporty są automatycznie generowane i wysyłane po zakończeniu audytu.

auditomat® zastąpił dotychczasowe metody audytowania, które były oparte na wcześniejszych systemach operacyjnych. Nie tylko odwzorował istniejące procesy jeden do jednego, ale również wprowadził nowe funkcjonalności, takie jak rozbudowane raporty oraz rejestry niezgodności, które wcześniej nie były dostępne.

Dodatkowo auditomat® pozwolił na znaczną oszczędność czasu. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i łatwości obsługi aplikacji procesy audytowe są teraz szybsze i bardziej efektywne. Jak podkreśla Sara Wyjadłowska, Manager ds. standardów w Xtreme Fitness Gyms – aplikacja jest tak łatwa w obsłudze, że naprawdę mówimy o znaczącej oszczędności czasu podczas wykonywania audytów.

Wdrożenie auditomat® pozwala Xtreme Fitness Gyms nie tylko na utrzymanie wysokich standardów jakości, ale także na dalszy dynamiczny rozwój sieci, przy jednoczesnym zachowaniu spójności i bezpieczeństwa we wszystkich lokalizacjach.

Jak system auditomat® ułatwił codzienne zadania w Xtreme Fitness Gyms?

Oszczędność czasu i wygoda dla Xtreme Fitness Gyms

Automatyzacja procesów z wykorzystaniem systemu auditomat® przyniosła znaczną oszczędność czasu dla personelu Xtreme Fitness Gyms. Teraz cały proces audytu jest zautomatyzowany i bardziej efektywny.

Raporty z przebiegu audytów są generowane w mgnieniu oka, co umożliwia natychmiastowe przekazywanie informacji menedżerom klubów oraz centrali. Dzięki temu decyzje mogą być podejmowane szybciej i na podstawie aktualnych danych. Centralizacja i łatwość obsługi w Xtreme Fitness Gyms

Dzięki auditomat® wszystkie wyniki audytów, niezgodności oraz działania korygujące są zebrane w jednym, centralnym miejscu. To znacznie ułatwia ich przeglądanie i analizę przez menedżerów na wszystkich szczeblach zarządzania w Xtreme Fitness Gyms.

System jest wyjątkowo przejrzysty i intuicyjny, co było kluczowym wymaganiem przy wyborze nowego narzędzia. Jak podkreśla Sara Wyjadłowska, Manager ds. standardów w Xtreme Fitness Gyms – raporty generowane przez system są bardzo czytelne, a sama aplikacja jest tak skonstruowana, że jest łatwa w użytkowaniu zarówno dla zespołu administracji, jak i dedykowanych pracowników każdego klubu.

Intuicyjny interfejs sprawia, że system jest łatwy w obsłudze nawet dla osób nieposiadających zaawansowanych umiejętności informatycznych. Szkolenie personelu Xtreme Fitness Gyms jest szybkie i efektywne, co pozwala na błyskawiczne wdrożenie nowych pracowników. W razie potrzeby zawsze dostępna jest pomoc techniczna, co dodatkowo zwiększa komfort pracy z systemem.

Raportowanie w czasie rzeczywistym i szybka identyfikacja problemów w Xtreme Fitness Gyms

Dzięki auditomat® wszystkie osoby powiązane z audytami w Xtreme Fitness Gyms mają dostęp do aktualnych informacji o ich przebiegu. System umożliwia szybką identyfikację niezgodności, problemów z czystością czy innymi nieprawidłowościami w klubie.

Co więcej, system oferuje zaawansowane funkcje analityczne, takie jak analiza Pareto, która pozwala na identyfikację najważniejszych obszarów wymagających poprawy. Jak zauważa Sara Wyjadłowska – analiza Pareto w systemie auditomat® to dla nas nowość, która świetnie sprawdza się już po pierwszym miesiącu pracy na tym systemie.

auditomat® pozwala na natychmiastowe podejmowanie działań naprawczych i minimalizację ryzyka dzięki raportom generowanym w czasie rzeczywistym. Umożliwia to bieżące monitorowanie postępów oraz podejmowanie decyzji w oparciu o aktualne dane.

„System pozwala dziś na natychmiastowe podjęcie odpowiednich działań naprawczych i minimalizację ryzyka. Raporty w czasie rzeczywistym pozwalają na monitorowanie postępów i podejmowanie decyzji w oparciu o aktualne dane” – dodaje Sara Wyjadłowska.

System dostosowany do potrzeb Xtreme Fitness Gyms

Co istotne, auditomat® jest w pełni kompatybilny z wymogami dotyczącymi audytów, które Xtreme Fitness Gyms stosowało dotychczas. Wdrożenie nowego systemu nie wymagało więc zmiany dotychczasowych standardów, a jedynie usprawniło ich realizację.

Dodatkowe funkcjonalności, takie jak rejestr niezgodności, są szczególnie przydatne w codziennym zarządzaniu jakością. Jak podkreśla Sara Wyjadłowska, system jest bardzo przyjazny dla użytkownika. Aplikacja jest przejrzysta i łatwa w obsłudze, a dodatkowe funkcjonalności, takie jak rejestr niezgodności, to coś, co jest nam naprawdę bardzo przydatne.

auditomat® nie tylko ułatwił codzienne zadania menedżerów i pracowników klubów, ale także przyczynił się do poprawy efektywności zarządzania jakością w całej sieci Xtreme Fitness Gyms. Dzięki temu firma może skupić się na dynamicznym rozwoju i dalszym podnoszeniu standardów usług, zapewniając klientom niezmiennie wysoki poziom obsługi i bezpieczeństwa.

Bezpośrednie korzyści z wdrożenia auditomat® dla sieci klubów Xtreme Fitness Gyms

• Utrzymanie standardów – auditomat® pomaga w utrzymaniu jednolitych standardów jakości we wszystkich lokalizacjach sieci Xtreme Fitness Gyms. Dzięki temu klienci mogą liczyć na spójne doświadczenia, niezależnie od tego, w którym klubie ćwiczą.
• Poprawa bezpieczeństwa – system ułatwi identyfikację potencjalnych zagrożeń oraz minimalizację ryzyka wypadków poprzez bieżące monitorowanie zgodności z przepisami BHP i PPOŻ. Dzięki temu klienci oraz personel mogą czuć się bezpiecznie w każdej lokalizacji.
• Poprawa jakości usług – auditomat® ułatwia identyfikację obszarów wymagających poprawy oraz wdrażanie skutecznych działań korygujących. To z kolei przekłada się na wyższą jakość usług świadczonych klientom Xtreme Fitness Gyms.
• Zwiększenie zadowolenia klientów – dzięki regularnym audytom oraz szybkiemu reagowaniu na niezgodności sieć Xtreme Fitness Gyms może utrzymać wysoki poziom usług i zadowolenie klientów. Zwiększona dbałość o standardy pozytywnie wpływa na lojalność i satysfakcję klubowiczów.
• Efektywne zarządzanie – auditomat® umożliwia centralizację danych z audytów, co ułatwia zarządzanie całą siecią klubów. Managerowie na wszystkich szczeblach mają wgląd w aktualny stan każdej lokalizacji, co pozwala na podejmowanie bardziej świadomych decyzji strategicznych oraz efektywne monitorowanie jakości usług.

Co zyskaliśmy dzięki auditomat®?

Jak podkreśla Sara Wyjadłowska, Manager ds. standardów w Xtreme Fitness Gyms, wdrożenie auditomat® przyniosło bezpośrednie korzyści w zakresie kontroli standardów oraz efektywności zarządzania:

Przede wszystkim mamy teraz znacznie większą kontrolę nad standardami w całej sieci – wcześniej nie mieliśmy aż tak dużej. Możemy na bieżąco monitorować jakość obsługi i przestrzeganie procedur, co pozwala na szybsze reagowanie na nieprawidłowości. Teraz możemy naprawdę ‘z automatu’ zareagować. To nie tylko poprawia spójność, ale również zwiększa satysfakcję klientów i pracowników.

auditomat® okazał się nie tylko narzędziem ułatwiającym codzienną pracę managerów, ale także kluczowym wsparciem w zarządzaniu jakością i bezpieczeństwem w całej sieci Xtreme Fitness Gyms. Dzięki niemu sieć może dynamicznie się rozwijać, jednocześnie utrzymując wysokie standardy obsługi i zadowolenia klientów.

Podsumowanie

auditomat® to kompleksowe narzędzie wspierające zarządzanie jakością w sieci siłowni Xtreme Fitness Gyms. Automatyzacja procesów audytowych przynosi wymierne korzyści w postaci poprawy jakości danych, łatwiejszego zarządzania oraz zwiększonej przejrzystości. Dzięki auditomat® sieć siłowni działa sprawniej, efektywniej i jest w stanie zapewnić wysoki poziom usług swoim klientom.

Dostępność i wsparcie ze strony Marka Mirowskiego i Mai Stogowskiej (zespół systemu auditomat®) były na bardzo wysokim poziomie. Proces wdrożenia przebiegł sprawnie, co pozwoliło na szybkie rozpoczęcie korzystania z systemu – Jak podkreśla Sara Wyjadłowska, Manager ds. standardów w Xtreme Fitness Gyms: Wsparcie w onboardingu przebiegło bardzo sprawnie, dzięki czemu mogliśmy korzystać z systemu w bardzo krótkim czasie. Nie mamy żadnych zastrzeżeń co do współpracy z zespołem auditomat®.

auditomat® jest szczególnie polecany dla firm, które:

• posiadają rozproszoną strukturę, np. sieć sklepów, restauracji, klubów fitness itp.
• chcą zautomatyzować i usprawnić procesy zarządzania jakością.
• dążą do poprawy efektywności pracy oraz redukcji kosztów operacyjnych.
• chcą zwiększyć bezpieczeństwo i zminimalizować ryzyko wypadków.
• pragną podnieść poziom zadowolenia klientów poprzez zapewnienie wysokiej jakości usług.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o systemie auditomat®, skontaktuj się z naszym działem ekspertów ds. audytów. Nasi specjaliści chętnie odpowiedzą na Twoje pytania i pomogą w doborze rozwiązania dopasowanego do potrzeb Twojej firmy.