W Lean Management nie liczy się to, jak szybko potrafisz „ugasić pożar”, ale jak skutecznie potrafisz sprawić, by ogień nigdy więcej się nie pojawił. Jest to taka parafraza tego, że wszystkie metody optymalizacji – od 5S i Kaizen, po analizę Pareto – mają jeden wspólny mianownik: opierają się na twardych danych, rzetelnej analizie i systematycznych audytach. Te natomiast maja za zadanie pociągać za sobą m.in. działania prewencyjne i usprawnienia.

Jak wspominaliśmy w poprzednich artykułach, odpowiednie narzędzia potrafią zdziałać cuda. Przykładem jest Value Stream Mapping, który pozwolił zredukować całkowity lead time o 15,31% (z 1045 do 885 minut) oraz skrócić czas oczekiwania aż o 37,04%. Takie wyniki nie biorą się z domysłów, lecz z nieustannego sprawdzania, przeliczania i audytowania obszarów praktycznych. Aby proces był pod pełną kontrolą, potrzebujesz narzędzi, które tę kontrolę ułatwiają – takich jak system auditomat®, który automatyzuje zbieranie danych i pozwala trzymać cały proces Lean dosłownie w jednym ręku.

Dziś bierzemy pod lupę metodę 5 Whys – proste, a jednak potężne narzędzie Root Cause Analysis, które w połączeniu z nowoczesnym systemem audytowym staje się fundamentem bezawaryjnej produkcji.

Czym jest metoda 5 Whys?                       

Metoda 5 Whys (5 Dlaczego) to jedno z najskuteczniejszych narzędzi w arsenale Lean Management, służące do przeprowadzania analizy przyczyn źródłowych (Root Cause Analysis). Jej istotą jest przekonanie, że za każdym widocznym problemem technicznym czy procesowym kryje się głębsza przyczyna ludzka lub systemowa.

Zamiast poprzestawać na naprawie objawu (tzw. „plastrowaniu” problemu), 5 Whys wymusza na zespole drążenie tematu tak długo, aż dotrze się do sedna. Nazwa jest umowna – czasem wystarczą trzy pytania, a czasem potrzeba siedmiu, by zrozumieć, co faktycznie zawiodło. Dzięki integracji z systemem auditomat®, wyniki takich analiz są natychmiast raportowane, co pozwala na budowanie bazy wiedzy o awariach w czasie rzeczywistym.

Pułapki skali: Dlaczego duże projekty zawodzą?

Wiele filozofii zarządzania i podejść deweloperskich obiecuje „złote środki” na sukces, jednak dane rynkowe są bezlitosne. Statystyki pokazują, że im większy projekt, tym drastyczniej rośnie ryzyko porażki. Projekty z zespołami liczącymi mniej niż 5 osób i trwające krócej niż 3 miesiące wykazują zaledwie 11% wskaźnik niepowodzeń. Tymczasem ogromne przedsięwzięcia (powyżej 30 osób, trwające ponad rok) osiągają sukces średnio jedynie w 4% przypadków.

Dane z Project Management Institute oraz analizy Bloch et al. rzucają światło na brutalną rzeczywistość dużych projektów IT:

• Budżet: Średnie przekroczenie planowanych kosztów wynosi aż 45%.
• Wartość: Dostarczają one o 56% mniej wartości, niż zakładano.
• Ryzyko krytyczne: Aż 17% dużych projektów (powyżej 15 mln USD) idzie tak źle, że zagrażają one stabilności biznesowej całej firmy.
• Opóźnienia: Prawie 20% wszystkich projektów IT notuje przekroczenie harmonogramu o średnio 70%.

Five whys zasady

Aby metoda 5 Whys nie zmieniła się w szukanie winnych, lecz w szukanie rozwiązań, należy trzymać się kilku żelaznych zasad:

1. Zasada faktów, nie domysłów: Odpowiadaj na pytania w oparciu o to, co faktycznie wydarzyło się na linii produkcyjnej (tzw. Gemba), a nie o to, co mogło się wydarzyć.
2. Skupienie na procesie, nie na ludziach: Szukaj błędów w systemie lub procedurach. Zamiast mówić „pracownik zapomniał”, zapytaj „dlaczego proces pozwolił na to, by pracownik mógł zapomnieć?”.
3. Logika przyczynowo-skutkowa: Każda odpowiedź musi być bezpośrednio powiązana z poprzednim pytaniem. Można to sprawdzić, czytając analizę od końca, używając spójnika „dlatego też”.
4. Wsparcie audytowe: Zapisuj wyniki analizy w systemie takim jak auditomat®. Dzięki temu unikasz „pustych przebiegów” – każda zidentyfikowana przyczyna źródłowa staje się punktem kontrolnym w przyszłych audytach.

Przyczyny wspomnianych wcześniej porażek są dobrze znane: niejasne cele, brak koncentracji na biznesie, nierealistyczne planowanie czy niedoszacowana złożoność techniczna. Firmy szukają ratunku w podejściach Agile i Lean oraz metodologii Scrum. Statystyki potwierdzają, że projekty prowadzone według jasnej metodologii:

• Dostarczają wynik w budżecie w 38% przypadków (w porównaniu do 31% bez metodologii).
• Mieszczą się w czasie w 28% przypadków (w porównaniu do 21%).
• Oferują jakość wyższą o 8%.

5 Why metoda na przykładzie firmy produkcyjnej

Zobaczmy, jak analiza 5 Whys wygląda w praktyce nowoczesnego zakładu produkcyjnego, gdzie wykryto wadliwą partię komponentów.

Problem: Klient otrzymał partię produktów z nieszczelnym spawem.

1. Dlaczego spaw był nieszczelny?
   • Ponieważ robot spawalniczy pracował w niewłaściwej temperaturze.
2. Dlaczego temperatura była niewłaściwa?
   • Ponieważ czujnik temperatury w robocie był rozkalibrowany i podawał błędne odczyty.
3. Dlaczego czujnik był rozkalibrowany?
   • Ponieważ nie został poddany planowej kalibracji w zeszłym miesiącu.
4. Dlaczego pominięto planową kalibrację?
   • Ponieważ osoba odpowiedzialna za utrzymanie ruchu nie otrzymała powiadomienia o terminie przeglądu.
5. Dlaczego nie było powiadomienia? (Przyczyna źródłowa):
   • Ponieważ harmonogram przeglądów był prowadzony w arkuszu Excel, który nie został zaktualizowany po zmianie kadrowej.

Metoda 5 Whys: Wdrożenie z systemem do audytowania

Zamiast tylko wymienić czujnik, firma decyduje się na wdrożenie systemu auditomat®, który automatycznie generuje harmonogramy przeglądów i wysyła alerty do odpowiednich osób, eliminując błąd ludzki w planowaniu.

Wiele systemów obiecuje poprawę wyników, ale kluczem jest widoczność i standaryzacja, które oferuje Lean. Skoro wiemy, że brak jasnych wymagań i błędy w zasobach kładą projekty, musimy reagować szybciej.

System auditomat® wpisuje się w ten proces jako cyfrowe narzędzie weryfikacji. Pozwala on na:

• Błyskawiczne audyty procesowe: Wykrywanie „resource trashingu” (marnotrawstwa zasobów) zanim wpłynie na budżet.
• Standaryzację w duchu Lean: Zapewnienie, że metodologia nie jest tylko martwym zapisem, ale codzienną praktyką (Gemba).
• Redukcję złożoności: Poprzez cyfrowe listy kontrolne i raporty, menedżerowie zyskują 8% wyższą jakość dostaw, o której wspomina PwC, mając realny wpływ na każdy etap projektu.

Wprowadzenie metody 5 Whys wspartej systemem auditomat® to nie tylko kolejna „metoda zarządzania”. To system wczesnego ostrzegania, który sprawia, że nawet złożone projekty przestają być walką o przetrwanie, a stają się przewidywalnym procesem dążącym do sukcesu.

Podsumowanie

Zarządzanie nowoczesną produkcją lub złożonym projektem to nieustanna walka z ryzykiem błędu, przekroczeniem budżetu i spadkiem jakości. Jak pokazują statystyki, tradycyjne podejście często zawodzi – zwłaszcza w dużej skali, gdzie tylko 4% projektów kończy się pełnym sukcesem. Ratunkiem nie jest jednak samo wdrożenie filozofii Lean czy Agile, ale ich rzetelna egzekucja wsparta twardymi danymi.

Metoda 5 Whys udowadnia, że najskuteczniejsze rozwiązania są często najprostsze. Pozwala ona przejść od reaktywnego „gaszenia pożarów” do proaktywnego eliminowania przyczyn źródłowych.

Gotowy na wdrożenie 5 Whys w swojej firmie? Pobierz nasz darmowy szablon arkusza analizy przyczyn źródłowych zintegrowany z listą kontrolną systemu auditomat® i zapewnij swoim projektom 8% wyższą jakość na starcie.