Audyt zewnętrzny to niezależna ocena, przeprowadzana przez podmiot niebędący częścią audytowanej organizacji. Jeżeli mówimy o branżach, takich jak logistyka, produkcja, handel i usługi, wówczas audyt zewnętrzny może obejmować kontrolę procesów wewnętrznych w celu oszacowania ich poprawności i efektywności. Ma on na celu sprawdzenie zgodności działań i procedur z ustalonymi normami oraz przepisami. Może również dotyczyć procesów wewnętrznych, aby ustalić ich zgodność z polityką firmy.

Jak już wspomniano, tego rodzaju audyt często wykorzystuje się w logistyce i produkcji, aby ocenić systemy jakości QMS (Quality Management System). W ramach audytu zewnętrznego mogą być również przeprowadzane audyty ISO, 5S czy PPOŻ, wspomagane przez aplikacje mobilne podczas ich wykonywania.

Audytem zewnętrznym może być audyt logistyczny, który został przeprowadzony w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Audyt logistyczny może wykazać, np. stopień uszkodzonych towarów podczas składowania w magazynach obcych (i podać dane w procentach), czy stopień wykorzystania opakowań zwrotnych.

Wspomniane powyżej dane mogą być gromadzone przez firmę produkcyjną, ale – aby zbadać ich dokładność – potrzebny jest audyt zewnętrzny. Otrzymane dzięki niemu wyniki, można zestawić z danymi wewnętrznymi, co daje bardziej rzetelny obraz operacji.

W tym artykule omawiamy audyt zewnętrzny oraz jego rolę dla przedsiębiorstwa. Ponadto wskazujemy na narzędzia i oprogramowanie, które ułatwiają pracę audytorom.

Kim jest audytor zewnętrzny i na czym polega audyt zewnętrzny?

Audytor zewnętrzny to specjalista, który przeprowadza niezależne oceny w firmach lub organizacjach, do których nie należy. Jego głównym zadaniem jest sprawdzenie zgodności działań i procedur z ustalonymi normami. Audytorzy zewnętrzni działają na zlecenie organizacji, które chcą uzyskać obiektywną i fachową ocenę swoich procesów wewnętrznych.

Audytor zewnętrzny musi posiadać szeroką wiedzę na temat audytowanych branż, takich jak logistyka, produkcja, handel czy usługi. Najczęściej są to osoby, które pracowały bezpośrednio w tych branżach na stanowiskach, które pomagają im lepiej zrozumieć ich specyfikę. Nie jest to jednak żadną regułą. Audytor powinien być również biegły w stosowaniu narzędzi i oprogramowania wspomagającego proces audytu, takich jak systemy zarządzania jakością (QMS), audyty ISO czy 5S.

Etapy: audyt zewnętrzny

Audyt zewnętrzny to złożony proces, prowadzony przez niezależnego audytora, który składa się z kilku etapów:

1. Audytorzy określają zakres audytu, metodologię, identyfikują obszary ryzyka, ustalają cele i harmonogram.
2. Audytorzy zbierają dowody audytorskie poprzez analizę dokumentacji, obserwacje i wywiady.
3. Audytorzy oceniają skuteczność kontroli wewnętrznej i weryfikują rzetelność sprawozdań finansowych.
4. Audytorzy sporządzają raport z audytu, zawierający podsumowanie, ustalenia i zalecenia.
5. Audytorzy obserwują wdrażanie zaleceń i oceniają ich efekty.

Przykład dla realizacji audytu zewnętrznego HACCP

Audyt zewnętrzny weryfikuje procesy operacyjne, czy też systemy, jak np. system jakości żywności, np. HACCP.  HACCP, czyli Hazard Analysis and Critical Control Points, to system zarządzania bezpieczeństwem żywności. Jego weryfikacja jest bezpośrednia (audyt systemu) lub pośrednia (badania mikrobiologiczne, analiza odchyleń, reklamacji, audyty GMP/GHP). Podczas audytu zewnętrznego audytor analizuje dokumenty, rozmawia z pracownikami, sprawdza raporty i formularze. Celem jego pracy jest ocena, czy zasady HACCP są wdrażane. Pozytywny wynik audytu oznacza, że procedury są adekwatne i realizowane.

Dzięki swojej niezależności, audytor zewnętrzny może dostarczyć rzetelnych i obiektywnych wyników, które pomogą firmie w poprawie jej działalności i zgodności z obowiązującymi normami.

Fazy audytu systemu HACCP

Audyt systemu HACCP to kluczowy proces, który zapewnia bezpieczeństwo żywności. Aby był skuteczny, wymaga starannego planowania i precyzyjnego wykonania. Poniżej przedstawiono 6 etapów, które składają się na audyt HACCP:

1. Przegląd planu HACCP: Na tym etapie audytorzy dokładnie analizują dokumentację zgodną z obowiązującymi standardami HACCP. Włącza to identyfikację zagrożeń, krytyczne punkty kontroli (CCP), limity krytyczne, procedury monitorowania i działania korygujące. Ma to kluczowy wpływ na zrozumienie, jak system HACCP został zaprojektowany i udokumentowany.
2. Zapewnienie analizy dokumentacji: Audytorzy przeglądają procedury, instrukcje stanowiskowe, karty kontroli i inne dokumenty związane z systemem HACCP. Weryfikują, czy dokumentacja jest kompletna, aktualna i zgodna z wymaganiami.
3. Planowanie audytu całej organizacji: W tym etapie określa się zakres audytu, czyli obszary systemu HACCP, które będą weryfikowane. Plan audytu powinien uwzględniać harmonogram, listę kontrolną i zasoby potrzebne do przeprowadzenia audytu.
4. Przygotowanie listy pytań kontrolnych: Lista pytań kontrolnych to narzędzie, które pomaga audytorom w zebraniu informacji podczas audytu. Pytania powinny być precyzyjne, dotyczyć kluczowych aspektów systemu HACCP i umożliwiać weryfikację jego skuteczności.
5. Przeprowadzenie audytu: Audytorzy przeprowadzają wizję lokalną, obserwują procesy produkcyjne, rozmawiają z pracownikami i zbierają dowody na zgodność systemu HACCP z wymaganiami.

Jak prowadzić audyt drugiej strony?

Audyt drugiej strony jest przeprowadzany przez organizację u jej dostawcy lub podwykonawcy. Celem jest sprawdzenie, czy dostawca spełnia wymagania jakościowe i inne standardy, które są istotne dla organizacji. Audyt drugiej strony może być przeprowadzony przez własnych audytorów organizacji lub przez zewnętrzną firmę audytorską. Według literatury Uniwersytetu Ekonomicznegowe Wrocławiu (na podstawie opracowania Kamila Zięby) – audyty jakości, wewnętrzne (pierwszej strony) i certyfikacyjne (trzeciej strony), traktuje się jako procesy, mające na celu weryfikację spełnienia określonych wymagań oraz ewentualne ujawnienie potencjałów do doskonalenia w audytowanym obszarze czy systemie.

Mając na uwadze rezultaty badania, możemy określić kryteria i etapy prowadzenia audytu drugiej strony. Poniżej przedstawiamy etapy i działania związane z przeprowadzeniem takiego audytu:

1. Planowanie i inicjowanie audytu

W ramach planowania i inicjowania audytu wyznaczany jest audytor wiodący zespołu SQA, a następnie określany jest cel, zakres i kryteria audytu. Ustalane są również kryteria oceny dostawcy (A/B/C) oraz weryfikowana jest wykonalność audytu. Kompletowany jest zespół audytujący i nawiązywany jest wstępny kontakt z audytowanym dostawcą.

2. Przeprowadzenie przeglądu dokumentów

W etapie przeglądu dokumentów analizuje się dokumentację systemu zarządzania dostawcy. Ponadto brane są pod uwagę wszelkie zapisy, w celu oceny ich adekwatności w odniesieniu do wcześniej ustalonych kryteriów audytu.

3. Przygotowanie działań audytowych realizowanych na miejscu

Przygotowanie do audytu na miejscu obejmuje opracowanie szczegółowego planu audytu oraz niezbędnych formularzy. Przydzielane są zadania poszczególnym członkom zespołu audytującego oraz przygotowywane są potrzebne dokumenty robocze.

4. Prowadzenie działań audytowych na miejscu

Audyt na miejscu rozpoczyna się spotkaniem otwierającym z dostawcą. W trakcie audytu utrzymywana jest stała komunikacja. Określane są role i odpowiedzialność przewodników w trakcie obchodu po przedsiębiorstwie dostawcy. Zbierane i weryfikowane są informacje, opracowywane są ustalenia i wnioski z audytu. Audyt kończy się spotkaniem zamykającym z dostawcą.

5. Przygotowanie, zatwierdzanie i rozpowszechnianie raportu z audytu

Po przeprowadzonym audycie sporządzany jest raport, który – po zatwierdzeniu – , udostępnia się zainteresowanym stronom.

Jak wygląda audyt trzeciej strony?

Audyt trzeciej strony jest przeprowadzany przez niezależną organizację certyfikującą. Celem audytu trzeciej strony jest potwierdzenie, że organizacja spełnia wymagania normy lub standardu, na podstawie którego jest przeprowadzany audyt. Audyt trzeciej strony jest przeprowadzany na zlecenie organizacji, która chce uzyskać certyfikat zgodności z daną normą lub standardem.

Proces audytu trzeciej strony zazwyczaj obejmuje następujące etapy:

1. Złożenie wniosku o certyfikację: Organizacja składa wniosek o certyfikację do wybranej jednostki certyfikującej.
2. Przeprowadzenie audytu wstępnego: Jednostka certyfikująca przeprowadza audyt wstępny w celu sprawdzenia, czy organizacja jest przygotowana do audytu certyfikującego.
3. Przeprowadzenie audytu certyfikującego: Jednostka certyfikująca przeprowadza audyt certyfikujący w celu sprawdzenia, czy organizacja spełnia wymagania normy lub standardu.
4. Wydanie certyfikatu: Jeśli audyt certyfikujący zakończy się pozytywnie, jednostka certyfikująca wydaje organizacji certyfikat zgodności z daną normą lub standardem.
5. Nadzór nad certyfikatem: Jednostka certyfikująca regularnie przeprowadza audyty nadzoru w celu sprawdzenia, czy organizacja nadal spełnia wymagania normy lub standardu.

System do audytowania zewnętrznego

Audytorzy zewnętrzni, aby lepiej przedstawiać wyniki swojej pracy zatrudniającym ich firmom produkcyjnym czy też logistycznym, wykorzystują do pracy aplikacje mobilne.

System auditomat® jest jednym z takich narzędzi i pozwala na skuteczną pracę audytorów oraz przeprowadzanie dokładnych audytów. System włącza funkcje takie, jak:

• Elastyczny kreator list kontrolnych: Użytkownicy mogą projektować niestandardowe listy kontrolne, dostosowane do konkretnych potrzeb ich organizacji.
• Różne rodzaje pytań: Użytkownicy mogą korzystać z pytań audytowych (Tak/Nie), skal punktowych, niestandardowych pytań i formularzy w celu zebrania kompleksowych informacji.
• Grupowanie pytań: System pozwala użytkownikom organizować pytania w logiczne grupy, co ułatwia analizę i identyfikację obszarów wymagających poprawy.
• Zarządzanie ścieżką audytu: Użytkownicy mogą grupować audytowane elementy (np. maszyny, obszary) w ścieżki, upraszczając planowanie, zarządzanie i raportowanie.
• Wyznaczanie celów: System pozwala użytkownikom ustawić cele dla całego audytu i określonych grup pytań, aby monitorować postępy i osiągnąć pożądane wyniki.
• Niestandardowe opisy i zdjęcia referencyjne: Użytkownicy mogą dodawać opisy i zdjęcia do pytań dla lepszego kontekstu i łatwiejszej identyfikacji rozbieżności.
• Obsługa kodów QR: System obsługuje kody QR w celu szybkiej identyfikacji audytowanych obszarów, minimalizując ryzyko błędów.
• Automatycznie generowane raporty PDF: Użytkownicy otrzymują gotowe do użycia raporty PDF natychmiast po zakończeniu audytu, oszczędzając czas i eliminując potrzebę prowadzenia ręcznej dokumentacji.
• Obsługa zdjęć: System umożliwia użytkownikom dokumentowanie stanu audytowanego obszaru za pomocą zdjęć, co ułatwia identyfikację i korygowanie nieprawidłowości.
• Natychmiastowa dystrybucja wyników: Użytkownicy mogą udostępniać wyniki audytu odpowiednim pracownikom natychmiast po jego zakończeniu, umożliwiając szybką reakcję i wdrożenie działań naprawczych.

Podsumowanie: korzyści wynikające z audytu

Audyt zewnętrzny jest kluczowym narzędziem dla firm dla określenia możliwości ich działań, ale przede wszystkim dla tych, które chcą utrzymać wysoki standard jakości, bezpieczeństwa i zgodności z przepisami. Dzięki niezależnej ocenie, firmy mogą zidentyfikować obszary do poprawy, zoptymalizować procesy i zwiększyć efektywność. Mimo że wyróżniamy różne rodzaje audytów zewnętrznych, takie jak audyty drugiej strony (u dostawców) i audyty trzeciej strony (przeprowadzane przez jednostki certyfikujące), każdy z nich ma swoje specyficzne cele i przebieg.

Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o systemie auditomat® i o tym, jak możemy pomóc Ci w przeprowadzeniu efektywnych audytów zewnętrznych. Nasi specjaliści odpowiedzą na Twoje pytania i doradzą, jakie rozwiązanie będzie najlepsze dla Twojej organizacji.