W branży produkcyjnej, a w szczególności w wysoce wymagającym sektorze motoryzacyjnym (Automotive), stabilność procesów i zapobieganie niezgodnościom stanowią klucz do sukcesu operacyjnego. O tym, jak mądrze połączyć narzędzia Lean Management z nowoczesną cyfryzacją, rozmawiano podczas pierwszego w 2026 roku webinaru z cyklu organizowanego przez markę auditomat®.

Spotkanie zatytułowane „Od audytu do stabilnego procesu, czyli jak podejście Lean może pomagać w zapobieganiu niezgodności” poprowadzili:

• Marek Mirowski – ekspert ds. audytów z firmy auditomat®, który na co dzień wspiera przedsiębiorstwa w transformacji cyfrowej obszarów kontroli,
• Kamil Balcerzak – inżynier jakości w DBW Polska – firmie dostarczającej zaawansowane produkty z włókien szklanych i wełny mineralnej dla gigantów takich jak Volkswagen, BMW czy Ferrari.

Filozofia Lean: To nie narzędzia, to sposób myślenia

Wielu menedżerów utożsamia Lean Management wyłącznie z prowadzeniem regularnych audytów 5S czy wdrażaniem pojedynczych formularzy. Podczas webinaru Marek Mirowski wyraźnie skorygował to myślenie:

„Lean to nie są same narzędzia. To przede wszystkim sposób zarządzania oparty na ciągłym doskonaleniu i koncentracji na wartości z perspektywy klienta”.

Złota zasada przed automatyzacją

Kluczowym przesłaniem części teoretycznej była przestroga przed bezrefleksyjną cyfryzacją. Każde wdrożenie systemów informatycznych czy algorytmów sztucznej inteligencji (AI) musi zostać poprzedzone uporządkowaniem procesów. Próba zautomatyzowania chaosu i nieustandaryzowanych danych prowadzi wyłącznie do szybszego generowania jeszcze większego bałaganu. Proces wdrażania systemów takich jak auditomat® zmusza organizację do jasnego zdefiniowania reguł, eliminując uznaniowość i wprowadzając procesowe podejście.

Kiedy proces staje się stabilny?

Tradycyjna definicja mówi, że proces to uporządkowany ciąg działań przekształcający wejście w oczekiwany wynik, który dostarcza wartość. Aby jednak mówić o realnej stabilności, organizacja musi charakteryzować się pięcioma cechami:

1. Jasno określony i spisany standard działań – zapobiega utracie wiedzy przy rotacji personelu.
2. Wysoki poziom mierzalności – opieranie się na twardych danych i wskaźnikach, a nie na intuicji.
3. Powtarzalność i przewidywalność wyników.
4. Szybka identyfikacja odchyleń.
5. Łatwość wprowadzania zmian – stabilny proces to nie taki, który nigdy się nie zmienia, ale taki, który posiada elastyczne mechanizmy szybkiego reagowania na problemy.

W przypadku cyfrowego zarządzania audytami, zmiana grupy odbiorców raportu zajmuje jedno kliknięcie w systemie. W przypadku tradycyjnych list mailingowych i papieru, wdrożenie takiej zmiany wiąże się z ogromnym ryzykiem błędu ludzkiego.

Praktyka z fabryki: Jak DBW Polska opanowało „Tool Management”

W dalszej części spotkania Kamil Balcerzak zaprezentował, jak powyższe zasady działają w strukturach DBW Polska. Jako przykład posłużyło wyzwanie związane z zarządzaniem narzędziami produkcyjnymi (ang. tool management), gdzie firma dążyła do uzyskania pełnego nadzoru nad stanem technicznym sprzętu.

Krok 1: Mapowanie za pomocą Swimlane

Prace rozpoczęto od rozpisania procesu na tzw. torach pływackich (swimlane). Pozwoliło to precyzyjnie rozdzielić odpowiedzialność pomiędzy poszczególne działy: klienta, sprzedaż, planowanie, koordynatora narzędzi, utrzymanie ruchu (wewnętrzne i zewnętrzne), produkcję oraz kontrolę jakości.

Kamil Balcerzak podkreślił techniczną prostotę tego etapu:

„Na samym początku nie potrzebujemy skomplikowanego oprogramowania, wystarczy zwykły Excel. Kluczem jest stworzenie zamkniętych pętli informacyjnych w miejscach decyzyjnych (rombach). Informacja o uszkodzeniu narzędzia krąży między planistami, wewnętrznym UR a zewnętrznymi dostawcami tak długo, aż ostatecznym efektem będzie sprawne narzędzie i powrót do planu produkcji”.

Krok 2: Cyfryzacja audytów LPA w aplikacji auditomat®

Po uporządkowaniu schematu komunikacji, DBW Polska wdrożyło cyfrowy proces warstwowych audytów procesu (LPA) przy użyciu aplikacji auditomat®. Proces zdigitalizowano na dwóch poziomach:

• LPA Warstwa 1 (Od szczegółu): Audyt bardzo szczegółowy, prowadzony przez kontrolę jakości bezpośrednio na shop floorze w obrębie konkretnego stanowiska pracy (np. jednej prasy, wytłaczarki czy sztancy).
• LPA Warstwa 2 (Do ogółu): Audyt o charakterze globalnym i holistycznym, realizowany przez inżynierów jakości na przestrzeni całego działu produkcyjnego.

Twarde dane z systemów auditomat®: Wyniki i elastyczność

Przejście z przysłowiowej kartki papieru i długopisu na system auditomat® pozwoliło DBW Polska na dokładne monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności (KPI). Kamil Balcerzak zaprezentował realne wykresy z wdrożenia, wskazując na dwa niezwykle istotne aspekty operacyjne:

Elastyczność harmonogramów

Wykresy pokazały, że liczba zaplanowanych audytów LPA i wykrytych niezgodności faluje w poszczególnych tygodniach. Jest to wynik ścisłej współpracy jakości z logistyką. Restrykcyjne trzymanie się planów w długim okresie nie ma sensu ze względu na planowane przestoje maszyn czy serwisy. Przykładowo, w 18. tygodniu roku w DBW Polska celowo nie przeprowadzono żadnego audytu z powodu planowanego przestoju całej linii.

Skuteczność działań systemowych

Analiza danych z LPA Warstwy 2 wykazała, że liczba rejestrowanych niezgodności systematycznie spada w czasie. Dowodzi to, że wprowadzane działania korygujące są skuteczne, a proces ulega realnej stabilizacji.

Dyscyplina planu i dokumentowanie dowodów

Prelegenci zgodnie uznali, że realizacja planu audytów to obszar, w którym nie ma miejsca na kompromisy. Brak przeprowadzonego audytu oznacza brak danych wejściowych, co uniemożliwia określenie priorytetów i identyfikację najczęstszych problemów. Dozwolona jest elastyczność czasowa (wykonanie audytu w inny dzień tygodnia lub na innej pracującej maszynie), ale całkowite zaniechanie kontroli jest niedopuszczalne.

Współpracę na linii Jakość – Produkcja w DBW Polska budują trzy filary: konsekwencja, cykliczność oraz pełna transparentność (właściciele obszarów znają harmonogramy i mogą uprzedzić pracowników).

Ostatnim, kluczowym elementem cyfrowego łańcucha jakości jest odpracowywanie niezgodności poparte dowodami. W systemie auditomat® usunięcie usterki przez właściciela obszaru musi zostać udokumentowane np. za pomocą zdjęcia wykonanego smartfonem lub tabletem.

„Mamy wtedy czarno na białym potwierdzenie wprowadzenia danej akcji z konkretną datą i czasem. Jest to niezwykle pomocne i przydatne narzędzie dla inżynierów jakości podczas jakichkolwiek audytów certyfikujących lub bezpośredniego kontaktu z klientem reklamacyjnym” – podsumował Kamil Balcerzak.

Podział audytów w DBW Polska

Na koniec inżynier jakości DBW podzielił audyty na dwie strategiczne grupy:

1. Audyty Weryfikacyjne – badające konkretne, zdefiniowane wcześniej ryzyka.
2. Audyty Samodoskonalące – oparte na całkowitej losowości (tzw. „Temida z zawiązanymi oczami”), gdzie czas, zmiana i miejsce są dobierane przesiewowo. Ich celem jest szukanie zgodności i potwierdzanie stanu faktycznego, a każda znaleziona niezgodność traktowana jest nie jako kara dla pracownika, lecz jako czysta szansa na rozwój organizacji i poprawę relacji dostawca-klient wewnątrz firmy.

Webinar pokazał, że transformacja cyfrowa z systemem auditomat® pozwala przenieść kulturę audytowania z poziomu stresującej „kontroli” na poziom dojrzałego, automatycznego wsparcia dla Lean Management. Chcesz sprawdzić, jak auditomat® może pomóc ustabilizować procesy w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami i umów na prezentację systemu w praktyce!