Utrzymanie najwyższych standardów w dynamicznie rosnącej sieci to jedno z największych wyzwań współczesnego biznesu. Niezależnie od sektora – od przemysłu po branżę fitness – spójność operacyjna to fundament zaufania klientów i bezpieczeństwa pracowników.

Przed takim wyzwaniem stanęła sieć Xtreme Fitness Gyms. Rozwijający się od 2012 roku koncept zrzesza obecnie ponad 100 lokalizacji, a do 2027 roku planuje powiększyć swoje portfolio do 227 klubów. Aby tak szybkie skalowanie nie odbyło się kosztem jakości, sieć postawiła na innowację procesową: wdrożenie systemu QMS auditomat®.

Poniżej przedstawiamy, jak nowoczesna aplikacja mobilna zmieniła podejście do kontroli standardów w jednej z najszybciej rosnących sieci fitness w Polsce.

Wyzwania: Dlaczego dotychczasowe metody to za mało?

Dla sieci franczyzowej jednolite doświadczenie klienta (Customer Experience) jest kluczowe. Klubowicz w każdym mieście oczekuje dokładnie tak samo przygotowanej przestrzeni, sprawnego sprzętu i nienagannej czystości.

Przed wdrożeniem aplikacji auditomat®, menedżerowie Xtreme Fitness Gyms mierzyli się z konkretnymi barierami operacyjnymi:

• Złożona wieloobszarowość audytów: Kontrola klubu fitness obejmuje detale wizualne, strefy sanitarne, sprawność techniczną maszyn oraz rygorystyczne procedury BHP i PPOŻ.
• Problem z kompatybilnością: Wcześniejszy system spełniał swoje podstawowe zadania kontrolne, ale nie współpracował z nowoczesnym oprogramowaniem operacyjnym, które sieć zaczęła wdrażać globalnie.
• Brak centralizacji „live”: Rozproszona struktura menedżerska potrzebowała narzędzia, które pozwala na raportowanie problemów w czasie rzeczywistym, eliminując opóźnienia informacyjne na linii klub–centrala.

Dwa tygodnie do pełnej cyfryzacji: Przebieg wdrożenia

Za błyskawiczną i skuteczną implementację systemu w skali całego kraju odpowiadał zgrany zespół projektowy. Po stronie auditomat® proces koordynowali Marek Mirowski oraz Maja Stogowska, natomiast wdrożenie w strukturach fitness zabezpieczały Sara Wyjadłowska oraz Karolina Borowska-Tkachenko (Managerowie ds. Standardów Xtreme Fitness Gyms).

Tempo i skala wdrożenia: System został w pełni uruchomiony na terenie całego kraju w zaledwie dwa tygodnie. Efekt? Już w pierwszym miesiącu od startu menedżerowie klubów zrealizowali w aplikacji blisko 150 kompleksowych audytów, udowadniając, że narzędzie od razu weszło w krew organizacji.

Co ważne, auditomat® odwzorował dotychczasowe checklista sieci 1:1. Zmiana nie wymagała więc pisania standardów na nowo, a jedynie dała zespołowi potężniejsze narzędzie do ich egzekwowania.

Kluczowe funkcjonalności systemu w codziennej praktyce

Przejście z systemów starszej generacji na aplikację mobilną auditomat® przyniosło rewolucję w codziennych obowiązkach personelu administracyjnego oraz menedżerów placówek.

Automatyzacja i oszczędność czasu

Koniec z ręcznym przepisywaniem danych czy tworzeniem skomplikowanych protokołów. Raporty generują się automatycznie w mgnieniu oka i natychmiast trafiają do osób decyzyjnych, skracając czas reakcji na anomalie do minimum.

Wszystko w jednym miejscu

Baza danych, rejestry niezgodności oraz statusy działań korygujących zostały scentralizowane. Interfejs zaprojektowano tak, by był maksymalnie intuicyjny dla każdego pracownika.

„Raporty generowane przez system są bardzo czytelne, a sama aplikacja jest tak skonstruowana, że jest łatwa w użytkowaniu zarówno dla zespołu administracji, jak i dedykowanych pracowników każdego klubu.” – Sara Wyjadłowska, Manager ds. Standardów w Xtreme Fitness Gyms

Nowość: Inteligentna analityka Pareto

System wprowadził do struktur Xtreme Fitness Gyms zaawansowaną analizę Pareto. Aplikacja automatycznie agreguje dane z audytów i wskazuje, które (często powtarzające się) drobne uchybienia generują największe ryzyko dla wizerunku lub bezpieczeństwa marki. Umożliwia to precyzyjne celowanie w źródło problemów.

Kluczowe efekty w Xtreme Fitness Gyms

Wdrożenie systemu przyniosło sieci wymierne korzyści na kilku płaszczyznach:

• Pełna kontrola standardów: Centrala zyskała możliwość natychmiastowej weryfikacji jakości obsługi i procedur w dowolnym punkcie w Polsce.
• Wzrost satysfakcji klientów: Szybsze usuwanie usterek technicznych i utrzymanie spójnej estetyki buduje lojalność klubowiczów.
• Wyższy poziom bezpieczeństwa: Regularny, usystematyzowany monitoring instalacji oraz stref treningowych minimalizuje ryzyko wypadków.
• Efektywność menedżerska: Dzięki sprawnemu onboardingowi i pomocy technicznej, nowi pracownicy sieci mogą błyskawicznie wdrożyć się w system kontroli jakości.

Podsumowanie: Kiedy warto postawić na auditomat®?

Case study Xtreme Fitness Gyms udowadnia, że nowoczesny system QMS to nie wydatek, a strategiczna inwestycja w bezpieczne skalowanie biznesu.

Platforma auditomat® to idealne rozwiązanie dla firm, które:

1. Zarządzają rozproszoną strukturą (sieci handlowe, gastronomiczne, placówki medyczne, kluby fitness).
2. Chcą zredukować koszty operacyjne poprzez automatyzację powtarzalnych procesów.
3. Poszukują narzędzia do szybkiej identyfikacji ryzyka w czasie rzeczywistym.
4. Pragną trwale podnieść satysfakcję klientów dzięki standaryzacji usług.

Chcesz, aby Twoja firma zarządzała jakością w sposób nowoczesny i zautomatyzowany? Skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów ds. audytów, którzy pomogą dopasować system auditomat® do specyfiki Twojego biznesu.