Audytor wewnętrzny odgrywa kluczową rolę w organizacji, ponieważ jest odpowiedzialny za to, aby przedsiębiorstwo funkcjonowało zgodnie z określonymi standardami i przepisami. Jego główne zadania obejmują przeprowadzanie regularnych audytów wewnętrznych oraz identyfikowanie obszarów wymagających poprawy.

Wiele z tych zadań obejmuje również monitorowanie i wdrażania zaleceń pokontrolnych. De facto, audytor wewnętrzny musi znać i stosować normy ISO, które odnoszą się do systemów zarządzania jakością. Dzięki temu możliwe jest utrzymanie wysokiego poziomu efektywności i zgodności w procesach organizacji. atrząc na to, że w I kwartale 2024 r. odnotowano wzrost liczby poszkodowanych w wypadkach przy pracy, między innnymi, zgłoszono 15 433 osoby, co stanowi o 7,9% więcej niż w analogicznym okresie roku poprzedniego, przydatność audytów ma swój uzasadniony powód.

W tym artykule dowiesz się, kim jest audytor wewnętrzny. Mówimy więcej o zakresie audytu wewnętrznego i pracy audytorów wewnętrznych. Wyjaśniamy, czym jest audyt bezpieczeństwa i jakie obszary podlegają audytowi. Podpowiadamy, jak prowadzić audyt w uporządkowany sposób, mając metodyczne podejście przy wykorzystaniu oprogramowania (information systems auditor).

Kim jest audytor wewnętrzny?

Audytor wewnętrzny to osoba, która w ramach organizacji, w której pracuje, przeprowadza audyty mające na celu ocenę zgodności. Do jego zadań należy również ocena skuteczności i efektywności funkcjonowania różnych procesów, ale także systemów zarządzania lub kontroli, jak na przykład system zarządzania jakością. Audytor działa niezależnie i obiektywnie, raportując bezpośrednio do najwyższego kierownictwa lub zarządu.

W Polsce, dla wielu branż zadania związane z audytem wewnętrznym nadal nie są dobrze zdefiniowane. W niektórych sektorach rozwiązania te są wręcz wymagane przez regulacje prawne – np. w sektorze bankowym, gdzie Komisja Nadzoru Finansowego kładzie duży nacisk na niezależność, jakość pracy i odpowiednie kompetencje działów audytu wewnętrznego. Według opracowania Uniwersytety Szczecińskiego, „Zasoby kadrowe audytu wewnętrznego na świecie” sektor ten przez długie lata będzie wymagał usprawnień, również z uwagi na zmiany regulacji prawnych. Tendencja ta tyczy się wielu innych branż, ale z drugiej strony, nie we wszystkich podobne zmiany następują tak szybko i radykalnie.

W branżach produkcyjnych rola audytu wewnętrznego może być lepiej zdefiniowana, zwłaszcza gdy mówimy o audycie operacyjnym, czyli takim, który ma wykazać zasadność i skuteczność poszczególnych procesów, np.: na produkcji, czy też procesów logistycznych. Jego celem jest również usprawnienie działalności operacyjnej organizacji. Audyt może mieć też charakter prewencyjny, aby pomóc organizacji osiągać cele strategiczne. Polega na kontroli wcześniej ustalonych procesów w celu oceny ich spójności, ale także efektywności. Z kolei ocena wyników ma pomóc w usprawnieniu tych procesów.

Zadania audytora wewnętrznego (internal auditor) i cele audytu wewnętrznego:

• Przygotowywanie rocznych planów audytów wewnętrznych w oparciu o analizę kluczowych obszarów ryzyka. W dużej mierze audyty mogą wiązać się z potrzebą zachowania spójności dla procedur organizacyjnych procesu na liniach produkcyjnych w fabrykach, ale również procedur bezpieczeństwa.
• Zadaniem audytora jest również przeprowadzanie planowych i doraźnych audytów wewnętrznych oraz sporządzanie raportów z audytów, w tym formułowanie ustaleń, wniosków i rekomendacji.
• Nadzorowanie wdrażania zaleceń dotyczących usprawnień w systemach zarządzania ryzykiem, kontroli wewnętrznej i ładu organizacyjnego. W tym wypadku, audytor może poddać ocenie zasady PPOŻ, BHP, 5S.
• Ocena istotnych zmian i nowych obszarów działalności oraz procesów organizacyjnych pod kątem ryzyka i efektywności kontroli. W tym wypadu, audytor wewnętrzny może ocenić efektywność procesu Just-in-Time na produkcji.
• Audytor jest odpowiedzialny za sporządzanie bieżących raportów i okresowych sprawozdań z działalności audytu wewnętrznego. W tym wypadku musi zadbać o monitorowanie wskaźników KPI oraz o wskazanie mankamentów, których eliminacja ma wpływ na poprawę działań.
• Audytor powinien posiadać dobrą znajomość standardów IIA oraz technik i narzędzi analitycznych stosowanych w audycie wewnętrznym, i zarządzaniu ryzykiem. Warto nadmienić, że umiejętność korzystania z narzędzi analitycznych, takich jak: znajomość programów  Excel, SQL, Power BI czy Tableau jest niezbędna do zaawansowanej analizy danych i wizualizacji wyników. W wielu przypadkach audytorzy wewnętrzni mogą korzystać z aplikacji i oprogramowania specjalnie przygotowanego do ich pracy – wtedy nie ma konieczności przeprowadzania złożonych analiz za pomocą programu Excel, czy narzędzi Power BI.

Audyt wewnętrzny co to? Czym jest i na czym polega?

Światowym autorytetem w dziedzinie audytu wewnętrznego jest, założony w 1941 roku, amerykański Instytut Audytorów Wewnętrznych (IIA). Charakterystyka, a właściwie definicja audytu wewnętrznego, została określona całkiem rzetelnie w wydaniu „Code of Ethics and International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing” – publikacji z IIA z 2009 roku. Jest to dokument, który jasno definiuje audytorów wewnętrznych jako członków IIA, certyfikowanych specjalistów, czy też kandydatów i wszystkich dostawców usług audytu wewnętrznego. Nie ma wątpliwości, że aktualnie, dziś na całym świecie wiele organizacji rządowych, również w Polsce, opiera się właśnie na tych danych.

Zagadnienie audytów wewnętrznych rozwija się w Polsce tak naprawdę od 2002 roku. IIA zobowiązuje audytorów do zachowania uczciwości, obiektywizmu, poufności i kompetencji, i mimo że w naszym kraju nastąpił przez ostatnie dwie dekady ogromny progres, to audyt wewnętrzny jest obszarem, który wciąż się rozwija. Stąd właśnie, nawet w 2025 roku, możemy oczekiwać wielu zmian.

Jakie są rodzaje audytów wewnętrznych?

Audyt ISO: Zapewnienie zgodności z normami

ISO podlega audytowi, który ocenia zgodność organizacji z określonymi normami, takimi jak ISO 9001 (zarządzanie jakością), ISO 14001 (zarządzanie środowiskowe) lub ISO 27001 (bezpieczeństwo informacji).  Audyty te weryfikują zgodność z wewnętrznymi procedurami oraz to, czy udokumentowane procesy zostały wdrożone i skutecznie realizowane. Jest to zabieg, który prowadzi do uzyskania certyfikacji, mając na uwadze również zaangażowanie przedsiębiorstwa w jakość, odpowiedzialność za środowisko lub bezpieczeństwo informacji.

Audyt prawny: Poruszanie się w krajobrazie prawnym

Audyty prawne, znane również jako due diligence, badają działania i praktyki firmy pod kątem zgodności z odpowiednimi przepisami i regulacjami. Audyty te obejmują takie obszary, jak prawo umów, prawo pracy, przepisy dotyczące ochrony środowiska i prywatności danych. Często są stosowane w branży deweloperskiej. Istnieją głownie po to, aby pomóc organizacjom zidentyfikować i ograniczyć potencjalne ryzyko prawne oraz zapewnić, że działają one w granicach prawa.

Audyt IT: Zabezpieczanie sfery cyfrowej w przedsiębiorstwie

Audyty IT oceniają bezpieczeństwo, wydajność i zgodność systemów informatycznych organizacji. Oceniają one zwłaszcza infrastrukturę, czy też oprogramowanie dostarczane w różnych modelach, jak np. SaaS (Software as a Service). Audyty IT obejmują sprawdzenie tego, jak przebiega w firmie zarządzanie danymi, a także, jakie środki cyberbezpieczeństwa zostały zastosowane. Ma to na celu zidentyfikowanie słabych punktów, jak również zapewnienie integralności danych. Audyty IT koncentrują się bardziej na optymalizacji wykorzystania zasobów IT.  Mają również kluczowe znaczenie dla ochrony poufnych informacji i utrzymania ciągłości biznesowej.

Audyt kryminalistyczny: Odkrywanie nieprawidłowości finansowych

Audyty kryminalistyczne badają podejrzenia oszustw finansowych. Ich celem jest wykrycie defraudacji lub innych wykroczeń finansowych.  Obejmują szczegółowe badanie dokumentacji finansowej, transakcji i wywiadów w celu odkrycia dowodów wykroczeń. W późniejszym etapie dane te mają pomóc oszacować straty i zidentyfikować sprawców. Celem jest często odzyskanie środków i pociągnięcie winnych do odpowiedzialności.

Audyt finansowy: Audyt wewnętrzny pomaga organizacji

Audyty finansowe zapewniają niezależną ocenę sprawozdań finansowych organizacji. W ich trakcie, audytorzy badają dokumenty finansowe, praktyki księgowe i kontrole wewnętrzne. Ma to na celu zapewnienie dokładności, wiarygodności i zgodności ze standardami rachunkowości, co znów zagwarantuje interesariuszom pewność co do kondycji finansowej i przejrzystości organizacji.

Konsultacje i czynności doradcze: Udzielanie fachowych wskazówek

Usługi konsultingowe oferują porady ekspertów i wsparcie dla organizacji. Są kierowane głównie do organizacji, które chcą poprawić swoje wyniki, rozwiązać problemy lub wdrożyć zmiany. Wówczas, konsultanci analizują procesy biznesowe lub też identyfikują możliwości poprawy. Na bazie rezultatów opracowują dostosowane rozwiązania w obszarach takich, jak strategia, operacje, finanse i technologia, czy rozwiązania IT.

Audyt operacyjny: Optymalizacja procesów biznesowych, zarządzania, procesów produkcyjnych

Audyty operacyjne oceniają wydajność i skuteczność procesów operacyjnych organizacji. Badają one takie obszary, jak produkcja, logistyka, sprawność operacji dystrybucji w branżach handlu i usług. Ich celem jest identyfikacja wąskich gardeł, a także nieefektywności i obszarów wymagających poprawy. W rezultacie, audyt operacyjny dostarcza wskazówek dotyczących optymalizacji procesów, redukcji kosztów i poprawia ogólną wydajność operacyjną, np.: na linii produkcyjnej.

Kim jest audytor wewnętrzny ISO 9001?

Zadania audytorów wewnętrznych do spraw zarządzania jakością posiadają swoją indywidualną specyfikę. To właśnie w zakresie audytów ISO nasza firma 2KMM znajduje swoje korzenie, ponieważ przez niemal dwie dekady zbieraliśmy doświadczenia i rozwijaliśmy nasze umiejętności właśnie w tych audytach.

Jako twórcy systemu do audytowania auditomat® możemy bez przeszkód scharakteryzować zadania audytora ISO. Audytorzy ISO, odpowiedzialni za przeprowadzanie audytów wewnętrznych w organizacji, sprawdzają zgodności systemu zarządzania jakością z wymaganiami normy ISO 9001, co jest niezwykle ważne wraz z rosnącym poziomem złożoności działalności i podczas realizacji celów, i zadań.

Audytor wewnętrzny ISO 9001 powinien być obiektywny, niezależny i posiadać umiejętność analitycznego myślenia. Osoba ta cechuje się odpowiednią wiedzą i umiejętnościami, umożliwiającymi skuteczne przeprowadzanie audytów, identyfikowanie niezgodności i rekomendowanie działań korygujących.

Przeprowadzanie audytów wewnętrznych jest kluczowe dla utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania jakością w organizacji.

I tak, posługując się wymaganiami normy PN-EN ISO 9001 według Urzędu Dozoru Technicznego, możemy wskazać, że obejmuje ona:

• Analizę stanu obecnego: Identyfikacja istniejących procesów i ich zgodności z wymaganiami normy.
• Opracowanie dokumentacji: Opracowanie polityki jakości, celów jakościowych, procedur i zapisów.
• Wdrożenie systemu: Wdrożenie ustalonych procedur i procesów w praktyce.
• Audyt wewnętrzny: Przeprowadzenie audytu wewnętrznego w celu sprawdzenia zgodności systemu z wymaganiami normy.
• Przegląd zarządzania: Dokonanie przeglądu zarządzania w celu oceny skuteczności systemu i identyfikacji obszarów do poprawy.

Należy nadmienić, że norma PN-EN ISO 9001:2015 to międzynarodowy standard, który określa wymagania dla systemu zarządzania jakością (QMS) w organizacji. Wdrożenie i certyfikacja zgodności z tą normą jest strategiczną decyzją, która przynosi wiele korzyści, ale wiąże się również z koniecznością spełnienia określonych wymagań.

Audyt wewnętrzny: narzędzia dla audytorów

Audytorzy wymagają narzędzi, aby skutecznie przeprowadzać audyty. Do tego celu może posłużyć oprogramowanie, takie jak auditomat®, które ułatwia prowadzenie audytów w zharmonizowany i ustrukturyzowany sposób. Wdrożenie systemu zapewnia:

• Oszczędność czasu: Szybsze audyty, automatyczne raporty, mniej rutynowych zadań.
• Poprawę danych: Centralizacja danych, intuicyjny interfejs.
• Łatwiejsze zarządzanie: Centralizacja danych, intuicyjny interfejs.
• Większą przejrzystość: Dostęp do informacji w czasie rzeczywistym, łatwa identyfikacja problemów.

Podsumowanie

Audyt wewnętrzny to nieodzowny element sprawnego funkcjonowania każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości czy branży. Dzięki regularnym audytom, firmy mogą monitorować zgodność z normami i przepisami. Ponadto, są w stanie identyfikować obszary do poprawy i optymalizować swoje procesy. Audytor wewnętrzny, jako niezależny i obiektywny obserwator, odgrywa kluczową rolę w tym procesie. To on jest osobą, która dostarcza cenne informacje i rekomendacje dla przedsiębiorstwa.

Jeśli chcesz usprawnić proces audytu wewnętrznego w swojej organizacji i zwiększyć jego efektywność, wypróbuj system auditomat®. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej i umów się na bezpłatną prezentację.