AMIC POLSKA Sp. z o.o., będąca częścią uznanej austriackiej firmy energetycznej, dynamicznie rozwija sieć stacji paliw AMIC Energy w Polsce. Jako marka stawiająca na autentyczność, wzajemne zaufanie oraz najwyższą jakość usług i paliw, AMIC Energy zarządza wysoce rozproszoną siecią handlową. Utrzymanie pełnej spójności wizerunkowej, rygorystycznych standardów operacyjnych oraz doskonałej jakości produktów w każdej z około 128 lokalizacji stało się kluczowym, a zarazem niezwykle złożonym wyzwaniem logistycznym i menedżerskim.

W odpowiedzi na te strategiczne potrzeby, AMIC Energy zdecydowało się na wdrożenie systemu auditomat® – nowoczesnego, cyfrowego narzędzia do zarządzania audytem i kontrolą operacyjną. Rozwiązanie to pozwoliło na pełną transformację dotychczasowych procesów kontrolnych w nowoczesny model oparty na bieżącej analizie danych i automatyzacji. W tym artykule szczegółowo analizujemy przebieg oraz efekty wdrożenia systemu auditomat® w strukturach AMIC Energy w Polsce.

Wyzwania w zarządzaniu rozproszoną siecią franczyzową

Przed wdrożeniem systemu auditomat®, Dyrektor IT Mariusz Banasiak oraz zarząd AMIC Energy mierzyli się z wyzwaniami typowymi dla zarządzania rozległą, ogólnokrajową siecią stacji paliw:

• Zapewnienie Spójności Marki (Brand Consistency): Konieczność stałej weryfikacji, czy wszystkie stacje franczyzowe (w tym 100 kluczowych punktów) ściśle przestrzegają korporacyjnych wytycznych dotyczących brandingu, ekspozycji asortymentu, standardów obsługi klienta oraz jednolitego wyglądu uniformów pracowniczych.

„Przed wdrożeniem systemu auditomat® nasze procesy audytowe były zamknięte w silosach. Dane terenowe były gromadzone w niekompatybilnych arkuszach kalkulacyjnych, a następnie ręcznie przepisywane do różnych systemów. Brakowało nam centralnego, ujednoliconego obrazu sytuacji firmy. Zamiast podejmować strategiczne decyzje, traciliśmy czas na weryfikację, czy dane z oddziału A pokrywają się z danymi z oddziału B.” — Mariusz Banasiak, Dyrektor IT AMIC Energy

• Efektywna Kontrola Operacyjna: Skomplikowany i wieloaspektowy proces nadzoru nad przestrzeganiem regulacji prawnych, norm bezpieczeństwa, bieżącej konserwacji sprzętu technicznego (w tym dystrybutorów oraz systemów kasowych POS), a także procedur związanych z obrotem gotówkowym i magazynowaniem paliw.
• Transparentność i Dostęp do Danych: Brak centralnego, ujednoliconego systemu do gromadzenia i analizy wyników audytów w czasie rzeczywistym utrudniał szybkie wykrywanie powtarzających się niezgodności oraz efektywne planowanie natychmiastowych działań korygujących.

„Wcześniejszy system zarządzania audytami był nie tyle systemem, co zbiorem niepowiązanych narzędzi. Ta fragmentacja sprawiała, że utrzymanie spójności standardów w naszej dużej, rozproszonej strukturze stawało się trudnym zadaniem logistycznym. IT stawało się wąskim gardłem, zamiast być motorem napędowym dla ciągłego doskonalenia procesów.” — Mariusz Banasiak, Dyrektor IT AMIC Energy

• Weryfikacja Jakości Produktów i Usług: Utrzymanie najwyższych standardów paliw oraz oferty sklepowej wymagało precyzyjnego i bezbłędnego monitorowania kalibracji dystrybutorów, nienagannej czystości placów stacyjnych oraz ciągłej dostępności asortymentu.

Rozwiązania Dostarczone przez auditomat®

Wdrożenie systemu auditomat® zrewolucjonizowało dotychczasowe podejście AMIC Energy do kontroli sieci. Platforma dostarczyła zaawansowane narzędzia niezbędne do osiągnięcia pełnej doskonałości operacyjnej w każdym aspekcie działalności stacji.

„Największym wyzwaniem była walka z rozproszeniem i opóźnieniami. Kiedy audytorzy wracali z terenu z plikami zdjęć i papierowymi notatkami, mijali cenne dni, zanim te informacje zostały wprowadzone, zanalizowane i przekute na działania korygujące. W dzisiejszym dynamicznym biznesie to niedopuszczalne – potrzebowaliśmy natychmiastowej reakcji i przejrzystości w czasie rzeczywistym.” — Mariusz Banasiak, Dyrektor IT AMIC Energy

Centralizacja i spójność marki – Czyli, czym naprawdę jest „Brand Consistency”

auditomat® stał się centralną platformą operacyjną, która w naturalny sposób wymusza i szczegółowo weryfikuje jednolitość standardów. Audytorzy, korzystając z urządzeń mobilnych bezpośrednio w terenie, mogą weryfikować na bieżąco, czy:

1. Wszystkie lokalizacje bezkompromisowo stosują te same, wysokie standardy obsługi klienta.
2. Branding, oznakowanie zewnętrzne stacji oraz uniformy personelu są w pełni zgodne z korporacyjnymi wytycznymi.
3. Doświadczenie klienta (Customer Experience) pozostaje spójne w całej sieci, co trwale umacnia wartości marki.

Usprawnienie Kontroli Operacyjnej i Jakości

Cyfrowe checklisty oraz zautomatyzowane procedury audytowe w auditomat® zapewniają, że kontrole są dokładne, powtarzalne i kompleksowe. System pozwala sprawnie zarządzać audytami w całej sieci stacji, umożliwiając skuteczną weryfikację takich obszarów jak:

• Przestrzeganie regulacji bezpieczeństwa, środowiskowych oraz przepisów prawnych.
• Właściwe utrzymanie sprzętu technicznego, pomp i systemów POS.
• Kontrola jakości paliwa oraz kalibracja dystrybutorów (quality assurance).
• Przestrzeganie procedur zarządzania gotówką i stanami magazynowymi.
• Obsługa klienta – wykorzystanie potencjału systemu do szybkiej obsługi transakcji oraz sprawnego rejestrowania zgłoszeń klientów.
• Sprzedaż – automatyczne raportowanie wskaźników oraz zaawansowana analiza trendów.
• Zarządzanie przestrzenią sklepową i gastronomiczną – w tym precyzyjne planowanie asortymentu i dostępności towarów na podstawie danych z systemu oraz ciągłe monitorowanie zapasów w magazynie.

Zarządzanie Oparte na Danych (Data-Driven Management)

Dzięki cyfryzacji procesów, kierownicy regionalni oraz centrala uzyskali natychmiastowy wgląd w kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) w czasie rzeczywistym:

• Centralny Dashboard: Wszystkie wyniki audytów trafiają do zintegrowanego pulpitu menedżerskiego, umożliwiając błyskawiczną analizę trendów oraz benchmarking pomiędzy poszczególnymi stacjami.
• Szybkie Działania Korygujące: System automatycznie identyfikuje powtarzające się niezgodności, umożliwia natychmiastowe przypisanie odpowiedzialności za działania naprawcze oraz precyzyjne śledzenie ich realizacji, co znacząco zwiększa dyscyplinę wewnętrzną.
• Transparentna Komunikacja: Platforma ułatwia szybką, bezpośrednią i w pełni przejrzystą komunikację między audytorami, kierownikami regionalnymi, operatorami stacji a centralą firmy.

Podsumowanie: Paliwo dla wzajemnego zaufania

Wdrożenie auditomat® umożliwiło AMIC Energy nie tylko utrzymanie, ale i systematyczne podnoszenie standardów operacyjnych w całej sieci stacji. System skutecznie wspiera budowanie długoterminowych relacji z klientami i partnerami biznesowymi, opartych na wzajemnym zaufaniu i najwyższej jakości, co stanowi kluczowy element etyki oraz wizji rozwoju firmy.

„Z pełnym przekonaniem polecam wdrożenie auditomat® – to rozwiązanie faktycznie integruje procesy, automatyzuje kontrolę i daje kierownictwu realny wgląd w jakość operacji na wszystkich naszych stacjach. Dzięki temu możemy nie tylko szybciej identyfikować niezgodności i reagować na nie w czasie rzeczywistym, ale też konsekwentnie podnosić standardy pracy oraz efektywność całej organizacji. auditomat® stał się dla nas nieocenionym narzędziem w budowaniu kultury jakości opartej na danych, transparentności i ciągłym doskonaleniu.” — Mariusz Banasiak, Dyrektor IT AMIC Energy

Dzięki cyfryzacji procesów audytowych, AMIC Energy zyskało precyzyjne i nowoczesne narzędzie kontroli operacyjnej, które przekłada się bezpośrednio na wyższą jakość, większą spójność marki i efektywniejsze zarządzanie rozproszoną strukturą franczyzową. To strategiczna inwestycja, która zapewnia, że każda stacja AMIC Energy jest dla klientów miejscem pełnym pozytywnej energii i profesjonalizmu.